证照原件外借管理规定

证照原件外借管理规定一、总则（一）目的依据。为规范证照原件外借行为，防范管理风险，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》等法律法规制定本规定。各单位应严格遵照执行，确保证照原件安全。（二）适用范围。本规定适用于本单位所有证照原件的外借管理，包括但不限于营业执照、组织机构代码证、税务登记证、不动产权证、专利证书、资质证书等具有法律效力的原件。外借行为必须符合法律法规及本规定要求。（三）基本原则。证照原件外借管理遵循“严格审批、统一归口、全程跟踪、及时回收”的原则。任何单位或个人不得擅自外借证照原件，确因工作需要外借的，必须履行审批手续。二、组织机构与职责（一）管理职责划分。本单位设立证照原件管理办公室（以下简称“管理办公室”），负责统筹协调证照原件外借管理工作。各部门负责人对本部门证照原件外借行为负总责，经办人员负直接责任。（二）管理办公室职责。1.制定和完善证照原件外借管理制度；2.负责证照原件的登记、保管、外借审批；3.监督证照原件外借使用情况；4.建立证照原件外借台账；5.定期向单位领导汇报证照原件外借管理情况。（三）部门职责。1.业务部门负责提出证照原件外借申请；2.财务部门负责涉及资金支付的证照原件外借审批；3.法务部门负责证照原件外借的法律合规性审核；4.纪检监察部门负责证照原件外借的监督检查。三、证照原件管理要求（一）证照原件登记。所有证照原件必须建立档案，详细记录证照名称、编号、颁发机关、有效期、保管位置等信息。证照档案应指定专人保管，并设置防盗防火设施。（二）证照原件保管。1.证照原件应存放在专用保险柜内，保险柜钥匙由管理办公室和部门负责人双重保管；2.证照原件存放位置应定期检查，确保安全；3.证照原件使用前必须经管理办公室审核批准。（三）证照原件使用审批。1.证照原件外借必须填写《证照原件外借申请表》，经部门负责人、分管领导、单位领导三级审批；2.涉及重大事项或长期外借的，需经单位领导班子会议研究决定；3.审批过程中发现问题的，应立即退回修改。四、证照原件外借流程（一）申请阶段。1.业务部门填写《证照原件外借申请表》，详细说明外借事由、使用期限、使用单位等信息；2.申请表需经部门负责人签字盖章；3.涉及财务事项的，需附财务部门意见。（二）审批阶段。1.管理办公室审核申请表内容是否完整、合规；2.经审核无误的申请表报分管领导审批；3.分管领导审批通过后，报单位领导最终审批；4.审批过程中需补充材料的，应立即通知申请部门补充。（三）外借阶段。1.审批通过的申请表原件由管理办公室存档，复印件交经办人员；2.经办人员凭申请表复印件到管理办公室领取证照原件；3.管理办公室在证照档案中做好外借记录，注明外借时间、使用人、使用事由等信息。（四）使用阶段。1.证照原件使用必须由两人以上见证；2.使用过程中应妥善保管，防止损坏、遗失；3.使用完毕后应及时归还，不得擅自延长使用期限。（五）回收阶段。1.证照原件使用完毕后，经办人员应立即归还管理办公室；2.管理办公室核对证照原件是否完好无损；3.经办人员填写《证照原件归还确认单》，经管理办公室签字确认后存档；4.管理办公室在证照档案中做好回收记录。五、证照原件特别管理（一）涉密证照管理。1.涉密证照原件必须实行双人双锁保管；2.涉密证照外借需经单位主要领导审批；3.涉密证照外借期间必须全程视频监控；4.涉密证照使用完毕后应立即进行安全检查。（二）长期外借管理。1.证照原件长期外借（超过三个月）的，必须每季度进行一次安全检查；2.长期外借期间应每半年进行一次审批确认；3.长期外借期满后必须立即收回，不得擅自续借。（三）特殊情况管理。1.因诉讼、仲裁等法律程序需要外借证照原件的，应附相关法律文书；2.因重大活动、重要会议需要外借证照原件的，应提供活动方案及审批文件；3.因突发事件需要紧急外借证照原件的，应先口头报告，事后立即补办手续。六、证照原件安全责任（一）管理责任。管理办公室负责人对证照原件管理负总责，应定期组织安全检查，及时消除安全隐患。各部门负责人对本部门证照原件管理负直接责任，应加强员工教育，提高安全意识。（二）使用责任。经办人员对证照原件使用负直接责任，应妥善保管，防止损坏、遗失。见证人对证照原件使用过程负监督责任，应全程跟踪，确保安全。（三）监督责任。纪检监察部门对证照原件外借管理负监督责任，应定期开展专项检查，对违规行为严肃处理。审计部门对证照原件外借财务事项负监督责任，应加强审计监督。七、证照原件损坏遗失处理（一）损坏处理。1.证照原件使用过程中发生轻微损坏的，应立即停止使用，并报管理办公室处理；2.证照原件严重损坏无法使用的，应立即停止使用，并按原规定程序申请补办；3.损坏责任认定由管理办公室组织相关部门进行。（二）遗失处理。1.证照原件使用过程中发生遗失的，应立即停止使用，并启动应急预案；2.遗失后应立即向相关机关报告，并采取必要措施查找；3.遗失责任认定由管理办公室组织相关部门进行；4.对责任人按相关规定进行处理。（三）赔偿处理。1.因故意或重大过失导致证照原件损坏、遗失的，责任人应承担相应赔偿责任；2.赔偿标准由管理办公室制定，报单位领导批准；3.赔偿款项从责任人工资中扣除，无法足额赔偿的，可依法追偿。八、证照原件信息化管理（一）电子化扫描。所有证照原件应进行电子化扫描，建立电子档案，方便查阅和使用。电子档案应存储在安全可靠的存储设备中，并定期备份。（二）数字签名应用。涉及证照原件的电子文件应使用数字签名技术，确保文件真实有效。数字签名应用应遵守国家相关法律法规，确保信息安全。（三）系统管理。1.证照原件信息化管理系统应由专人负责维护；2.系统操作人员应经过专业培训，持证上岗；3.系统数据应定期进行安全检查，防止泄露、篡改。九、监督检查与考核（一）日常检查。管理办公室应定期对各部门证照原件外借管理情况进行检查，发现问题及时纠正。检查内容包括证照原件保管情况、外借审批手续、使用记录等。（二）专项检查。纪检监察部门应定期开展证照原件外借管理专项检查，对违规行为严肃处理。专项检查应覆盖所有部门，重点检查涉密证照、长期外借证照。（三）考核评价。将证照原件外借管理纳入部门绩效考核，考核结果与部门评优、干部任用挂钩。对管理规范的部门予以表彰