分包合同管理审批制度

PAGE分包合同管理审批制度一、总则（一）目的为加强公司分包合同管理，规范分包合同审批流程，确保分包合同的合法性、合规性和有效性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有分包项目的合同管理审批工作，包括但不限于工程分包、劳务分包、物资采购分包等各类分包业务。（三）基本原则1.依法合规原则：分包合同的签订、履行必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.风险防控原则：加强对分包合同风险的识别、评估和防控，保障公司利益不受损失。3.职责明确原则：明确各部门在分包合同管理审批中的职责，确保审批流程顺畅、高效。4.全程监管原则：对分包合同的签订、履行、变更、终止等全过程进行监管，确保合同执行到位。二、职责分工（一）业务部门1.负责提出分包项目需求，组织分包商的选择、考察和谈判。2.起草分包合同文本，确保合同条款符合业务要求和公司利益。3.负责与分包商进行合同沟通、协商，解答分包商疑问。4.跟踪分包合同的履行情况，及时处理合同执行过程中的问题。（二）法务部门1.审查分包合同文本的合法性、合规性，提出法律意见和建议。2.参与重大分包合同的谈判，从法律角度把控风险。3.协助处理分包合同纠纷，提供法律支持。（三）财务部门1.审核分包合同的付款条款、结算方式等财务内容，确保财务风险可控。2.参与分包合同的成本核算和预算控制，提供财务数据支持。3.负责监督分包合同款项的支付，确保资金安全。（四）审计部门1.对分包合同管理审批制度的执行情况进行审计监督。2.参与重大分包合同的审计工作，审查合同的真实性、合理性和效益性。（五）审批部门1.根据各自职责权限对分包合同进行审批，签署审批意见。2.对审批过程中发现的问题提出整改要求，跟踪整改落实情况。三、分包合同的签订（一）分包商选择1.业务部门应根据项目需求，制定分包商选择标准，明确分包商的资质、业绩、信誉等要求。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式选择合格的分包商。3.对拟选用的分包商进行考察，了解其生产经营状况、技术能力、管理水平等，形成考察报告。（二）合同起草1.业务部门根据与分包商谈判结果，起草分包合同文本。合同文本应包括但不限于工程范围、工作内容、质量标准、工期要求、价款及支付方式、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等条款。2.合同条款应明确、具体、清晰，避免模糊不清或歧义性表述，确保合同权利义务对等。（三）合同审核1.业务部门将起草好的分包合同文本提交法务部门进行合法性审查。法务部门应重点审查合同主体资格、合同条款的合法性、合规性、完整性等，提出书面审查意见。2.财务部门对合同的付款条款、结算方式、费用预算等进行审核，确保财务风险可控。3.审计部门可根据需要对重大分包合同进行审计，提出审计意见。（四）合同审批1.分包合同按照公司内部审批流程进行审批。审批流程一般包括业务部门负责人初审、法务部门审核、财务部门审核、分管领导审批、总经理审批等环节。2.各级审批人员应认真审查合同内容，签署明确的审批意见。如发现问题，应及时提出修改意见，退回业务部门重新修改后再行审批。（五）合同签订1.经审批通过的分包合同，由业务部门与分包商签订。签订合同应使用公司统一的合同文本，确保合同签订程序规范、手续齐全。2.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分送法务部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。四、分包合同的履行（一）合同交底1.业务部门在合同签订后，应及时组织相关人员进行合同交底，确保参与项目实施的人员熟悉合同条款和要求。2.合同交底内容包括合同主要条款、双方权利义务、工作范围、质量标准、工期要求、付款方式等。（二）进度跟踪1.业务部门应建立分包合同履行进度跟踪机制，定期检查分包商的工作进展情况，及时掌握工程进度、质量、安全等方面的动态。2.如发现分包商存在进度滞后、质量问题、安全隐患等情况，应及时发出整改通知，要求分包商限期整改。（三）质量控制1.业务部门应按照合同约定的质量标准对分包工程进行质量监督和检查。2.要求分包商建立质量管理体系，加强质量控制措施，确保工程质量符合要求。对质量不符合标准的，应责令分包商返工整改，直至达到质量标准。（四）安全管理1.业务部门应督促分包商加强施工现场安全管理，落实安全责任，确保施工安全。2.要求分包商制定安全管理制度和应急预案，加强安全教育培训，配备必要的安全防护设施和设备。对存在安全隐患的，应立即责令整改，消除安全风险。（五）付款管理1.财务部门按照分包合同约定的付款方式和时间，审核业务部门提交的付款申请。2.付款申请应附合同执行情况说明、验收报告、发票等相关资料。财务部门审核无误后，报分管领导和总经理审批后办理付款手续。五、分包合同的变更（一）变更情形1.