第二章-事务文体的教学和训练

第三讲事务应用文体写作一书信类二告启类三条据类四计划总结类第一节书信一.关于书信●现存最早的书信为《尚书》中的《君爽》篇，为周公致召公爽的函件。●古代“书”之别名：简、柬、札、帖、笺、素、翰、函、尺牍、雁书等。●烽火连三月，家书抵万金。●客从远方来，遗我双鲤鱼。呼儿烹鲤鱼，中有尺素书。●长江不见鱼雁书，为遣相思梦入秦。●欲寄彩笺兼尺素，山长水阔知何处。书信分类表范围性质种类社会事务交往凭证性介绍信、证明信、推荐信、自荐信、求职信、辞职信、申请书、建议书、聘书等社会情感交流示意性感谢信、表扬信、贺信、慰问信等私人情感交流表情性亲情信、友情信、爱情信二.书信的分类标题：介绍信（居中）主送单位：顶格书写正文：一要写清被介绍者姓名、身份、随行人数；二要写清接洽事项和要求；三要祈请用语或谦敬语，如“请予接洽”或“请予支持”，之后写“此致敬礼”。落款：出具介绍信单位和日期，加盖公章。期限：括号标注“有效期X天”。证明信主送单位：顶格书写，加冒号。也可不写，直入正文。

正文：提行空两格，写清证明事由，实事求是，真实可靠，言之有据，引文准确，语言简洁。结尾另起一行，写“特此证明”。

落款：证明单位和日期，盖公章。

附件：复印件加盖复制单位印章。慰问信主送对象：顶格写。

正文：一是简要说明形势、背景及慰问原因，二是对被慰问者工作成绩有针对性的肯定和评价，对困难表示理解和同情，三是提出希望和勉励。

落款：单位和日期。表扬信（可加副标题）主送对象：顶格写，公开发表的可不写。

正文：一是概述表扬的缘由，简明陈述其先进事迹的梗概；二是对先进事迹作出恰当评价、热情的赞扬和充分肯定；三是表达向被表扬者学习心意，或号召群众向被表扬者学习。

落款：单位和时间。感谢信与表扬信类似。结尾写“此致敬礼”或“顺致最诚挚的谢意！”祝贺信主送对象：顶格写。

正文：一是表明贺意，二是肯定成绩，三是简要作结，结尾另起一行写祝语或敬语。

落款：单位和日期。邀请书（请柬、请贴）略聘书倡议书商务信函（1）洽商函——合作前的沟通、合作中的商讨（方案调整、价格变动等）（2）邀请函——会议邀请、投标邀请、工作邀请等（3）咨询函——业务咨询、技术咨询、法律咨询等（4）告知函——单方事务告知（相当于通知）（5）律师函——代理人代为事项告知、事务商讨、合作沟通、事实求证、后果说明等练习——文种辨析北京平方科技发展有限公司希望与北京紫韵机械制造有限公司合作，将北京平方科技发展有限公司的机电节能技术用于北京紫韵机械制造公司的产品生产中。为此，北京平方科技发展公司向北京紫韵机械制造公司发送书面函件，欲对合作事宜进行初步的沟通和商讨。请问，平方公司该用哪一具体文种撰写这份书面函件？

案例：投标邀请函

2007年12月1日，北京神龙建筑工程有限公司决定购买一批建筑设备，并于2008年1月20日前投入使用。公司拟采用招标形式购买，全国建筑设备供应商有100家左右，其中在北京较有实力的供应商有甲乙丙三家。请问采用哪种招标形式最为符合本案要求？怎么写这份引发招标启动的文件？案例分析提示：

1.招标：邀请招标——邀请函；公开招标——公告

2.邀请招标的优缺点：能极大节省寻购成本和寻购时间。但竞争不充分，而且受邀公司少，存在流标可能。

3.公开招标的优缺点：有充分竞争，能低价购买最符合使用要求的高质量设备，但组织成本较大，耗时较长。

2007年12月5日，该公司向甲、乙、丙三家公司分别发送了投标邀请函，邀请三家公司索标、投标并参与开标和评标。如何写这封邀请函？写作中要注意哪些信息的传递？——例文赏析

