甘肃省会计档案管理制度

PAGE甘肃省会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强甘肃省会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为全省经济社会发展服务，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于甘肃省行政区域内的国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称各单位）的会计档案管理。（三）定义本制度所称会计档案，是指各单位在进行会计核算等过程中接收或形成记录和反映单位经济业务事项具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则甘肃省财政部门负责全省会计档案管理工作的指导、监督和检查。各单位负责本单位会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，并接受同级财政部门和档案行政管理部门的监督和指导。2.依法依规原则会计档案管理应当严格遵守国家有关法律法规和本制度的规定，确保会计档案的真实、完整、安全和有效利用。3.便于利用原则各单位应当按照便于查阅、方便利用的要求，对会计档案进行科学分类、整理和保管，建立健全会计档案查阅、复制登记制度，为单位内部管理和社会经济发展提供服务。二、会计档案的归档范围（一）会计凭证1.原始凭证，包括外来原始凭证和自制原始凭证，如发票、收据、领料单、报销单等。2.记账凭证，包括收款凭证、付款凭证和转账凭证等。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目设置，全面记录单位经济业务的总括情况。2.明细账，按照明细科目设置，详细记录各类经济业务的具体情况。3.日记账，包括现金日记账和银行存款日记账，序时记录现金和银行存款的收支情况。4.固定资产卡片，记录固定资产的详细信息，包括名称、型号、规格、购置日期、原值、折旧等。5.辅助账簿，如备查账簿、项目核算账簿等，用于补充记录某些特定经济业务或事项。（三）财务会计报告1.月度、季度、半年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表及相关附表、附注等。2.年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及相关附表、附注、财务情况说明书等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异，调整未达账项。2.银行对账单，反映单位银行账户的收支明细情况。3.纳税申报表，记录单位应纳税额及缴纳情况。4.会计档案移交清册，记录会计档案的交接情况。5.会计档案保管清册，详细记录会计档案的保管情况。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁的相关信息。7.其他具有保存价值的会计资料，如会计电算化数据备份、财务数据统计分析报告等。三、会计档案的整理（一）分类标准1.会计凭证按照时间顺序，分年度按月装订成册，并编写记账凭证序号。2.会计账簿按照总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿的顺序进行排列。3.财务会计报告按照月度、季度、半年度、年度的顺序整理，分别装订成册。4.其他会计资料按照类别进行整理，同类资料按照时间顺序排列。（二）编号规则1.会计凭证编号：年度+月份+序号，如20XX年X月第X号。2.会计账簿编号：总账为1，明细账为2，日记账为3，固定资产卡片为4，辅助账簿为5，按照顺序依次编号。3.财务会计报告编号：年度+报告类型，如20XX年年度财务会计报告为1，20XX年X月月度财务会计报告为2。4.其他会计资料编号：按照类别设置编号规则，如银行存款余额调节表为61，银行对账单为62等。（三）装订要求1.会计凭证应使用统一规格的凭证封面和封底，装订应牢固、整齐，不得有压字、掉页等现象。2.会计账簿应使用账簿封面，装订应平整、牢固，账页不得有缺页、跳行等情况。3.财务会计报告应使用报告封面，装订应整齐、美观，报告内容应完整无缺。4.其他会计资料应根据资料的性质和数量，采用适当的装订方式，确保资料的完整性和安全性。（四）编目要求1.编制会计档案目录，目录应包括档案类别、编号、名称、日期、保管期限等内容。2.会计档案目录应一式两份，一份随会计档案装订成册，另一份单独保存，以便查阅。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告保管期限为：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料保管期限为：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管地点1.各单位应当根据会计档案的数量和实际情况，设置专门的会计档案保管库房，确保会计档案的安全保管。2.会计档案保管库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠、防磁等条件，配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，按照编号顺序排列，便于查找和利用。2.对电子会计档案，应当进行双备份，存储在不同的存储介质上，并异地存放。3.定期对会计档案进行检查和核对，确保会计档案的完整和安全。如发现会计档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。4.会计档案保管人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露会计档案的内容。五、会计档案的利用（一）查阅权限1.本单位内部人员查阅会计档案，需经会计主管人员批准，并办理查阅登记手续。2.外单位因工作需要查阅会计档案，需持有单位介绍信，并经本单位负责人批准，方可查阅。查阅时，应指定专人负责陪同，并办理查阅登记手续。3.司法机关、审计机关等依法查阅会计档案，应按照有关法律、法规的规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅登记表应由查阅人员和会计档案保管人员签字确认。3.查阅会计档案时，应在指定地点进行，不得将会计档案携带出保管库房。如需复印或复制会计档案，应经会计档案保管人员同意，并在复印件或复制件上加盖单位公章。（三）利用限制1.查阅会计档案时，不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。2.未经本单位负责人批准，不得将会计档案提供给其他单位或个人查阅、复制。3.涉及国家机密和商业秘密的会计档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，防止泄密事件的发生。六、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.各单位应当成立会计档案鉴定工作小组，由单位负责人牵头，会计、审计、档案等部门人员组成。2.会计档案鉴定工作小组负责对保管期满的会计档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。2.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（三）销毁程序1.会计档案鉴定工作小组对保管期满的会计档案进行鉴定后，编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。（四）销毁记录1.会计档案销毁清册应永久保存。2.对会计档案销毁过程中涉及的相关文件、资料等，应妥善保管，以备查阅。七、监督检查（一）监督检查主体1.甘肃省财政部门负责对全省各单位会计档案管理工作进行监督检查。各单位应接受财政部门依法实施的监督检查，如实提供会计档案管理工作的有关情况和资料。2.档案行政管理部门负责对各单位会计档案管理工作进行指导、监督和检查，依法查处会计档案管理工作中的违法行为。（二）监督检查内容1.会计档案的归档范围是否符合本制度规定。2.会计档案的整理是否规范，编号是否准确，装订是否牢固。3.会计档案的保管是否安全，保管期限是否符合规定，保管地点是否符合要求。4.会计档案的利用是否符合规定，查阅登记手续是否齐全。5.会计档案的鉴定与销毁是否按照程序进行，销毁清册是否完整。（三）处罚措施1.对违反本制度规定管理会计档案的单位和个人，由财政部门或档案行政管理部门责令限期改正，并按照有关法律法规的规定予以处罚。2.对因保管不善等原因造成会计档案损坏、丢失的单位和个人，应依法追究其责任。3.对在会计档案管理工作中玩忽职守、徇私舞弊的单位和个人，应依法给予行政处分；构成犯罪依法追究刑事责任。八、附则（一）解释权本制度由甘肃省财政部门负责解释权