在分包合同履行过程中，因不可抗力、工程变更、设计变更、市场价格波动等原因，需要对合同内容进行变更的，应按照本制度规定办理变更手续。2.变更内容包括工程范围、工作内容、质量标准、工期、价款、付款方式等合同条款。（二）变更申请1.业务部门根据合同变更实际情况，填写分包合同变更申请表，详细说明变更原因、变更内容、变更后的合同条款等。2.变更申请表应附相关证明材料，如工程变更通知、设计变更图纸、价格调整依据等。（三）变更审核1.业务部门将变更申请表提交法务部门进行合法性审查，法务部门应重点审查变更内容的合法性、合规性，提出书面审查意见。2.财务部门对变更后的价款、付款方式等财务内容进行审核，评估变更对财务状况的影响。3.审计部门可根据需要对重大合同变更进行审计，提出审计意见。（四）变更审批1.分包合同变更按照公司内部审批流程进行审批。审批流程与合同签订审批流程相同。2.各级审批人员应认真审查变更申请，签署明确的审批意见。如同意变更，应明确变更后的合同条款；如不同意变更，应说明理由。（五）变更签订1.经审批通过的分包合同变更，由业务部门与分包商签订补充协议或变更协议。变更协议应明确变更的内容、双方权利义务的调整等事项。2.变更协议签订后，业务部门应及时将变更协议副本分送法务部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。六、分包合同的终止（一）终止情形1.分包合同履行完毕，双方权利义务已全部实现，合同自然终止。2.因不可抗力、工程停建、缓建等原因，导致合同无法继续履行的，合同可以终止。3.经双方协商一致，同意提前终止合同的，合同可以终止。4.因分包商违约，公司按照合同约定解除合同的，合同可以终止。（二）终止申请1.业务部门根据合同终止实际情况，填写分包合同终止申请表，详细说明终止原因、终止时间、合同执行情况等。2.终止申请表应附相关证明材料，如合同履行完毕证明、不可抗力证明、协商一致的协议、违约处理决定等。（三）终止审核1.业务部门将终止申请表提交法务部门进行合法性审查，法务部门应重点审查终止原因的合法性、合规性，提出书面审查意见。2.财务部门对合同终止后的款项结算、债权债务清理等财务内容进行审核，确保财务结算清晰、准确。3.审计部门可根据需要对重大合同终止进行审计，审查合同终止的真实性、合理性和效益性。（四）终止审批1.分包合同终止按照公司内部审批流程进行审批。审批流程与合同签订审批流程相同。2.各级审批人员应认真审查终止申请，签署明确的审批意见。如同意终止，应明确终止后的相关事项处理要求；如不同意终止，应说明理由。（五）终止结算1.合同终止后，业务部门应组织与分包商进行结算。结算内容包括已完成的工作量、价款支付情况、质量保证金扣除等。2.结算完成后，双方应签订结算协议。结算协议签订后，业务部门应及时将结算协议副本分送法务部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。七、档案管理（一）档案收集1.业务部门负责收集分包合同管理过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、谈判记录、考察报告、审批文件、变更协议、终止协议、结算协议、验收报告、发票等。2.档案收集应及时、完整，确保文件资料的真实性和完整性。（二）档案整理1.业务部门对收集到的文件资料进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号、装订。2.整理后的档案应编制目录，便于查阅和检索。（三）档案保管1.公司设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案安全。2.档案管理人员应定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅分包合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案保管部门查阅。2.查阅档案应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。如需复印档案资料，应经档案保管部门负责人批准。（五）档案销毁1.对已超过保管期限或无保存价值的分包合同档案，由档案保管部门提出销毁申请，经公司分管领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，确保销毁过程的安全、保密。销毁记录应留存备查。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对分包合同管理审批制度的执行情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性、有效性。2.监督检查可采取内部审计、专项检查、日常巡查等方式进行。对发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.建立分包合同管理审批工作考核评价机制，对各部门在分包合同管理中的工作表现进行考核评价。2.考核评价内容包