供应科内部审批制度

PAGE供应科内部审批制度一、总则（一）目的为加强公司供应科的管理，规范物资采购、供应等业务流程，确保物资供应的及时性、准确性和合理性，有效控制成本，防范风险，特制定本内部审批制度。（二）适用范围本制度适用于公司供应科所有物资采购、供应商管理、库存管理等相关业务活动的审批。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司的各项规章制度，确保业务活动合法合规。2.准确性原则：审批流程中的各项信息应真实、准确、完整，避免虚假或误导性信息。3.及时性原则：各审批环节应在规定时间内完成，不得拖延，以保证物资供应的及时性。4.责任性原则：明确各审批环节的责任主体，确保责任落实到人，对于审批失误或违规行为追究相关人员责任。二、物资采购审批流程（一）采购申请1.使用部门需求提交：各使用部门根据实际工作需要，填写物资采购申请表，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求日期、用途等信息，并由部门负责人签字确认。2.紧急采购申请：对于因生产急需、突发事件等原因需要紧急采购的物资，使用部门应在申请表中注明“紧急采购”字样，并说明紧急原因，经部门负责人和分管领导特批后，可启动紧急采购流程。（二）采购预算审核1.预算管理部门审核：采购申请表提交至公司预算管理部门，预算管理人员根据公司年度预算和各部门预算分配情况，对采购申请进行预算审核。审核内容包括采购项目是否在预算范围内、是否有足够的预算额度等。2.超预算处理：如采购申请超出预算，预算管理部门应提出调整预算的建议或要求使用部门说明超预算的必要性及解决方案。经公司相关领导审批同意调整预算或特批后，方可继续采购流程。（三）采购计划编制1.供应科汇总：供应科收到经预算审核通过的采购申请表后，进行汇总整理，并结合库存情况，编制物资采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、预计到货时间等信息。2.计划调整：在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产计划调整等原因需要对采购计划进行调整，供应科应及时填写采购计划调整申请表，说明调整原因、调整内容等，按原审批流程进行审核批准。（四）供应商选择与审批1.供应商筛选：供应科根据采购物资的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等方面的审核。2.供应商评估：供应科组织相关人员对入围供应商进行实地考察和评估，评估内容包括生产能力、质量控制、价格水平、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，确定合格供应商名单。3.供应商审批：合格供应商名单提交至公司采购管理委员会进行审批。采购管理委员会成员包括公司领导、相关部门负责人等。审批通过后的供应商方可进入公司采购体系。（五）采购合同签订审批1.合同起草：供应科根据采购计划和选定的供应商，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、物资规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。2.合同审核：采购合同初稿提交至公司法务部门进行法律审核，审核合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。同时，提交至财务部门进行财务审核，审核付款方式、结算周期等是否符合公司财务制度和成本控制要求。3.合同审批：经法务和财务审核通过后的采购合同，提交至公司分管领导和总经理进行审批。审批通过后的合同方可加盖公司公章并正式签订。（六）采购订单下达1.订单生成：供应科根据签订的采购合同，生成采购订单。采购订单应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点、运输方式等内容，并发送给供应商。2.订单审核：采购订单下达前，供应科内部应进行审核，确保订单信息准确无误。审核内容包括物资规格型号、数量、价格、交货期等与采购合同一致，供应商信息准确等。三、物资验收审批流程（一）到货通知1.