合同审批会签制度

PAGE合同审批会签制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审批流程，确保合同的合法性、合规性和有效性，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行必须遵守国家法律法规、行业标准及公司内部规章制度，确保合同合法有效。2.审慎审查原则对合同条款进行全面、细致的审查，重点关注合同的主体资格、权利义务、违约责任、争议解决等条款，防范合同风险。3.分级负责原则根据合同的金额、性质、风险程度等因素，实行分级审批会签制度，明确各级审批会签人员的职责和权限。4.流程规范原则合同审批会签流程应严格按照规定的程序进行，确保流程顺畅、高效，避免出现拖延、推诿等现象。二、合同审批会签流程（一）合同承办部门1.合同承办部门负责合同的起草、谈判、拟定等工作，并确保合同条款符合公司利益和业务需求。2.在合同起草过程中，承办部门应充分了解合同对方的主体资格、信用状况、经营能力等信息，对合同条款进行认真审核，确保合同内容完整、准确、清晰。3.合同承办部门完成合同初稿后，应填写《合同审批会签表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款、预计风险等内容，并提交部门负责人审核。（二）部门负责人审核1.部门负责人对合同承办部门提交的合同初稿及《合同审批会签表》进行审核，重点审核合同内容是否符合部门业务目标、是否存在重大风险、合同条款是否明确具体等。2.如发现合同存在问题或风险，部门负责人应及时与合同承办部门沟通，提出修改意见和建议，要求承办部门进行修改完善。3.部门负责人审核通过后，在《合同审批会签表》上签署意见，并将合同初稿及《合同审批会签表》提交至法律合规部门进行合法性审查。（三）法律合规部门审查1.法律合规部门收到合同承办部门提交的合同初稿及《合同审批会签表》后，对合同的合法性、合规性进行审查。2.审查内容包括合同主体是否适格、合同条款是否符合法律法规及行业标准、合同是否存在潜在的法律风险等。3.法律合规部门应出具书面审查意见，如合同存在法律问题或风险，应明确指出问题所在，并提出修改建议。4.合同承办部门应根据法律合规部门的审查意见，对合同进行修改完善，修改后的合同再次提交法律合规部门进行复查，直至合同符合法律要求。（四）财务部门审核1.财务部门收到经法律合规部门审查通过的合同初稿及《合同审批会签表》后，对合同涉及的财务条款进行审核。2.审核内容包括合同金额的合理性、付款方式及结算周期是否符合公司财务规定、合同的税务处理是否合规等。3.财务部门应出具书面审核意见，如合同存在财务问题或风险，应明确指出问题所在，并提出修改建议。4.合同承办部门应根据财务部门的审核意见，对合同进行修改完善，修改后的合同再次提交财务部门进行复查，直至合同符合财务要求。（五）其他相关部门会签根据合同的性质和业务需要，合同承办部门应组织相关部门进行会签。会签部门应从各自专业角度对合同条款进行审核，提出意见和建议。1.涉及采购业务的合同，采购部门应参与会签，重点审核采购条款、质量标准、交货期等内容。2.涉及销售业务的合同，销售部门应参与会签，重点审核销售条款、价格政策、售后服务等内容。3.涉及项目合作的合同，项目管理部门应参与会签，重点审核项目进度、验收标准、违约责任等内容。4.其他相关部门应根据合同具体情况，对合同中涉及本部门职责的条款进行审核，并签署意见。（六）分管领导审批1.经各部门审核会签通过的合同，提交分管领导进行审批。2.分管领导对合同的整体情况进行全面审查，重点关注合同的风险评估、业务合理性、对公司利益的影响等方面。3.分管领导根据审核意见和公司实际情况，做出审批决定。如同意签订合同，应在《合同审批会签表》上签署审批意见；如不同意签订合同，应说明理由，并要求合同承办部门对合同进行进一步修改或终止合同签订程序。（七）总经理审批1.对于重大合同或涉及公司重大利益的合同，在分管领导审批通过后，还需提交总经理进行审批。2.总经理对合同进行最终审批，全面考虑合同对公司战略、财务、运营等方面的影响，做出最终决策。3.总经理审批通过的合同，方可正式签订。三、合同签订与履行（一）合同签订1.合同经审批会签通过后，由合同承办部门负责与合同对方签订正式合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并确保合同文本的条款与审批通过的内容一致。2.合同签订过程中，应严格按照合同签订流程进行操作，确保合同签订的真实性、合法性和有效性。合同签订人员应在合同上签字或盖章，并加盖公司合同专用章。3.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本分送相关部门存档，以便各部门了解合同执行情况，做好相关工作的衔接。（二）合同履行1.