职务分析推进

职务分析推进（案）

（管理部）

L目的

客观上使每个人明确所分担的业务内容和业务负荷，成为调整业务和确保适

当人力的评价基准，对于定型性的业务，制定“工作手册”，使其标准化，改

善业务程序并且积累业务Know-How（专有技术）。

2.推进步骤

（1）1,2次业务机能分类（样式1）

•公司的全部业务按大的机能分类

一大的机能：企划/人事/总务/财务/生产/设施/购买/品质/营业/技术

•按大的功能第1次分类和第2次分类

（例）大的机能：生产一一第1次分类：生产管理/资材管理/生产/生产技

术

（例）第1次分类：生产管理一一第2次分类：生产管理/工程（艺）管理

/进度管理/出厂管理/设变和BOM管理/运营生产管理系统/工艺外协

管理

（2）第3,4次业务机能展开（样式2）

•将第2次分类的业务更详细地分第3次，第4次2级，展开机能。第4

次分出的业务应达到个人的最小单位业务。

（例）第2次分类：生产管理一一第3次分类：生产企划/生产实绩/大营业

第3次分类：生产企划一一第4次分类：确立年事业计戈"确立月生

产计戈IJ/确立周生产计划/作成MRP和RUN

（3）确定个人业务负荷

・第4次分类：按业务别和个人别作成业务记录表（样式3）

—＞体现月、年业务发生频率/I次处理所需时间/总的所需时间

（4）以课为单位作成业务MAP（样式4）

•以个人别业务记录表为根据对于第3次、第4次业务确定以课为单位的

综合业务负荷一一体现按课为单位业务优先度/投入时间比重/个人贡献

等。

（5）作成工作手册

•以机能展开表，个人业务记录表，课单位业务MAP等为基础，主要对于

定型业务作成工作手册。

—»体现业务处理步骤、业务推进要领、管理要点，用于使任何人都能

容易掌握业务要领，找出改善要点、积累业务KnowHow（专有技术）。

（样式5：JOBNOTE项目选定表，样式6：JOBNOTE）

3.按阶段作成要领

（1）将公司全部业务分类为10个大的机能并赋予代码

—企划（A）：长短期事业计划，研讨新的事业项目，经营分析，改善经

营革新，预算管理，调查分析，对内外广告，情报管理等

一人事（H）：人事企戈〃管理/行政、工资/福利、各种教育等

—总务（G）：一般总务、环保/安全等

一财务（C）：会计、资金、财务管理等

一生产（P）：生产、生产管理、资材管理、生产技术等

-设施（F）：设施投资企划/执行（工程管理）、设备（建筑物、机械装置、

公用设施）管理等

一购买（B）：内资购买、外资购买、外协企业管理、国产化、改善物流等

一品质（Q）：品质管理（外协/工艺管理，品质保证，试验测定…）

检查（进口检查/工艺检查/产品检查…）等

一营业（M）：营业、营业管理、整备、配件

一技术（E）：研究开发（产品企划/性能开发/用途开发/产品开发…）、

技术管理（技术情报管理/知识产权/项目日程管理…）

（2）按大的机能第1,2次业务分类

一研讨各部门/课的业务在10个大的机能中属哪一种，并按样式1（第1,2

次业务机能分类表）第1次分类之后将业务第2次再分类。这时特定部门

/课的业务也可能同属于2个以上大的机能类中。

（3）第3,4次业务分类

一按样式2（业务机能展开表）将第2次业务分别分解为第3次业务，第3

次业务重新分解为最终第4次业务。

*赋予业务代码的方法：按大的分类代码用4位数

一“生产”机能的第1次业务4个中如果第2次分类的业务为“生产管理”,

代码为“P2”。生产管理（P2）业务的第2次业务中如果第3个业务为

"Attachment管理”，代码为“P23”。“P23”业务的第3次业务9个中第

5个业务为“Attachment资材管理”代码为“P235”。“P235”业务的第4

次业务8个中，如果第4个业务为Attachment和作成所需要部品购买要求

书，代码为“P2354”。

（4）作成个人业务记录表

一将样式3：(个人业务记录表)按个人作成后，由担当课长确认。包括

定型性和非定型性业务的所有业务，每月不定期发生的情况要记录，

每年发生的次数和所需时间，必须要记录业务结果发生的文件名。

(5)作成业务MAP

