公章管理制度及审批流程

PAGE公章管理制度及审批流程一、总则1.目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的公章管理。公司公章包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等各类具有法律效力的印章。3.基本原则合法性原则：公章的使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。严肃性原则：公章是公司对外行使权力的重要象征，使用时应严肃认真，确保文件内容真实、准确、合法。安全性原则：加强公章保管，严格使用审批，防止公章被盗用、冒用或滥用。二、公章的刻制与启用1.刻制公司公章的刻制由行政部门统一负责，根据公司设立、变更等需要，按照国家有关规定办理刻制手续。刻制公章必须选择具有公安机关指定资质的印章刻制单位，确保公章质量符合国家标准。新刻制的公章应在公安机关备案，并留存印模。2.启用新公章启用前，行政部门应填写《公章启用申请表》，详细注明公章名称、启用日期、使用范围等信息，报公司法定代表人审批。经批准后，行政部门应将新公章启用的相关信息通知公司各部门，并在公司内部公告。原公章停用或作废时，行政部门应及时办理封存或销毁手续，并在公司内部公告。三、公章的保管1.保管部门与人员公司公章由行政部门指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章管理规定。法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章分别由法定代表人、合同管理部门、财务部门指定专人保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自委托他人代管。如有特殊情况需要临时委托他人代管，须经印章保管部门负责人批准，并办理书面委托手续。2.保管要求公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人双锁保管制度。印章保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施，确保印章安全。印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。严禁将公章携带外出使用，如因特殊业务需要必须携带外出，须经公司法定代表人批准，并办理相关手续。四、公章的使用1.使用范围公司公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等具有法律效力的文书，以及办理公司相关的工商登记、税务申报、银行开户等业务。法定代表人章主要用于公司法定代表人授权的特定事项，如签署授权委托书、重要文件等。合同专用章主要用于公司对外签订各类合同、协议。财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具、资金收付等业务。2.使用流程申请：使用公章时，申请人应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事项、用章内容、用章时间、用章份数等信息，并附上相关文件或资料。审批：《公章使用申请表》经申请人所在部门负责人审核签字后，报公司相关领导审批。审批权限根据用章事项的重要程度和金额大小确定，具体如下：涉及公司重大决策、重要合同签订、对外投资、融资等事项，须经公司法定代表人审批。涉及公司日常经营管理、一般性合同签订、文件发布等事项，由公司分管领导审批。涉及公司内部事务、一般性文件盖章等事项，由行政部门负责人审批。用章：经审批同意后，申请人持《公章使用申请表》到印章保管部门办理用章手续。印章保管人员应认真核对申请表内容与相关文件资料，确认无误后在用章处加盖公章，并登记用章情况。登记：印章保管人员应建立《公章使用登记簿》，详细记录每次用章的时间、事项、申请人、审批人、用章份数等信息，以备查阅。3.禁止使用情况未经公司法定代表人或相关领导批准，不得擅自使用公章。不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。不得将公章用于与公司业务无关的事项。不得私自将公章外借他人使用。五、合同专用章的使用1.合同签订流程业务部门在签订合同前，应认真审核合同条款，确保合同内容合法、合规、合理。审核通过后，业务部门填写《合同专用章使用申请表》，附上合同文本，按照合同审批流程报公司相关领导审批。经审批同意后，业务部门持《合同专用章使用申请表》到合同专用章保管部门办理用章手续。合同专用章保管人员应在合同文本规定的盖章处加盖合同专用章，并在《合同专用章使用登记簿》上登记。2.合同变更与解除如合同需要变更或解除，业务部门应填写《合同变更（解除）申请表》，附上相关证明文件，按照合同审批流程报公司相关领导审批。经审批同意后，业务部门持《合同变更（解除）申请表》到合同专用章保管部门办理用章手续。合同专用章保管人员应在原合同文本及变更（解除）协议上加盖合同专用章，并在《合同专用章使用登记簿》上登记。3.合同归档合同签订或变更（解除）后，业务部门应及时将合同文本及相关文件资料整理归档，妥善保管。合同专用章保管部门应定期对合同专用章的使用情况进行检查和统计，发现问题及时报告并处理。六、财务专用章的使用1.财务结算流程财务部门在办理财务结算业务时，应严格按照国家财务制度和公司财务规定进行操作。涉及财务专用章使用的业务，如开具发票、支票、汇票等，财务人员应填写《财务专用章使用申请表》，注明业务内容、金额、收款单位等信息，按照财务审批流程报财务负责人审批。经审批同意后，财务人员持《财务专用章使用申请表》到财务专用章保管部门办理用章手续。财务专用章保管人员应认真核对申请表内容与相关票据，确认无误后在用章处加盖财务专用章，并登记用章情况。2.资金收付流程资金收付业务涉及财务专用章使用时，出纳人员应填写《资金收付申请表》，附上相关审批文件和原始凭证，按照资金审批流程报财务负责人审批。经审批同意后，出纳人员持《资金收付申请表》到财务专用章保管部门办理用章手续。财务专用章保管人员应审核申请表内容与原始凭证，确认无误后在用章处加盖财务专用章，并登记用章情况。3.财务报表盖章财务部门编制的财务报表需加盖财务专用章时，由财务负责人审核签字后，到财务专用章保管部门办理用章手续。财务专用章保管人员应在财务报表规定的盖章处加盖财务专用章，并登记用章情况。4.财务档案管理财务部门应妥善保管财务专用章使用的相关文件资料，包括申请表、票据、审批文件等，按照财务档案管理规定进行归档。财务专用章保管部门应定期对财务专用章的使用情况进行检查和统计，确保财务专用章使用的规范和安全。七、公章的废止与销毁1.废止因公司名称变更、印章损坏、遗失等原因，需要废止公章时，由行政部门填写《公章废止申请表》，详细注明废止原因、废止日期等信息，报公司法定代表人审批。经批准后，行政部门应将废止的公章封存，并在公司内部公告。2.销毁废止的公章应及时进行销毁，销毁工作由行政部门会同公司审计部门共同进行。销毁时，应填写《公章销毁登记表》，详细记录销毁的公章名称、数量、销毁日期、销毁方式等信息，并由销毁人员签字确认。销毁后的《公章销毁登记表》应作为公司重要档案资料妥善保管。八、监督与检查1.内部监督公司审计部门负责对公章管理制度的执行情况进行定期审计和监督检查，确保公章使用合法合规。行政部门应定期对公章保管和使用情况进行自查，发现问题及时整改。2.违规处理对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等