合同拟定与审批建立制度

PAGE合同拟定与审批建立制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同拟定与审批流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则。合同的拟定与审批应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保合同合法有效。2.风险防控原则。充分识别合同履行过程中的风险，采取有效措施进行防范和控制。3.职责明确原则。明确合同拟定、审批各环节的职责分工，确保流程顺畅、责任清晰。4.效率优先原则。在保证合同质量和风险可控的前提下，提高合同拟定与审批效率，保障公司业务顺利开展。二、合同拟定（一）合同承办部门1.公司各部门负责本部门业务范围内合同的拟定工作。合同承办人应熟悉业务，具备相应的法律知识和合同管理经验。2.合同承办部门应指定专人作为合同承办人，负责合同的起草、修改、送审等具体工作。（二）合同内容要求1.合同应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。2.合同条款应明确、具体、准确，避免模糊不清或歧义性表述。对于重要条款，应进行详细阐述和约定。3.涉及知识产权、商业秘密等特殊事项的合同，应明确保密条款和知识产权归属等内容。（三）合同拟定流程1.合同承办人根据业务需求，收集相关资料，进行合同文本的起草。起草过程中应参考公司以往类似合同模板及相关法律法规要求。2.合同初稿完成后，合同承办人应进行自审，重点审查合同条款是否完整、准确，权利义务是否对等，风险防范措施是否得当等。3.自审通过后，合同承办人将合同初稿提交部门负责人审核。部门负责人应从业务角度对合同内容进行全面审查，提出修改意见和建议。4.根据部门负责人的审核意见，合同承办人对合同进行修改完善，形成合同送审稿。三、合同审批（一）审批流程1.合同送审稿提交至公司合同管理部门进行形式审查。合同管理部门主要审查合同格式是否规范、条款是否齐全、签字盖章是否完备等。2.经形式审查合格的合同，合同管理部门将其提交至法务部门进行法律审查。法务部门从法律角度对合同进行全面审查，重点审查合同的合法性、有效性、风险防范措施等，并出具法律审查意见。3.根据法务部门的法律审查意见，合同承办人对合同进行进一步修改完善。如双方对法律审查意见存在异议，由合同管理部门组织合同承办部门、法务部门等进行沟通协商，达成一致意见。4.修改后的合同再次提交至合同管理部门进行形式审查，审查通过后提交至公司分管领导审批。分管领导根据业务情况和风险评估，对合同进行最终审批。5.经公司分管领导审批同意的合同，由合同承办人负责办理签字盖章手续，并按照合同约定履行相关义务。（二）审批职责1.合同管理部门：负责合同的形式审查工作，确保合同格式规范、手续完备；对合同审批流程进行跟踪和协调，及时反馈审批进展情况。2.法务部门：负责合同的法律审查工作，提供专业的法律意见和建议，防范合同法律风险。3.公司分管领导：负责合同的最终审批，从公司整体利益和战略角度出发，对合同进行全面决策。（三）审批时间要求1.合同管理部门应在收到合同送审稿后的[X]个工作日内完成形式审查。2.法务部门应在收到经形式审查合格的合同后的[X]个工作日内完成法律审查。3.公司分管领导应在收到法律审查意见后的[X]个工作日内完成审批。四、合同签订与履行（一）合同签订1.合同经审批同意后，由合同承办人按照公司印章管理规定办理签字盖章手续。签字盖章应齐全、清晰，符合合同约定和公司要求。2.合同签订过程中，如涉及多页合同文本，应加盖骑缝章，确保合同文本的完整性和一致性。3.合同签订后，合同承办人应及时将合同原件交至合同管理部门进行归档保存，并将合同副本分发给相关部门和人员，以便各部门履行职责。（二）合同履行1.合同承办部门负责合同的具体履行工作。在合同履行过程中，应严格按照合同约定的条款和时间要求履行义务，确保合同目的的实现。2.合同履行过程中如发生变更、解除等情况，合同承办部门应及时与对方协商，并签订书面协议。变更或解除协议应按照合同拟定与审批流程进行审核和审批。3.合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同的签订、履行、变更、解除等情况，及时跟踪合同履行进度，发现问题及时处理，并定期向合同管理部门汇报合同履行情况。五、合同监督与检查（一）监督检查部门公司合同管理部门负责对合同拟定与审批、签订与履行等全过程进行监督检查。（二）监督检查内容1.合同拟定与审批流程是否符合本制度规定，各环节职责是否履行到位。2.合同条款是否合法合规、完整准确，风险防范措施是否有效。3.合同签订是否符合规定程序，签字盖章是否齐全、有效。4.合同履行情况是否良好，是否存在违约行为及纠纷处理情况。（三）监督检查方式1.定期检查。合同管理部门定期对合同管理情况进行检查，形成检查报告，向公司领导汇报。2.不定期抽查。根据工作需要，合同管理部门对部分合同进行不定期抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查。针对合同管理中的突出问题或重点项目，组织开展专项检查，深入分析原因，提出改进措施。（四）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，合同管理部门应及时向责任部门发出整改通知，要求其限期整改。2.责任部门应按照整改通知要求，认真分析问题原因，制定整改措施，并将整改情况及时反馈给合同管理部门。3.对违反本制度规定，给公司造成损失的部门和个人，公司将依法依规追究其责任。六、合同档案管理（一）档案管理部门公司合同管理部门负责合同档案的统一管理工作。（二）档案内容合同档案应包括合同文本、合同审批文件、补充协议、变更协议、履行记录、纠纷处理文件等与合同相关的所有资料。（三）档案整理与归档1.合同承办人在合同签订后，应及时将合同及相关资料整理齐全，移交合同管理部门。2.合同管理部门按照档案管理要求，对合同档案进行分类、编号、装订等整理工作，并建立电子档案和纸质档案。3.合同档案应妥善保管，确保档案的完整性、准确性和安全性。档案保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.涉及公司商业秘密或重要合同档案的查阅，应经公司分管领导批准。3.因特殊情况需要借阅合同档案的，借阅人应填写