合同订立审批制度

PAGE合同订立审批制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同订立审批流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与自然人、法人及其他组织之间签订的各类合同、协议等法律文件（以下统称“合同”）。（三）基本原则1.合法性原则：合同订立必须遵守国家法律法规，符合政策要求，不得损害国家利益、社会公共利益和公司利益。2.审慎性原则：在合同订立过程中，应充分考虑各种风险因素，进行全面、深入的调查和分析，审慎决策。3.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上订立合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。4.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得显失公平，保障双方的合法权益。二、合同订立审批流程（一）合同承办部门1.负责合同项目的调研、谈判、起草等前期工作。2.对合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行审查，并提供相关证明材料。3.组织相关人员对合同条款进行讨论和修改，确保合同内容完整、准确、合法、有效。（二）法务部门1.参与重大合同项目的前期调研和谈判，提供法律意见和建议。2.对合同文本进行法律审查，重点审查合同的合法性、合规性、风险防范条款等，出具法律审查意见。3.协助合同承办部门处理合同纠纷，提供法律支持。（三）财务部门1.对合同涉及的财务条款进行审查，包括付款方式、结算周期、费用预算等，确保合同财务条款合理、清晰。2.根据公司财务状况和资金安排，对合同的财务可行性进行评估，并提供意见。（四）审批流程1.合同承办部门完成合同起草后，填写《合同审批表》，详细说明合同项目的背景、内容、双方权利义务、风险评估等情况，并附上相关证明材料。2.将《合同审批表》及合同文本依次提交法务部门、财务部门进行审查。法务部门和财务部门应在规定时间内完成审查，并签署审查意见。3.根据法务部门和财务部门的审查意见，合同承办部门对合同进行修改完善后，提交分管领导审批。分管领导应认真审核合同内容，对合同的必要性、可行性、合法性等进行全面评估，并签署审批意见。4.分管领导审批通过后，合同金额在规定限额以下的，由总经理审批；合同金额超过规定限额的，报董事会审批。总经理或董事会应根据审批权限，对合同进行最终决策，并签署审批意见。三、合同审查要点（一）主体资格审查1.合同相对方是否具有独立的法人资格或合法的经营资格，是否具备签订合同的权利能力和行为能力。2.对自然人作为合同相对方的，应审查其身份证件、授权委托书等，核实其身份信息和授权情况。（二）资信状况审查1.了解合同相对方的注册资本、经营范围、股权结构、法定代表人等基本情况，评估其经营规模和实力。2.查询合同相对方的信用记录，包括是否存在违约行为、涉诉案件等，评估其信用状况。3.对于重大合同项目，可要求合同相对方提供财务报表、审计报告等资料，进一步了解其财务状况和偿债能力。（三）合同条款审查1.合同标的是否明确、具体，数量、质量、规格等是否符合要求。2.合同价款或报酬的计算方式、支付方式、结算周期等是否明确、合理，是否与公司财务制度相符合。3.合同双方的权利义务是否对等、明确，违约责任是否具体、可操作，争议解决方式是否明确、合法。4.合同的履行期限、地点、方式等是否明确，是否符合公司业务需求和实际情况。5.合同中是否存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等显失公平的条款。（四）法律合规审查1.合同内容是否符合国家法律法规、政策要求，是否存在违法违规风险。2.合同中的知识产权归属、保密条款、竞业限制条款等是否合法、有效，是否符合公司利益。3.合同的签订、履行、变更、解除等是否符合法定程序，是否存在法律瑕疵。四、合同审批权限（一）总经理审批权限合同金额在[X]万元以下的合同，由总经理审批。（二）董事会审批权限合同金额超过[X]万元的合同，报董事会审批。董事会应根据合同的重要性、风险程度等因素，进行综合评估和决策。（三）特殊情况审批对于紧急、重大合同项目，为确保公司利益和业务顺利开展，经总经理同意，可简化审批流程，但必须确保合同内容合法、合规，并履行必要的审查程序。五、合同签订与履行（一）合同签订1.合同经审批通过后，由合同承办部门负责与合同相对方签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，确保合同条款与审批内容一致。2.合同签订人应具备相应的授权，在签订合同前，应仔细核对合同相对方的身份信息、授权委托书等，确保合同签订的真实性和有效性。3.合同签订后，合同承办部门应及时将合同原件交公司档案室存档，并将合同副本分送法务部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同履行1.合同承办部门负责合同的具体履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行合同义务。2.在合同履行过程中，如发现合同相对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，合同承办部门应及时向分管领导报告，并采取相应的措施，维护公司合法权益。3.合同履行过程中涉及的变更、解除等事宜，应按照本制度规定的审批流程进行审批，并签订书面协议。六、合同监督与检查（一）监督部门公司设立合同监督管理小组，由法务部门、财务部门等相关人员组成，负责对合同的签订、履行等情况进行监督检查。（二）监督内容1.合同审批流程是否符合规定，审批意见是否得到有效执行。2.合同签订是否符合法定程序，合同文本是否规范、合法。3.合同履行情况是否良好，是否存在违约行为或潜在风险。4.合同档案管理是否规范，合同资料是否齐全、完整。（三）检查方式1.定期检查：合同监督管理小组定期对合同进行检查，形成检查报告，报公司领导审阅。2.不定期抽查：根据工作需要，对重点合同项目或存在疑问的合同进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查：针对合同管理中存在的突出问题或重大风险，开展专项检查，提出改进措施和建议。七、合同纠纷处理（一）纠纷处理原则1.依法依规原则：合同纠纷处理应严格遵守国家法律法规，维护公司合法权益。2.协商解决优先原则：尽量通过协商方式解决合同纠纷，避免诉讼或仲裁，降低纠纷处理成本。3.及时处理原则：对合同纠纷应及时发现、及时处理，避免纠纷扩大化，给公司造成更大损失。（二）纠纷处理流程1.合同承办部门在发现合同纠纷后，应立即向分管领导报告，并提供相关证据材料。2.分管领导组织法务部门、财务部门等相关人员进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，合同承办部门与合同相对方进行协商沟通，争取达成和解协议。如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式