供应商通知：供应商在物资发货前，应提前通知供应科预计到货时间。供应科收到通知后，及时安排人员准备验收工作。2.内部通知：供应科将物资到货信息通知使用部门、质量检验部门等相关部门，告知其验收时间和地点。（二）验收准备1.资料准备：供应科收集与物资相关的采购合同、采购订单、质量标准文件等资料，作为验收依据。2.人员安排：根据物资的性质和验收要求，组织使用部门人员、质量检验人员等组成验收小组。明确各成员的职责分工。（三）初步验收1.数量核对：验收小组首先对到货物资的数量进行核对，确保实际到货数量与采购合同和采购订单一致。2.外观检查：对物资的外观进行检查，查看是否有损坏、变形、污渍等情况。（四）质量验收1.质量检验：质量检验人员按照相关质量标准对物资进行检验，可采用抽检、全检等方式。检验内容包括物资的性能指标、质量特性等。2.检验报告：质量检验人员出具质量检验报告，明确物资是否符合质量标准。如检验不合格，应详细注明不合格项目和原因。（五）验收结果审批1.验收报告提交：验收小组完成验收工作后，填写物资验收报告，详细记录验收情况，包括数量、外观、质量等方面的验收结果。2.审批流程：验收报告提交至供应科负责人进行初审，初审通过后提交至公司分管领导进行终审。如验收合格，分管领导签字确认后物资可办理入库手续；如验收不合格，应根据具体情况采取退货、换货、补货等措施，并跟踪处理结果。四、库存管理审批流程（一）库存盘点计划制定1.盘点周期确定：供应科根据公司规定和实际情况，确定库存盘点周期，一般分为月度小盘点、季度大盘点等。2.盘点计划编制：供应科制定库存盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员安排、盘点方法等内容。盘点计划提交至公司财务部门和分管领导进行审核。（二）库存盘点实施1.人员组织：按照库存盘点计划，组织供应科人员、财务人员等组成盘点小组。明确各小组人员的职责分工，确保盘点工作有序进行。2.实地盘点：盘点小组对库存物资进行实地清点，记录物资的实际数量、规格型号、存放位置等信息。同时，核对物资的账实情况，查找是否存在盘盈、盘亏现象。（三）盘点结果审核1.盘点报告编制：盘点工作结束后，盘点小组编制库存盘点报告，详细记录盘点情况，包括盘盈、盘亏物资的名称、数量、金额等信息，并分析盘盈、盘亏原因。2.审核流程：盘点报告提交至供应科负责人进行初审，初审通过后提交至公司财务部门进行财务审核。财务部门根据盘点结果调整库存账目，并对盘盈、盘亏情况进行财务处理。最后，盘点报告提交至公司分管领导进行终审。（四）库存积压处理审批1.积压物资清查：供应科定期对库存物资进行清查，识别出积压物资。积压物资是指在一定时间内未被使用或预计短期内不会被使用的物资。2.处理方案制定：针对积压物资，供应科制定处理方案，包括降价销售、报废处理、调剂使用等方式。处理方案应说明处理原因、处理方式、预计处理损失等内容。3.审批流程：处理方案提交至公司分管领导和总经理进行审批。审批通过后，按照处理方案进行积压物资的处理，并及时跟踪处理结果。五、供应商付款审批流程（一）付款申请1.供应商提交：供应商根据采购合同约定，在规定的付款时间前提交付款申请，提供发票、送货单、验收报告等相关证明文件。2.供应科初审：供应科收到供应商付款申请后，对申请资料进行初审，核对发票信息、送货单与采购合同的一致性、验收报告的真实性等。初审通过后，填写付款申请表，注明付款金额、付款原因、付款方式等信息。（二）财务审核1.发票审核：财务部门对供应商提供的发票进行审核，检查发票的真实性、合法性、完整性，包括发票号码、开票日期、金额、税率、发票专用章等信息。2.账目核对：财务人员核对采购合同、采购订单、入库单等账目信息，确保付款金额与实际采购金额一致，且不存在其他未结清款项。3.付款方式审核：审核付款方式是否符合公司财务制度和采购合同约定，如是否采用银行转账、支票等合规方式付款。（三）审批流程1.部门负责人审批：付款申请表经财务审核通过后，提交至供应科负责人进行审批。供应科负责人主要审核付款事项是否符合采购业务流程和公司规定。2.分管领导审批：供应科负责人审批通过后，提交至公司分管领导进行审批。分管领导从公司整体资金安排、成本控制等角度进行审核。3.总经理审批：分管领导审批通过后，最后提交至公司总经理进行审批。总经理对重大付款事项进行最终决策。（四）付款执行1.付款指令下达：经总经理