案例：催款函

2006年3月1日，北京平方商务咨询公司与北京南极山广告公司签订合同，约定由平方公司为南极山公司策划一套“超男劲舞选拔赛”活动方案，策划费10万，分两次支付，2006年6月1日交付方案时支付5万，活动结束后5日内再支付5万。2006年11月1日，“超男劲舞选拔赛”成功闭幕。但南极山公司却未付第二批合同款。平方公司该如何写作一份催款性质的书面函件？需要注意的问题：1、感情基调的把握和处理是否符合双方的实际关系格局。2、信函意图是否清楚到位，催款强度是否适当。——例文赏析商务信函的写作要点

1.紧紧抓住函件的使用目的完成写作任务；

2.高度重视对收件方阅读效果的揣测；

3.一切写作行为均应围绕如何实现发函目的和阅读效果展开；

4.语言力求精简、准确，逻辑层次分明；

5.感情基调适当；

6.格式及版面处理应当符合公司的企业形象。课堂写作练习北京平方科技发展有限公司希望与北京紫韵机械制造有限公司合作，将北京平方科技发展有限公司的机电节能技术用于北京紫韵机械制造公司的产品生产中。为此，北京平方科技发展公司向北京紫韵机械制造公司发送书面函件，欲对合作事宜进行初步的沟通和商讨。请问，这份函件应当包含哪些主要内容，逻辑层次如何建构为宜？请以大纲的形式完成这份函件的写作。XX技术合作洽商函XX公司：一、概述：我公司开发完成XX技术。该技术对XX类型机械产品的意义。我公司希望与贵公司合作的明确意图。二、我公司XX技术简介及该技术的市场发展前景。三、贵公司现有产品的发展前景与我公司XX技术对贵公司持续性发展的市场意义。四、合作方式的几种参考方案。五、我公司的详细联系方式。六、盼复并商讨的意愿。

YY公司

XX年XX月XX日第二节启事和声明启事主要用来陈述事项，声明除了简明地告启某事外，主要用来表明立场、澄清相关事项、保护权益等。二者的区别仅在于正文，启事写清楚意图就行，声明除直陈事实外，还需要态度严明地表达观点，澄清事实。启事的定义：机关、单位、团体需要公开向大家说明某件具体事情，或希望公众协助办理某项具体事务而使用的应用文。

启事可以处理公、私事，不便以通告、公告等公文文种行文时，就采用启事。如招领、寻人、寻物、征订、征文、征房、招工、招聘、迁址、更名、改期、更正、开业、停业等事项。启事不如公告类公文具有较强的约束力和强制性，多具祈求性、商洽性和周知性。标题：常以事由+文种为题，也有直以事由或以文种为题。不能错写成“启示”。

正文：写明启事内容，告诉大家什么事，需要大家帮什么忙，原因、目的、要求等，结尾可写特此启事、此启，或不写。

落款：启事单位、时间，加章。

语言注意：表述要明确、周到，语言要得体，祈求性的启事要真挚有礼，寻物启事要写清特征，而招领启事则要笼统含糊，以便认领核对。寻物启事

3月23日晚8点左右，本人在930路公交车上遗失一个黑色皮质公文包，内有金额为5万的存折一张、公司营业执照一个及其它物品。有拾到者请速与失主联系，失主愿重金酬谢。联系电话先生

2010年3月24日“我心目中的好教师”征文启事今年9月10日是全国第26个教师节，为隆重庆祝教师节，学校决定举办“我心目中的好教师”征文比赛，现将有关事项公告如下：一、参赛对象：本校全体在校生。二、参赛要求：

1.内容要求：请你敞开心扉，畅所欲言。你喜欢怎样的教师，你认为一个“好教师”应该是什么样的。你心目中的好教师，是胸怀理想、充满激情和诗意的；是富有爱心、善解人意的；还是博学多才、思想深刻的；还是关注社会、关注人类命运，有社会责任感的……可以写生活中遇到的，曾经教过你，给你许多关爱，使你从无知变得学有所长的一位教师，也可以是你希望碰到的，虚拟的，你想象中的“理想教师”。

2.形式要求：体裁不限，篇幅在2000字以内。

3.时间要求：10月21日截稿。三、奖项设置：一等奖1名，二等奖3名，三等奖5名。获奖作品将在校报上发表。收稿单位：党委宣传部。联系人：刘浏联系电话：89534001

