食堂商品采购询价制度

PAGE食堂商品采购询价制度一、总则1.目的为了规范公司食堂商品采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证食堂商品质量，特制定本询价制度。2.适用范围本制度适用于公司食堂所有商品的采购询价活动，包括但不限于食品原材料、调料、餐具、日用品等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公平公正。公开透明原则：采购信息、询价过程和结果应及时公开，接受公司内部监督。效益原则：在保证商品质量的前提下，通过询价等方式降低采购成本，提高采购效益。二、询价流程1.采购申请食堂管理部门根据食堂实际需求，填写采购申请表，详细注明采购商品的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，提交至采购部门。2.供应商选择建立供应商库：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等进行评估，筛选出合格的供应商，建立供应商库。确定询价对象：根据采购商品的特点和需求，从供应商库中选择至少三家供应商作为询价对象。对于重要商品或金额较大的采购项目，应适当增加询价对象数量。3.询价文件编制采购部门根据采购申请编制询价文件，询价文件应包括以下内容：询价函：明确询价的目的、范围、要求等。采购商品规格清单：详细列出采购商品的名称、规格、型号、质量标准等。报价要求：规定报价的方式（如含税价、不含税价等）、报价截止时间、报价有效期等。交货要求：明确交货时间、地点、交货方式等。售后服务要求：包括售后服务内容、响应时间、维修期限等。其他要求：如样品提供、验收标准等。4.询价发出采购部门将询价文件以书面或电子形式发送给选定的供应商，确保供应商能够清楚了解询价要求。同时，明确告知供应商询价文件的接收方式和报价截止时间。5.供应商报价供应商在收到询价文件后，应按照要求认真填写报价单，注明商品的价格、交货期、售后服务等内容，并在规定的报价截止时间前将报价单反馈给采购部门。报价单应加盖供应商公章或授权代表签字。6.报价评审采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评审，评审内容包括：价格比较：对比各供应商的报价，分析价格差异原因，评估价格的合理性。质量评估：结合采购商品的质量要求，审查供应商提供的产品质量保证措施和过往业绩等，判断其能否满足质量需求。交货期评估：根据食堂的使用需求，评估供应商的交货期是否能够满足要求，是否具有灵活性。售后服务评估：考察供应商的售后服务承诺和能力，包括维修、更换、技术支持等方面。综合评估：综合考虑以上因素，对各供应商进行综合打分，确定得分最高的供应商为预中标供应商。如出现得分相同的情况，可进一步比较价格、质量等因素，或组织二次询价。7.合同签订采购部门根据报价评审结果，与预中标供应商签订采购合同。合同应明确双方权利义务、商品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容符合询价文件要求和公司利益。合同签订后，及时将合同副本提交至食堂管理部门和财务部门备案。8.采购验收验收准备：食堂管理部门在采购商品到货前，应做好验收准备工作，包括确定验收标准、安排验收人员、准备验收工具等。初步验收：商品到货后，验收人员按照合同要求和验收标准对商品的数量、规格、外观等进行初步验收。如发现问题，应及时与供应商沟通并记录。质量验收：对于需要进行质量检验的商品，由食堂管理部门或委托专业机构按照相关标准进行质量检验。检验合格后方可办理入库手续。验收报告：验收完成后，验收人员应填写验收报告，详细记录验收情况，包括验收结果、存在问题及处理意见等。验收报告经相关人员签字确认后存档。三、询价管理1.询价记录采购部门应建立询价记录档案，对每次询价活动的相关文件、资料进行整理归档，包括采购申请、询价文件、供应商报价单、报价评审记录、合同等。询价记录应妥善保存，以备查阅和审计。2.定期评估采购部门定期对供应商的表现进行评估，评估内容包括商品质量、交货期、价格变化、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.价格监控采购部门应关注市场价格动态，定期收集同类商品的市场价格信息，与供应商报价进行对比分析。如发现价格异常波动，应及时与供应商沟通协商，必要时重新组织询价。4.内部监督公司内部审计部门定期对食堂商品采购询价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、询价文件是否完整、报价评审是否公正、合同签订是否规范等。对于发现的问题，及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。四、供应商管理1.供应商资质审核采购部门在选择供应商时，应对供应商的资质进行严格审核，确保供应商具备合法经营资格。审核内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、食品生产许可证（或食品经营许可证）、产品质量认证等相关证件。2.供应商培训采购部门定期组织供应商培训，向供应商传达公司的采购政策、质量要求、交货期要求等信息，提高供应商对公司需求的理解和配合度。同时，培训供应商关于食品安全、环境保护等方面的法律法规和行业标准，促进供应商规范经营。3.供应商激励与约束公司建立供应商激励机制，对于在商品质量、交货期、价格、售后服务等方面表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、优先合作机会、颁发荣誉证书等。同时，对于违反合同约定