单位采购审批制度

PAGE单位采购审批制度一、总则（一）目的为了规范单位采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，防范采购风险，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部的各类物资采购、服务采购等活动，包括但不限于办公用品、设备采购、工程项目、咨询服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，维护各方合法权益。3.效益性原则：追求采购资金的最大使用效益，降低采购成本。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，防范采购风险。二、采购审批流程（一）采购申请1.使用部门提出申请：各使用部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、用途等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核：部门负责人对采购申请的必要性、合理性、预算金额等进行审核，签署意见后报分管领导审批。（二）分管领导审批分管领导根据采购申请的内容，结合单位实际情况和预算安排，进行审批。如采购金额在分管领导审批权限范围内，由分管领导直接审批；如超出审批权限，需报单位主要领导审批。（三）财务审核1.预算审核：财务部门对采购申请的预算金额进行审核，确保采购项目在单位预算范围内。2.资金审核：根据单位资金状况，审核采购项目的资金来源和支付方式，确保资金安排合理。（四）采购执行1.采购部门负责实施：经审批通过的采购申请，由采购部门按照规定的采购方式组织实施采购。采购部门应根据采购项目的特点和要求，选择合适的供应商，并进行询价、比价、议价等工作。2.签订采购合同：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。采购合同应报法律合规部门审核备案。（五）验收付款1.验收：采购物品到货后，使用部门应及时组织验收。验收人员按照采购合同和相关标准对采购物品的数量、质量、规格等进行检验，填写《验收报告》。如验收合格，验收人员签署意见；如验收不合格，应及时与供应商沟通协商解决，并在《验收报告》中注明不合格情况。2.付款：采购部门根据验收报告和采购合同，填写《付款申请表》，报财务部门审核。财务部门审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。三、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家潜在供应商可供选择的项目。2.招标程序：采购部门按照相关法律法规和行业标准，编制招标文件，发布招标公告，邀请潜在供应商投标。组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：采购部门根据项目特点和需求，选择若干家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采购理由和单一来源供应商情况，报单位领导审批。经审批同意后，与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门参与：采购部门应根据单位年度工作计划和业务需求，提出采购预算建议，报财务部门汇总。2.财务部门审核汇总：财务部门结合单位预算安排和资金状况，对采购预算建议进行审核，编制年度采购预算草案，报单位领导审批。（二）预算执行1.严格控制：采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序办理预算调整手续。2.动态监控：财务部门对采购预算执行情况进行动态监控，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.调整原因：因政策变化、市场价格波动、业务需求变化等原因，导致原采购预算无法满足实际需要时，可申请预算调整。2.调整程序：采购部门填写《采购预算调整申请表》，说明调整原因和调整金额，报财务部门审核。财务部门审核后，报单位领导审批。经审批同意后，调整采购预算。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商库：采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格、服务等方面进行评估，筛选出合格的供应商纳入供应商库。2.选择标准：选择供应商时，应优先考虑具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务优质的供应商。同时，应综合考虑供应商的生产能力、技术水平、售后服务等因素。（二）供应商评价1.定期评价：采购部门应定期对供应商的表现进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.评价结果应用：根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先合作等；对表现不佳的供应商进行警告、减少采购份额直至淘汰。（三）供应商淘汰1.淘汰情形：如供应商出现产品质量问题、交货期延误、售后服务不到位、违反合同约定等情况，采购部门应及时对其进行调查，并根据调查结果决定是否淘汰该供应商。2.淘汰程序：采购部门填写《供应商淘汰申请表》，说明淘汰原因和淘汰建议，报单位领导审批。经审批同意后，将淘汰供应商信息从供应商库中删除，并通知相关部门停止与该供应商的合作。六、采购风险管理（一）风险识别1.内部风险：包括采购计划不合理、审批流程不规范、采购人员违规操作、验收把关不严等风险。2.外部风险：包括供应商违约、市场价格波动、法律法规变化等风险。（二）风险评估1.评估方法：采用定性与定量相结合的方法，对采购风险进行评估，确定风险等级。2.评估频率：定期对采购风险进行评估，及时发现和掌握风险变化情况。（三）风险应对1.风险控制：针对不同等级的采购风险，制定相应的风险控制措施，如完善采购制度、加强内部监督、优化采购流程、选择可靠供应商等。2.风险转移：对于一些无法控制的风险，可通过购买保险等方式进行风险转移。七、监督与检查（一）内部审计监督1.定期审计：内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.专项审计：根据需要，对重大采购项目进行专项审计，深入调查采购过程中的问题，提出审计意见和建议。（二）纪检监察监督1.纪律检查：纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违纪案件。2.举报受理：设立举报信箱和举报电话，受理对采购活动的举报投诉，及时调查处理举报事项。（三）检查结果应用1.问题整改：对监