北京物资学院党委宣传部

2011年9月1日

声明的定义：1.机关、单位、团体对重大事件、重要问题表明立场、观点、态度而发布的一种公文。2.个人对重要事项表明立场、观点、态度的一种告启类文书。

作为公文的声明，一种是政府外交专用的声明，如《外交部声明》，也有两国联合声明，如《中英联合声明》。另一种是机关、企事业单位均可使用的通用声明，如宣布重要证件、支票、公章作废的声明。遗失声明本人不慎于2010年3月11日上午八点在930路车上遗失第二代身份证（号码：420106********3230，姓名：刘浏）。现本人郑重声明：此身份证自即日起作废，一切与该身份证相关的行为及由此造成的法律责任或经济损失，均与本人无关，本人概不负责。

如有单位或个人发现有人持此身份证从事违法活动，请提高警惕以防给您造成损失，并立即拔打110报警。声明人：刘浏

2010年3月12日课堂训练××服装××专卖店于6月18日开业。××是中国驰名商标，服装名牌，由××市服装厂定点生产。6月18日至28日开业期间，全场商品8折优惠。专卖店地址：××市××路××号，电话：×××××××。根据以上材料，写一则开业启事。下面是一则校庆启事。请指出其毛病，并写出修改稿。北京物资学院建校三十周年校庆启事

今年10月2日，将是中国当代名校即我校的建校三十周年校庆日。三十而立，为迎接三十年校庆，校庆筹备委员会恭请全世界凡在北京物资学院学习和工作过的师生员工回母校参加活动，届时我校将以隆重的礼仪热烈欢迎大家。同时学校拟编《北京物资学院院志》、《教师优秀论文集》，请各界校友踊跃支持。

校内将设捐款箱，热烈欢迎海内外校友多多捐款，为母校的发展做出贡献。邮政编码：（略）联系电话：（略）电子信箱：（略）北京物资学院三十年校庆启事

2010年10月2日，北京物资学院将迎来三十周年华诞，届时学校将举行隆重庆典活动。敬请曾在我校学习或工作过的海内外校友亲临运河畔，共庆三十年，并请尽早将个人简历、荣誉、成就和历史照片等函寄或电邮给我校校庆办公室，以便陈列展出和编辑成册。恐有不周，谨以此文代柬，望相互转告。同时诚邀关心和支持我校发展的各界人士莅临庆典活动。通联地址：北京物资学院校庆办公室（北京市通州区富河大街一号）

办公室电话/p>

联系人：刘老师邮编：101149

传真/p>

网址：

邮箱：xiaoqing@第三节条据借条/据收条/据欠条借条今借到校大艺团钢琴壹台，演出服贰拾套。定于2010年3月26日前归还。如有损坏，照价赔偿。此据。外语系学生会经办人：刘浏

2010年3月18日一、什么是计划？计划是预先拟定的行动目标、具体实施事项及相应的实施步骤、方法、措施等，简言之，计划就是预先描述行动的思路或实施方案。二、怎么写计划？计划写作的主要思路（计划的要素）：1.背景和前提（计划的指导思想、目的、依据——为什么做这件事和制定此计划？）2.任务和指标（计划的内容——要做些什么？怎样才算做好？）3.措施和步骤（实施的方法措施——怎样做？实施的时间——什么时间做、谁来做、什么时候做完、分几步做？）这三个部分的内容必须在计划里体现出来，缺一不可，其先后顺序也不能颠倒。第四节计划与总结三、计划的种类一般情况下都可以使用“计划”来标示文种。但计划的内容轻重、期限长短、范围大小不一，写作前必须分清这个计划的内容适合用哪一个具体的计划种类（规划、纲要、设想、要点、方案、安排）来表达，从而确定具体文种，并根据具体内容和文种写作要求进行写作。1.如果是时间较长、范围较广的计划，就要用“规划”2.如果是初步的、不太成熟的计划，就要用“设想”。只是说它更注重“想”，即要有突破和创新。3.如果计划内容是某一项工作，一般用“方案”或“安排”，项目比较复杂者用“方案”，较简单者为“安排”4.若考虑到要给下级执行中留有余地，这“方案”可变成“实施意见”，这“安排”也可变成“安排意见”。5.若只想把这计划摘要加以公布，则可用“要点”来写四、计划与总结的区别与联系写作时机和内容不同：计划制定于事前，是对将来工作的安排；总结形成于事后，是对过去工作的经验与问题的回顾与反思。作用不同：计划一经批准对计划单位有直接的指令、约束作用；总结的作用在于“认识过去，把握现在，指导未来”，只是间接对今后工作产生影响。二者的联系：①总结应以计划为参照系，以计划的各项指标是否完成作为重要的评估标准；而总结又成为下一阶段计划的重要参考。②二者在写作内容上都有具体的时限要求。公务员考试面试试题单位要举行一次歌咏比赛，让你来做，请说说你的计划发出通知，号召大家前来报名；合理安排好歌咏比赛的经费，有关奖品等事宜；布置好比赛场地，作好必要的装饰，体现歌咏比赛的精神；把参赛节目单、比赛程序等提前打印好，人手一份；挑选一个懂得歌咏比赛的主持人、选好评委组成人员简单计划五、总结的含义、特点和作用总结是单位或个人对自己前一阶段一定时期的工作、学习或思想进行回顾和分析研究，从中找出经验或问题，做出有指导性结论的一种应用文体。其特点是：自我性：始终选用第一人称“我”（总结自己的）或“我们”（总结集体的），总结的内容也必须是“我的”或是“我们的”，而且作者必是亲自参与者或指导者。时限性：整个总结的内容范围必在某一个时段有特色：总结内容具体详细，用事实、数据说话