合同承办部门负责合同的履行工作，应按照合同约定的条款和时间要求，全面履行合同义务，确保合同目标的实现。2.在合同履行过程中，如发现合同对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，合同承办部门应及时采取措施，如要求对方承担违约责任、协商变更合同条款、解除合同等，并及时向公司相关领导和部门报告。3.各相关部门应密切配合合同承办部门做好合同履行工作，根据合同约定和公司职责分工，履行各自的职责，确保合同履行过程顺利进行。4.合同履行过程中涉及的重大事项或变更，应按照合同审批会签制度的规定，重新进行审批会签。四、合同变更与解除（一）合同变更1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化或双方协商一致需要变更合同条款的，应由合同承办部门提出书面变更申请，并填写《合同变更审批会签表》。2.《合同变更审批会签表》应详细说明合同变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况，并提交原合同审批会签流程中涉及的各部门进行审核会签。3.合同变更审核会签流程与合同签订审核会签流程相同，经各部门审核会签通过后，提交分管领导、总经理审批。4.合同变更经审批通过后，由合同承办部门与合同对方签订合同变更协议，并按照变更后的合同条款履行合同义务。（二）合同解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力、双方协商一致或一方违约等原因需要解除合同的，应由合同承办部门提出书面解除申请，并填写《合同解除审批会签表》。2.《合同解除审批会签表》应详细说明合同解除的原因、对公司利益的影响、后续处理措施等情况，并提交原合同审批会签流程中涉及的各部门进行审核会签。3.合同解除审核会签流程与合同签订审核会签流程相同，经各部门审核会签通过后，提交分管领导、总经理审批。4.合同解除经审批通过后，由合同承办部门与合同对方签订合同解除协议，并按照协议约定办理相关手续，如结算款项、返还财产等。五、合同档案管理（一）合同档案的收集1.合同承办部门负责合同档案的收集工作，在合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的各类文件、资料，如合同文本、审批会签表、往来函件、补充协议、验收报告等，均应及时收集整理。2.合同承办部门应确保收集的合同档案资料完整、准确、真实，能够反映合同的全过程。（二）合同档案的整理1.合同承办部门收集的合同档案资料应按照一定的分类标准进行整理，如合同类别、签订时间、项目名称等，以便于查阅和管理。2.整理后的合同档案应编制目录，注明每份文件的名称、编号、日期等信息，并装订成册。（三）合同档案的保管1.合同档案由公司档案室统一保管，档案室应建立健全合同档案管理制度，确保合同档案的安全、完整。2.合同档案应按照档案管理规定进行存放，采用适当的保管方式，如纸质档案应存放在档案柜中，电子档案应进行备份存储，并定期进行检查和维护。3.合同档案的保管期限应根据国家法律法规和公司内部规定执行，一般合同档案的保管期限为[X]年，重要合同档案的保管期限为[X]年。（四）合同档案的查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅的合同名称、查阅原因、查阅内容等信息，并提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，申请人持《合同档案查阅申请表》到档案室查阅合同档案。档案室工作人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅记录。3.查阅合同档案时，不得擅自涂改、抽取、复制、转借合同档案资料。如需复制合同档案资料，应经档案室负责人批准，并按照规定办理相关手续。4.涉及公司商业秘密或机密信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露合同内容。六、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门负责对合同审批会签制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对合同签订、履行、变更、解除等环节进行审计，检查合同审批流程是否合规、合同条款是否得到有效执行、合同档案管理是否规范等。2.法律合规部门负责对合同的合法性、合规性进行监督检查，及时发现和纠正合同签订、履行过程中存在的法律问题，防范法律风险。3.各部门应定期对本部门签订和履行的合同进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报告公司相关领导和部门。（二）考核评价1.公司将合同审批会签制度的执行情况纳入部门和个人绩效考核