一将样式4(业务MAP)按业务以课为单位作成。这是按“个人业务记

录表”综合显示的，如果将1个第4次业务由2个以上分担时，可以知

道第4次业务所需全部时间，并且可以掌握以课为单位履行业务时的优

先度，所需时间比重和每个人的贡献。可以使用相同样式综合以课为单

位的“'业务MAP”，可以掌握部门的业务现况。

(6)作成工作手册

[1]工作手册定义

为了履行赋予课的业务，对于单位业务具体的处理方法、顺序、管理

要点、管理基准等，以可视的方式表现，使业务得以正确履行而作成

的办公指南。

[2]作成目的

一不论是谁都能易于高效率处理业务达到资料化，标准化。

一为了掌握业务的现象并且改善业务作为工具使用，反映改善事项，

不断地修定达到积累业务的KnowHow效果。

一可用于新入社员工的OJT教育和轮岗。

[3]作成范围

一虽然基本上以单位业务的全部为对象，一次性的定型业务要按重要

度顺序作成。

一对于定型业务作成工作手册之后，要对于所有定型业务，非定型业

务另行安排，作成“业务手册二

*定型业务：对于一定周期内反复进行的业务以各种样式和情报为基

础，确定了处理程序和顺序的业务。

*非定型业务：非定期并且更多地需企划，思考和判断的和例外情况

多的业务。

[4]选定业务对象

利用样式5（工作手册项目选定表）确定先后顺序，然后针对各业务

对象与作成担当确定完成时间。

[5]工作手册样式作成方法

样式6（工作手册）的2个样式中（样式6-A）要以业务处理程序为重

点作成，（样式6-B）要以业务推进要领、例外事项和采取措施内容为

重点作成。

①样式6-A

一工作手册No：记载工作手册的代码

一业务处理程序：将业务处理流程作成一目了然的FLOWCHART形

式（在电算FLOWCHART记号中共同使用显示“Yes/No"的图

形和生成业务结果的文件记号‘匚

一管理要点：记载关于业务处理检查项目，管理项目，管理基准等。

②样式6-B

业务推进要领：不易用FlowChart显示的作业方法，业务量（所需时

间、处理件数、频率、文件数）等要按业务顺序罗列记录详细的作业内

容。这时将番号统一按下列方法赋予

1.........................................

（1）.....................................

①...............................................

②...............................................

2.........................................

一特记事项：记录发生例外事项时的处理方法或步骤，业务处理注意

事项等。

[6]工作手册的检查和认可

根据业务内容由担当或课长作成工作手册，但完成后担当课长对于

依据下列内容检查完成度并且修改不足事项。

①可用度

一后任者（或新入社职员）仅凭工作手册能履行业务吗？

一用了易于理解的用语作成了吗？

②文章的形态

一作成的文章是否包含了5W2H1B

Why（目的/理由），What（内容/需要作什么？）,When（时机），

Who（谁/分担、协助关系？），Where（场所），How（什么顺序/

什么方法），HowMuch（什么程度时间/期间），But（但是这种情况

下，例外事项如何处理？）

一简洁并按步骤作成了吗？

一是否记录了要点和容易失误之处？

一记号或番号的使用是否有效果？

③视觉效果

一使用了图解和实物样品等与否？

*最终由部长与其他部门研讨一业务关系等之后认可工作手册。

[7]使用和管理工作手册

①工作手册中始终要收录最新情报

—＞管理方法、样式等有变更时要及时修正

②利用工作手册实施业务改善和工作交接

③被认可的工作手册按个人以课为单位作成文档保管

（按业务特性作成工作手册需注意之处）

*使用样式多的业务

一并行使用FlowChart/样式的文件名，记载保管场所/明确样式的使用

目的。

*检查、确认多的业务

一检查、确认的目的、方法/必须记载可以防止失误的Know-How