指导性：不记“流水帐”，有选择、有概括、可借鉴作用：认识过去，把握现在，指导未来。

更新教育思想观念加强教改核心地位全面推进本科教育改革

——××大学副校长在大学教学工作会议上的报告（提纲）一、四年来，我校在教学和教学改革方面取得的成绩和经验（一）开展转变教育思想大讨论，确立新形势下的办学思路（二）以教研促教改，努力提高教学质量

……二、我校教学工作存在的问题和面临的形势尽管我们在教育教学方面的探索和改革已经取得了明显成效，但是，长期以来，我们所形成的传统教育思想和人才培养方式并没有得到根本改变……（一）……（二）……三、明确思路，落实教改核心地位，全面推进教学改革（一）继续转变教育思想，用现代教育思想指导教学改革（二）明确教改思路，全面修订本科培养方案（三）加大经费投入，促进教学建设，保证教学持续发展……成绩、问题、今后意见：三大块逻辑结构先主后次顺序先主后次顺序单一事情的全面性总结写法先主后次顺序两年（或一年、三年）来我的大学生活总结

（某学生干部写的个人总结：自己总结自己的）

一、取得的主要成绩（做法、效果）（一）学习目标进一步明确（二）工作能力得到了锻炼（三）道德修养有所提高

二、几点体会（取得成绩的原因）（一）正确的思想是行动的指南（二）只有付出，才能有所收获（三）既讲竞争又讲合作，才能赢得支持

三、存在的问题及原因（一）放松了英语的学习（二）对同学和集体关心不够（三）仍然缺乏自制力和自信心

四、今后努力方向（针对存在问题和形势提出）（一）……学习、工作、道德修养成绩、经验、问题、打算综合事情的全面性总结写法

提纲第五节调查报告（一）调查报告的含义与特点调查报告又叫调查研究报告：调查+研究。主要功能：搜集情况，并通过深入研究，提出见解。定义：调查报告是根据某一特定目的，运用辩证唯物论的观点，对某一事物或某一问题进行深入、细致、周密的调查研究和综合分析后，将这些调查和分析的结果系统、如实地整理成书面文字的一种文体。如考察报告、调研报告及××调查（如“中国农民调查”）等。特点：1.真实性。首要特点，基本要求。尊重客观事实，靠事实说话。严谨的科学态度，认真求实的精神。不仅要充分肯定工作成绩，还要准确反映工作中的问题。真实可靠，对工作具有指导意义。量化、数据化、实证化。

2.针对性。针对一些较为迫切的实际情况，解决某些实际问题。主旨明确，中心突出。明确提出所针对的问题；明确调查这一问题的事实材料；分析问题的症结所在；提出具体可行的建议和对策。3.典型性。事实材料有代表性所揭示的问题带有普遍性。这种典型特点在总结经验和反映典型事件的典型调查中表现的尤为突出。

