合同审批与管理制度

PAGE合同审批与管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审批流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规及相关行业标准。2.风险防范原则：注重合同风险的识别、评估和控制，确保公司利益不受损害。3.流程规范原则：明确合同审批流程，严格按照规定程序进行操作。4.职责明确原则：各部门在合同管理中的职责清晰，确保合同管理工作有序开展。二、合同审批流程（一）合同起草1.业务部门负责合同的起草工作，应根据业务需求，明确合同双方的权利义务、交易条款、违约责任等内容。2.合同文本应使用规范的语言文字，条款清晰、准确、完整，避免歧义。（二）部门初审1.业务部门完成合同起草后，应提交至本部门负责人进行初审。2.部门负责人应对合同的合法性、合规性、完整性进行审核，重点审查合同条款是否符合公司利益、业务需求是否明确、风险防范措施是否到位等。3.初审通过后，业务部门应在合同上加盖部门印章，并填写《合同审批表》，注明合同名称、合同编号、签订日期、对方单位、合同金额、业务内容等信息，提交至法务部门进行审核。（三）法务审核1.法务部门收到业务部门提交的合同及《合同审批表》后，应安排专人进行审核。2.法务人员主要从法律角度对合同进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规的规定、是否存在法律风险、是否需要增加或修改法律条款等。3.法务审核过程中，如发现合同存在法律问题，应及时与业务部门沟通，提出修改意见。业务部门应根据法务意见对合同进行修改，并重新提交审核。4.法务审核通过后，在《合同审批表》上签署审核意见，并加盖法务部门印章。（四）财务审核1.财务部门收到经法务审核通过的合同及《合同审批表》后，对合同涉及的财务条款进行审核。2.财务人员主要审查合同金额的合理性、付款方式及结算周期是否符合公司财务制度、是否存在潜在的财务风险等。3.财务审核过程中，如发现合同存在财务问题，应及时与业务部门沟通，提出修改意见。业务部门应根据财务意见对合同进行修改，并重新提交审核。4.财务审核通过后，在《合同审批表》上签署审核意见，并加盖财务部门印章。（五）分管领导审批1.经法务和财务审核通过的合同及《合同审批表》，应提交至分管领导进行审批。2.分管领导根据合同的性质、金额、风险程度等因素，对合同进行全面审查，并做出审批决定。3.如分管领导认为合同存在问题，需要进一步修改或补充，应明确提出意见，业务部门应根据领导意见进行修改后重新提交审批。4.分管领导审批通过后，在《合同审批表》上签署审批意见。（六）总经理审批1.对于重大合同（合同金额达到公司规定的重大合同标准或涉及公司重大利益的合同），分管领导审批通过后，还需提交至总经理进行审批。2.总经理对重大合同进行最终决策，审批通过后在《合同审批表》上签署审批意见。3.未经总经理审批通过，重大合同不得签订。（七）合同签订1.经各级审批通过的合同，由业务部门负责与对方单位签订合同。2.签订合同前，业务部门应再次核对合同条款与审批内容是否一致，确保合同签订的准确性。3.合同签订过程中，应严格按照合同审批流程中确定的签订方式进行操作，确保合同签订的合法性和有效性。合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至公司档案室进行存档，并将合同复印件分发给相关部门。三、合同履行与变更（一）合同履行监控1.合同签订后，业务部门负责合同的履行工作，并指定专人对合同履行情况进行监控。2.监控人员应定期检查合同的执行进度，及时掌握合同履行过程中的相关信息，如对方单位的履行情况、是否出现违约行为等。3.如发现合同履行过程中出现问题，监控人员应及时向业务部门负责人汇报，并采取相应的措施进行处理，确保合同的顺利履行。（二）合同变更1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要对合同进行变更的，业务部门应及时与对方单位协商，并签订合同变更协议。2.合同变更协议的签订应按照合同审批流程进行，经各级审批通过后方可生效。3.业务部门应将合同变更协议的原件交至公司档案室进行存档，并将合同变更情况及时通知相关部门。四、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件、合同审批表、相关补充协议等资料收集整理，并移交至公司档案室。2.档案室应指定专人负责合同档案的接收工作，对接收的合同档案进行认真核对，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理与归档1.档案室对接收的合同档案进行分类整理，按照合同类别、签订时间、合同编号等顺序进行编号、装订，并建立合同档案目录。合同档案应包括合同文本、合同审批表、相关补充协议、往来函件、履行记录等资料。2.合同档案整理完成后，应及时进行归档，存入专门的档案柜中，并建立电子档案，以便于查询和管理。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人批准后，方可到档案室查阅。2.查阅合同档案时，应在档案室指定的地点进行，不得将合同档案带出档案室。如需复印合同档案资料，应经档案室管理人员同意，并按照规定进行登记。3.公司外部人员因特殊原因需要查阅合同档案的，应经公司总经理批准，并按照公司相关规定办理查阅手续。查阅过程中，应有公司人员陪同，确保合同档案的安全。4.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅时间、预计归还时间等信息，经部门负责人和档案室管理人员批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管合同档案，不得擅自转借、复印、涂改、损毁合同档案资料。借阅期满后，应及时将合同档案归还至档案室。（四）档案保管与销毁1.档案室应建立健全合同档案保管制度，定期对合同档案进行检查和维护，确保档案资料的安全和完整。2.合同档案的保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行。保管期满后，如需销毁合同档案，应填写《合同档案销毁申请表》，注明销毁原因、销毁合同档案清单等信息，经公司领导批准后，方可进行销毁。3.合同档案销毁过程中，应有专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和合规性。销毁后，应在《合同档案销毁申请表》上注明销毁情况，并将销毁申请表存档。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.公司应建立合同风险识别与评估机制，定期对合同进行风险排查。2.风险识别应涵盖合同签订、履行、变更、终止等各个环节，重点关注合同条款的合法性、合规性、完整性，对方单位的信用状况、经营能力、财务状况等因素。3.风险评估应根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行等级划分，确定风险的重要性和紧迫性。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于低风险合同，可采取常规的管理措施进行监控；对于中风险合同，应加强风险预警，及时采取措施降低风险；对于高风险合同，应进行重点管控，必要时可终止合同的签订或履行。2.风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等方式。如通过优化合同条款、要求对方提供担保、购买保险等方式降低风险；通过合同条款约定将部分风险转移给对方单位等。3.在合同签订前，业务部门应充分了解对方单位的信用状况和经营能力，必要时可进行尽职调查，降低因对方原因导致的合同风险。六、监督与考核（一）监督检查1.公司设立合同管理监督小组，定期对合同审批与管理制度的执行情况进行监督检查。2.监督检查内容包括合同审批流程的执行情况、合同履行情况、合同档案管理情况、合同风险管理情况等。3.监督小组可通过查阅合同档案、实地走访业务部门、与相关人员沟通等方式进行监督检查，并形成监督检查报告。（二）考核评价1.公司将合同管理工作纳入各部门绩效考核体系，对合同管理工作表现突出的部门和个人进行表彰和奖