疫情防控采购制度

PAGE疫情防控采购制度一、总则（一）目的为加强公司在疫情防控期间的采购管理，规范采购行为，确保采购物资及时、准确、安全地供应，保障公司各项工作的正常开展，同时有效防控疫情传播风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在疫情防控期间进行的所有物资采购活动，包括但不限于防疫物资（如口罩、防护服、消毒液等）、生产物资、办公物资等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保采购活动合法合规。2.科学性原则：依据疫情防控要求和公司实际需求，科学合理地制定采购计划，避免盲目采购。3.及时性原则：及时响应疫情防控和公司运营的物资需求，确保物资供应不延误。4.安全性原则：在采购过程中，充分考虑疫情传播风险，保障采购人员及物资的安全。5.透明性原则：采购流程公开透明，接受公司内部监督。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各部门应根据疫情防控形势和本部门工作需要，提前制定物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等详细信息。2.对于防疫物资，应根据疫情防控措施的调整和实际使用情况，动态调整采购计划，确保储备充足但不过度积压。3.生产部门的采购计划应结合生产任务安排，考虑原材料供应的稳定性和疫情对供应链的影响。4.办公部门的采购计划应重点保障办公设备、文具等物资的正常供应，满足远程办公和现场办公的不同需求。（二）采购预算编制1.采购计划制定后，财务部门应会同相关部门根据采购计划编制采购预算。采购预算应涵盖各类物资的预计采购金额，并明确资金来源。2.在编制预算时，应充分考虑疫情期间物资价格波动因素，预留一定的价格调整空间。3.采购预算应提交公司管理层审核批准，确保采购活动在预算范围内进行，避免超预算采购。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据已制定的采购计划，填写采购申请表。采购申请表应详细说明采购物资的用途、规格型号、数量、质量要求等信息，并经部门负责人签字确认。2.对于防疫物资采购申请，需注明疫情防控相关具体需求及使用场景，以便采购部门精准采购。3.采购申请表提交至采购部门前，如有必要，可附相关技术文件或样品，作为采购依据。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核。审核内容包括采购申请的合理性、合规性、与采购计划的一致性等。2.对于金额较大或涉及重要物资的采购申请，采购部门应提交公司管理层审批。管理层审批时，应综合考虑公司实际需求、资金状况、市场供应等因素。3.对于紧急采购申请，应建立特殊审批流程，确保在最短时间内完成审批，满足紧急物资需求。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门应建立疫情防控期间合格供应商名录。名录中的供应商应具备合法经营资质，信誉良好，能够满足公司物资质量和供应及时性要求。在筛选供应商时，重点考察供应商的生产能力、库存情况、疫情防控措施落实情况等。优先选择本地供应商或在疫情期间仍能稳定供货的外地供应商。对于防疫物资供应商，应要求其提供产品的质量检测报告、生产资质证明等相关文件，确保所采购物资符合国家标准。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商进行评估与考核。评估内容包括物资质量、交货期、价格、售后服务、疫情防控配合度等方面。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先合作等；对不符合要求的供应商，及时进行调整或淘汰。3.供应商沟通与协调采购部门与供应商保持密切沟通，及时了解物资供应动态和疫情对供应的影响。在疫情期间，如遇供应商无法按时供货或物资质量问题，采购部门应及时与供应商协商解决，必要时可要求供应商采取替代方案或紧急调配资源。（四）采购合同签订1.采购部门根据审批通过的采购申请，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.在签订防疫物资采购合同时，应特别注明物资的防疫相关标准和要求，以及供应商在疫情防控方面的责任和义务。3.采购合同签订前，需经公司法务部门审核，确保合同条款合法合规，维护公司利益。（五）采购执行与验收1.采购执行采购部门按照采购合同要求，及时跟进物资采购进度，确保供应商按时、按质、按量供应物资。在物资采购过程中，采购人员应严格遵守疫情防控规定，做好个人防护措施，避免感染风险。2.验收管理物资到货后，采购部门应及时组织相关部门进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对物资的数量、质量、规格型号等进行仔细核对。对于防疫物资，验收时应重点检查物资的生产日期、保质期、防护性能等指标。如有不合格物资，应及时与供应商沟通退换货事宜。验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。验收报告作为物资入库和付款的依据。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照公司财务制度办理采购付款手续。2.在疫情期间，如因资金紧张等原因需要调整付款方式，应与供应商协商一致，并签订补充协议。3.对于符合公司财务审批流程的采购付款申请，应及时支付款项，维护公司良好的商业信誉。四、疫情防控特殊措施（一）防疫物资采购的特殊要求1.紧急采购机制当出现疫情防控物资紧急短缺情况时，启动紧急采购机制。采购部门可通过电话、邮件等方式，直接联系有供货能力的供应商进行紧急采购。紧急采购物资的审批流程应简化，确保在最短时间内完成采购，满足疫情防控一线需求。2.物资质量保障对于紧急采购的防疫物资，采购部门应加强质量把控。可要求供应商提供更多的质量证明文件或样品，必要时可进行现场抽检。采购回来的防疫物资应优先用于疫情防控关键岗位和区域，确保物资使用安全有效。（二）采购过程中的疫情防控措施1.人员防护采购人员在外出采购过程中，必须佩戴口罩、手套等防护用品，做好个人防护。尽量减少前往人员密集场所，避免乘坐公共交通工具。如需乘坐，应做好防护措施，并尽量选择通风良好的位置。2.物资消毒采购回来的物资，特别是防疫物资，应在入库前进行全面消毒。消毒方式应符合相关防疫要求，确保物资无病毒污染风险。对于从外地采购的物资，应要求供应商在发货前对物资进行消毒处理，并提供消毒证明。（三）疫情期间采购信息管理1.采购数据统计采购部门应建立疫情防控期间采购信息台账，详细记录采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、供应商等信息。定期对采购数据进行统计分析，为公司物资管理决策提供数据支持，同时也便于应对可能的审计和检查。2.信息安全与保密采购过程中涉及的疫情防控物资需求、供应商信息等属于公司敏感信息，应严格保密。加强对采购人员的信息安全培训，防止信息泄露事件发生。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对疫情防控采购活动进行审计监督。审计内容包括采购计划执行情况、采购流程合规性、物资验收情况、采购资金使用情况等。2.各部门应配合审计部门的工作，如实提供相关资料和信息。对于审计发现的问题，应及时整改，并将整改情况反馈给审计部门。3.公司设立举报邮箱和电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，如情况属实，依法依规严肃处理。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门对公司疫情防控采购活动的监督检查。按照要求提供采购物资清单、采购合同、验收报告等资料，确保采购活动符合国家法律法规和政策要求。2.关注行业动态和相关政策变化，及时调整公司采购制度和流程，以适应外部监管要求。六、附则（一）解