4.直接调查与间接调查相结合。到现场进行实地考察、访问、勘探，包括发放问卷，查看当地统计报表和公文资料等。查阅与调查内容相关的文献资料，包括查阅公开发表或出版的一二三次文献资料（报纸、电视、杂志、网络）等。5.第三者身份。以第三方视角保持客观。

（二）调查报告的作用及应用领域调查研究是一种工作方法、思想方法；一种科学研究方法。从传播范围、读者角度看，调查报告的应用领域较广：1．权力部门。包括政府机关、企事业、司法部门领导层等。2．舆论部门。包括新闻单位、咨询公司、网站等。3．学术部门。包括科研院所、教育领域等。

（三）调查报告的类型1.描述型调查报告描述基本情况。如《关于我省公路建设情况的调查报告》、《华中理工大学理工科大学生文化素质调查报告》、《大学生膳食调查及建议》等均是。这类报告一般常常在标题上反映出来。2.解释型调查报告。解释因果关系。又分两类：一类是经验型，如《平原绿化的成功探索——江苏省新沂市调查》；一类是问题型，如《关于湖北省7县农民税费负担情况的调查报告》。另外，根据调查的目的不同，还可分为理论研究型、实际建议型两类。前者以学术研究为目的，通过收集、分类、整理资料并提出问题和结论，多发表在学术刊物上或载于学术著作中。后者则根据实际工作需要而写，通过分析研究所得材料并提出建议，为科学预测、决策、制定政策、处理问题等提供参考。根据调查的内容不同，还可分为历史情况型、现实情况型两类。前者系根据需要以历史情况为对象进行调查。可供人们了解某一事物或问题的历史资料和历史真相。后者以正在发生、发展的某些现实生活为对象进行调查。可通过它了解和认识某些事物和问题的客观现实情况，以作为其它认识活动的依据或参考。

（四）调查报告的结构与写法1.标题：调查报告的标题有二种写法：一是采用单标题，如“关于华中理工大学理工科大学生文化素质的调查报告”、“对北京物资学院大学生膳食的调查与建议”、“对嘉兴市农村土地流转制度的调查与思考”。二是采用双标题，即一正一副。如“依托本地资源优势加快海洋经济开发——浙江省嘉兴市海盐县镇域经济调查”、“栽树六年获利六万——瓦房店乡乔密园丰产经验调查”。写得好的标题：北京物资学院学生公寓内部秩序现状调查与分析——以信息学院为例高校女生使用化妆品的品牌调查报告——以北京物资学院为例南山村小城镇建设情况的调查与思考写得不好的标题：外语系学生身体素质现状外语系抓早读促学风戒除网瘾力争上游练习：自己拟定一个要调查的题目。要求：有价值、有条件、有能力。2.描述基本情况调查报告的正文内容和结构安排（描述型）

（1）开头（前言、导语）写法。三项内容：①调查的目的意义，即为何调查该题目？想要从中知道什么？知道了之后有何用处？②调查对象的基本情况，如调查对象的种类、数量、分布、地理位置、气候等自然或社会条件；③调查的基本情况，说明调查的时间、地点、范围、方式方法、参加人员等。（2）主体部分的写法。三种写法：第一种：“三大块逻辑结构”，即：一、主要成绩二、存在问题三、意见与建议这主要是权力部门使用，如《关于山东省公路建设情况的调查报告》。第二种：科技论文结构，即：一、调查地点和方法二、结果与分析三、几点建议这主要是学术领域使用，如《山东省板栗良种考察报告》第三种：并列式结构，如《华中理工大学大学生文化素质调查报告》（提纲）开头：交代为何做这项调查、调查的地点、时间。一、调查方式及调查对象的基本情况。（调查的方式方法、人数、年级、男女比例等）二、阅读专业以外书籍和选修人文社会科学课程一般情况三、掌握文化知识的一般情况（文学、历史、哲学）四、学生掌握艺术知识的现状（乐器、乐谱、剧目）五、学生科学素质的基本情况（知识、思想、方法）六、大学生思想道德观念的现状（爱国、合作、责任感）最后：作者提出几点建议。这也是学术领域经常使用的。第二、三种可以互换。如《华中理工大学大学生文化素质调查报告》（提纲）