华为采购授权审批制度

PAGE华为采购授权审批制度一、总则（一）目的本制度旨在规范华为公司采购活动中的授权审批流程，确保采购行为合法合规、公正透明、高效有序，保障公司利益，提高采购质量和效益，促进公司业务持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于华为公司及其下属各子公司、分公司、事业部等所有涉及采购业务的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法有效。2.合规性原则：采购流程应符合公司内部规章制度，确保各项操作规范、有序。3.公正性原则：采购过程应秉持公正、公平、公开的原则，避免利益冲突，保障所有参与方的合法权益。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。5.职责明确原则：明确各部门和人员在采购授权审批过程中的职责，做到责任清晰、分工合理。二、采购授权审批组织架构及职责（一）采购决策委员会采购决策委员会是公司采购活动的最高决策机构，负责对重大采购项目进行审议和决策。其职责包括：1.制定和修订采购战略、政策和制度。2.审议年度采购预算和重大采购计划。3.审批重大采购项目的采购方案、供应商选择、合同签订等事项。4.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。采购决策委员会成员由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，设主任一名（由公司总裁担任），副主任若干名。（二）采购管理部门采购管理部门是公司采购活动的归口管理部门，负责采购业务的组织、协调和实施。其职责包括：1.贯彻执行国家法律法规和公司采购制度，制定和完善采购业务流程和操作规范。2.编制年度采购预算和采购计划，报采购决策委员会审批后组织实施。3.负责供应商的开发、评估、选择和管理，建立供应商数据库。4.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，负责采购合同的起草、审核、签订和执行跟踪。5.协调采购过程中与其他部门的关系，处理采购纠纷和投诉。6.定期对采购业务进行统计分析和总结，为公司决策提供依据。（三）需求部门需求部门是采购项目的提出者和使用者，负责明确采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求。其职责包括：1.根据公司业务发展需要，提出采购申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等信息。2.参与采购项目的供应商选择、采购谈判等环节，提供专业意见和建议。3.负责采购项目的验收工作，确保采购产品或服务符合需求部门的要求。（四）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算等工作。其职责包括：1.参与编制年度采购预算，审核采购项目的资金预算。2.对采购合同的付款条款进行审核，确保付款安排符合公司财务政策和资金状况。3.负责采购资金的支付审核，监督采购资金的使用情况。4.对采购业务进行财务核算，定期提供采购成本分析报告。（五）审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，确保采购行为合法合规、内部控制有效。其职责包括：1.制定采购审计计划，对采购项目进行定期或不定期审计。2.审查采购业务流程的执行情况，检查采购文件、合同、发票等资料的真实性、完整性和合规性。3.监督采购活动中的廉洁自律情况，查处违规违纪行为。4.提出审计意见和建议，促进采购管理水平的提高。三、采购授权审批流程（一）采购申请需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计交货日期等信息，并附上相关技术文件、需求说明等资料。《采购申请表》经需求部门负责人签字确认后，提交至采购管理部门。（二）采购申请审批采购管理部门收到《采购申请表》后，对申请内容进行初步审核，重点审核采购需求的合理性、预算金额的准确性、申请流程的合规性等。审核通过后，将《采购申请表》及相关资料提交至采购管理部门负责人审批。采购管理部门负责人根据公司采购政策和实际情况，对采购申请进行审批。对于金额较小、风险较低的采购申请，可直接批准；对于金额较大、风险较高的采购申请，应提交采购决策委员会审议。（三）采购项目实施1.采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场情况等因素，选择合适的采购方式，如招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购管理部门应按照国家法律法规和公司招标管理规定，组织招标活动，发布招标公告，邀请潜在供应商投标，组建评标委员会进行评标，确定中标供应商。竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。采购管理部门应组织成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购管理部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购管理部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。2.供应商选择采购管理部门根据采购方式，组织开展供应商选择工作。通过供应商数据库筛选、市场调研、行业推荐等方式，确定潜在供应商名单。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等方面的审查。组织相关部门和人员对潜在供应商进行实地考察或样品测试，评估其产品质量、生产能力、售后服务等方面的情况。根据评估结果，选择合适的供应商，并与其进行商务谈判，确定采购价格、交货期、质量标准、付款方式等合同条款。3.采购合同签订采购管理部门根据谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购产品或服务的名称、规格、数量质量标准、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同经财务部门审核付款条款、审计部门审核合规性后，提交至采购管理部门负责人签字确认。采购合同由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。4.采购项目执行与跟踪采购管理部门负责采购项目的执行与跟踪，协调供应商按照合同要求按时、按质、按量交货。在采购项目执行过程中，如出现变更、延迟、质量问题等情况，采购管理部门应及时与供应商沟通协商，采取相应的措施解决问题，并向需求部门和相关领导汇报。需求部门负责采购项目的验收工作，按照合同要求对采购产品或服务进行检验和评估。验收合格后，填写《采购验收单》，经需求部门负责人签字确认后，提交至采购管理部门和财务部门。（四）采购付款审批财务部门收到《采购验收单》后，对采购项目的付款申请进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收结果、发票的真实性和合规性等。审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款申请经财务部门负责人签字确认后，提交至公司分管领导审批。公司分管领导根据公司资金状况和财务政策，对付款申请进行审批。对于金额较大的付款申请，应提交公司总裁审批。四、采购授权审批权限划分（一）采购金额权限划分根据采购项目的预算金额大小，划分不同层级的审批权限：1.预算金额在[X]万元以下的采购项目：由采购管理部门负责人审批。2.预算金额在[X]万元至[X]万元之间的采购项目：由公司分管领导审批。3.预算金额在[X]万元以上的采购项目：由采购决策委员会审议，公司总裁审批。（二）特殊采购项目审批权限对于涉及国家安全、国家秘密、重大民生等特殊采购项目，无论金额大小，均需提交采购决策委员会审议，报国家相关部门批准后实施。（三）紧急采购项目审批权限因生产经营紧急需要，无法按照正常采购流程进行采购的项目，由需求部门提出申请，经采购管理部门负责人审核后，报公司分管领导特批。紧急采购项目应在事后及时补办相关审批手续。五、采购授权审批监督与检查（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全采购业务内部监督机制，定期对采购业务流程进行自查自纠，发现问题及时整改。2.审计部门应加强对采购活动的审计监督，定期开展采购专项审计，对采购项目的合法性、合规性、效益性进行全面审查。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格审核采购付款申请，确保资金使用安全、合理。（二）外部监督1.积极配合国家有关部门的监督检查，如实提供采购业务相关资料，接受外部审计、监察等部门的监督。2.建立健全供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和举报，保障供应商的合法权益，维护公平竞争的市场环境。（三）责任追究对于在采购授权审批过程中存在违规行为的部门和人员，按照公司相关规定进行责任追究。违规行为包括但不限于：违反采购审批流程、擅自改变采购方式、与供应商