合同管理及审批制度

PAGE合同管理及审批制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审批流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.审慎审查原则：对合同条款进行全面、细致审查，确保合同内容合法、合理、明确。3.风险防控原则：识别、评估合同风险，采取有效措施加以防范和控制。4.流程规范原则：严格按照规定的合同管理及审批流程操作，确保各项工作有序进行。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度及流程。2.对合同文本进行初审，提出修改意见。3.参与重大合同的谈判、起草工作。4.建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行跟踪和管理。5.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（二）业务部门业务部门负责合同的发起、谈判、起草等工作，并对合同的真实性、必要性、可行性负责。具体职责如下：1.根据业务需要，提出签订合同的申请。2.组织合同谈判，明确合同条款和双方权利义务。3.起草合同文本，确保合同内容符合业务要求和公司利益。4.配合合同管理部门进行合同审查和审批工作。5.负责合同的履行，及时处理合同履行过程中的问题。（三）法务部门法务部门负责对合同的合法性进行审查，提供法律意见和风险防范建议。其职责包括：1.审查合同文本是否符合法律法规的规定。2.对合同中的法律条款进行审核，提出修改意见。3.参与重大合同的谈判，从法律角度提供专业支持。4.处理合同纠纷，提供法律解决方案。（四）财务部门财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审查，确保合同的财务风险可控。主要职责如下：1.审查合同中的付款方式、结算周期、发票开具等财务条款。2.对合同的财务风险进行评估，提出防范措施。3.参与合同执行过程中的财务监督和款项收付工作。三、合同签订流程（一）合同申请业务部门根据业务需要，填写《合同申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人信息、合同主要条款等内容，并提交至合同管理部门。（二）合同初审合同管理部门收到《合同申请表》后，对合同进行初审。初审内容包括合同的必要性、合规性、条款完整性等。如发现问题，及时与业务部门沟通，提出修改意见。（三）合同起草业务部门根据初审意见，负责起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。（四）合同审查1.业务部门将起草好的合同文本提交至合同管理部门，合同管理部门进行形式审查和内容审查。形式审查主要检查合同格式是否规范、条款是否齐全等；内容审查重点关注合同条款的合法性、合理性、明确性等。2.合同管理部门将审查后的合同文本送法务部门进行合法性审查，送财务部门进行财务条款审查。法务部门和财务部门应在规定时间内出具审查意见。3.业务部门根据合同管理部门、法务部门和财务部门的审查意见，对合同文本进行修改完善。如双方对审查意见存在争议，由合同管理部门组织相关部门进行协商沟通，达成一致意见。（五）合同审批1.经修改完善后的合同文本，按照公司审批权限进行审批。审批流程一般为：业务部门负责人审核、分管领导审批、总经理审批（重大合同需经董事会或股东会批准）。2.各级审批人员应认真审查合同内容，签署审批意见。如同意签订，应明确签署“同意”字样并签字；如不同意签订，应说明理由。（六）合同签订合同经审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，加盖公司公章或合同专用章。合同签订过程中，应确保双方当事人签字（盖章）齐全、有效。四、合同履行管理（一）合同执行业务部门负责合同的具体执行，按照合同约定的条款和时间要求履行义务。在合同履行过程中，应及时跟踪合同进展情况，发现问题及时与对方沟通协调，并采取有效措施加以解决。（二）合同变更如因客观情况发生变化需要变更合同条款，业务部门应及时填写《合同变更申请表》，说明变更的原因、内容等，并按照合同签订流程进行审批。经审批通过后，与对方当事人签订合同变更协议。（三）合同终止合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，业务部门应填写《合同终止申请表》，说明终止的原因、时间等，并提交至合同管理部门。合同管理部门对合同终止情况进行审核，确保合同终止手续完备。（四）合同纠纷处理如在合同履行过程中发生纠纷，业务部门应及时向合同管理部门报告，并积极与对方协商解决。协商不成的，应及时收集相关证据，按照合同约定的争议解决方式处理，如申请仲裁或提起诉讼。合同管理部门应配合业务部门做好纠纷处理工作，提供必要的法律支持和协助。五、合同档案管理（一）合同归档合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，移交至合同管理部门。合同管理部门应建立合同档案管理制度，对合同档案进行分类、编号、存储，确保合同档案的完整性和安全性。（二）档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅过程中，应遵守档案管理制度，不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。（三）档案保管期限合同档案的保管期限应根据国家法律法规和公司实际情况确定。一般情况下，合同档案的保管期限为自合同履行完毕或终止之日起[X]年。六、合同监督与考核（一）监督检查合同管理部门定期对合同的签订、履行、管理等情况进行监督检查，发现问题及时督促相关部门整改。同时，公司内部审计部门可定期对合同管理工作进行审计，确保合同管理工作规范、有效。（二）考核评价公司建立合同管理考核评价制度，对各部门的合同管理工作进行考核评价。考核内容包括合同签订质量、履行情况、风险防控效