神华采购制度

PAGE神华采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范神华集团（以下简称"集团"）的采购活动，确保采购工作的合法性、规范性、公正性和效益性，保障集团生产经营活动的顺利进行，实现资源的优化配置，降低采购成本，防范采购风险，维护集团利益。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司（以下统称"各单位"）的各类物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化和采购效益的最大化，实现集团资源的有效利用。4.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和外部监督，确保采购过程的透明度。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购各环节的风险防控，确保采购活动的规范有序进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算、供应商选择等事项。3.协调解决采购过程中的重大问题。4.对采购工作进行监督和评价。（二）采购管理部门集团采购管理部门负责统筹管理集团的采购工作，其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.组织实施采购活动，包括采购计划编制、采购文件准备、供应商选择、采购合同签订与执行等。3.建立和维护供应商管理体系，对供应商进行评估、考核和管理。4.协调采购过程中的内部沟通与协作，与各需求部门、财务部门、法务部门等密切配合。5.负责采购数据的统计、分析和报告，为采购决策提供支持。6.监督检查各单位采购制度的执行情况，对违规行为进行纠正和处理。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购工作，其主要职责包括：1.根据生产经营需要，准确、及时地提出采购申请，明确采购物资、工程或服务的规格、数量、质量要求、交货期等。2.参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和商务需求。3.协助采购管理部门进行供应商考察、谈判等工作。4.负责采购物资、工程或服务的验收工作，并及时反馈使用过程中的问题。（四）其他相关部门1.财务部门：负责审核采购预算、采购合同付款条款等，监督采购资金的支付和使用，确保资金安全和合规。2.法务部门：负责审查采购合同的合法性、合规性，提供法律咨询和风险防控建议，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应根据年度生产经营计划、项目进度安排等，结合库存情况，提前编制采购计划。采购计划应明确采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划应按照规定的格式和流程进行编制，并提交至采购管理部门。采购管理部门对各需求部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合集团采购战略和资源状况，编制集团年度采购计划。3.年度采购计划应报采购决策委员会审批后实施。在执行过程中，如因生产经营情况发生变化需要调整采购计划，各需求部门应及时提出申请，经采购管理部门审核后报采购决策委员会批准。（二）采购计划的执行与监控1.采购管理部门根据批准的采购计划，制定具体的采购实施方案，明确采购方式、采购时间节点、责任人等，并组织实施采购活动。2.采购管理部门应建立采购计划执行监控机制，定期对采购计划的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决执行过程中出现的问题。如发现采购计划执行偏差较大，应及时采取措施进行调整，确保采购任务按时完成。3.各需求部门应配合采购管理部门做好采购计划的执行工作，及时提供相关信息和资料，协助解决采购过程中的问题。四、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资采购、工程采购和服务采购项目。招标采购应按照国家有关法律法规和集团招标管理规定进行，通过公开招标、邀请招标等方式选择供应商。2.竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判采购应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。3.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价采购应向多家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应按照规定的程序进行审批，并与供应商协商确定采购价格和合同条款。（二）采购程序1.采购申请：各需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货期、预算金额等内容，并提交至采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请表进行初审，审核采购需求的合理性、合规性以及采购预算的准确性等。初审通过后，报相关领导审批。对于重大采购项目，需报采购决策委员会审批。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购审批结果，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标采购适用）、询价通知书（询价采购适用）、谈判文件（竞争性谈判采购适用）、单一来源采购申请及审批表（单一来源采购适用）等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。4.供应商选择：采购管理部门通过发布采购公告、邀请供应商、资格审查等方式，选择符合要求的供应商参与采购活动。对于招标采购项目，应按照规定的程序组织开标、评标，确定中标供应商；对于竞争性谈判采购项目，应与谈判供应商进行谈判，确定成交供应商；对于询价采购项目，应根据询价结果确定成交供应商；对于单一来源采购项目，应按照规定的程序进行审批，并与供应商协商确定采购价格和合同条款。5.采购合同签订：采购管理部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量标准、交货期、价格、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容合法、合规、完整、明确。采购合同签订前，应经法务部门审查和财务部门审核。6.采购合同执行与验收：采购合同签订后，采购管理部门应跟踪合同执行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。各需求部门负责采购物资、工程或服务的验收工作，验收合格后出具验收报告。采购管理部门应根据验收报告和合同约定，办理采购款项支付手续。五、供应商管理（一）供应商准入管理1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等条件。2.供应商准入申请应提交相关证明材料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等。采购管理部门对供应商准入申请进行审核，必要时可进行实地考察。3.经审核符合准入标准的供应商，纳入集团供应商名录，并在集团内部采购平台上公布。（二）供应商评估与考核1.建立供应商评估体系，定期对供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面进行评估。评估方式可包括定期评价、不定期抽查、用户反馈等。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，可给予一定的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。3.建立供应商考核机制，对供应商的年度表现进行综合考核。考核结果作为供应商续期合作、调整采购份额、暂停或终止合作关系的重要依据。（三）供应商动态管理1.采购管理部门应定期收集供应商的信息，包括企业经营状况、产品质量变化、市场价格波动等，及时更新供应商档案。2.对于出现重大质量问题、交货延迟、违反合同约定等情况的供应商，采购管理部门应及时采取措施，如暂停采购、要求整改、扣除保证金等，并根据情节轻重决定是否终止合作关系。3.鼓励供应商积极改进产品质量、提高服务水平，对于表现优秀的供应商，采购管理部门应给予表彰和奖励，并在采购活动中给予优先考虑。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，合理预测市场价格走势，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场价格波动风险。2.质量风险应对：加强对采购物资、工程或服务的质量检验和验收，要求供应商提供质量保证承诺，建立质量追溯机制，对出现质量问题的供应商进行严肃处理。3.供应商风险应对：严格供应商准入管理，加强对供应商的评估和考核，建立供应商风险预警机制，及时发现和处理供应商风险。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格合同审批流程，明确合同条款，加强合同执行过程的监督和检查，及时处理合同纠纷。5.法律风险应对：加强对采购法律法规的学习和培训，提高法律意识。采购合同签订前，应经法务部门审查，确保合同合法合规。在采购过程中，如遇到法律问题，及时咨询法务部门，依法维护集团权益。七、采购监督与审计（一）内部监督1.集团内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购管理部门应建立内部监督机制，加强对采购各环节的自我监督和检查，及时发现和纠正采购过程中的违规行为。