档案工作九项制度

PAGE档案工作九项制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案工作九项制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.系统性原则按照档案的形成规律和特点，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系和系统性。5.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案管理人员职责（一）综合管理部门档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司档案管理制度，制定档案工作计划并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计和利用公司档案，确保档案的安全和完整。3.指导公司各部门档案工作，对部门档案管理人员进行业务培训，监督检查部门档案管理情况。4.负责档案信息化建设，建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和资源共享。5.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，对档案的形成、积累和整理进行全程跟踪指导。6.定期对公司档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作。7.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司各项工作提供档案信息服务。（二）部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保部门档案的完整和准确。2.按照公司档案管理制度的要求，对本部门形成的各类文件材料进行分类整理，编制档案目录，定期向综合管理部门移交档案。3.协助综合管理部门开展档案利用工作，提供本部门有关档案资料，为公司各项工作提供支持。4.负责本部门档案的安全保密工作，对涉及公司秘密的档案严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.接受综合管理部门的业务指导和监督检查，积极参加公司组织的档案业务培训，提高档案管理水平。三、档案收集制度（一）收集范围1.公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于：行政管理文件，如公司文件、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。业务管理文件，如合同协议、项目文件、市场调研报告、客户资料等。财务管理文件，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。人力资源管理文件，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。技术管理文件，如科研项目文件、技术标准、专利文件、产品设计图纸等。企业文化建设文件，如企业宣传资料、活动记录、荣誉证书等。2.公司员工在工作中形成的与公司业务相关的个人文件材料，如工作笔记、调研报告、技术总结等，经整理后可纳入公司档案管理。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.档案收集人员应熟悉公司档案收集范围和要求，按照规定的时间和程序进行收集，不得遗漏重要文件材料。3.对收集到的文件材料，应进行初步审核，确保文件内容真实、格式规范、签字盖章齐全。4.对于重要文件材料或涉及多个部门的文件材料，相关部门应协同配合，共同做好收集工作。（三）收集时间1.公司各部门应在每年年底前，将本年度形成的各类文件材料整理完毕，移交综合管理部门。2.对于专项工作或重大项目形成的文件材料，应在项目结束后一个月内，由项目负责人组织整理并移交综合管理部门。3.公司员工离职时，应将个人保管的与公司业务相关的文件材料全部移交所在部门档案管理人员。四、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案的类别和保管期限进行分类整理，确保档案分类科学、合理。3.整理后的档案应达到整齐、规范、美观的要求，便于查找和利用。（二）分类方法1.公司档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。年度：按照文件材料形成的年度进行划分。机构（问题）：根据公司内部机构设置或业务职能，将档案分为行政管理、业务管理、财务管理、人力资源管理、技术管理、企业文化建设等类别。保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。2.对于一些特殊类型档案，可根据实际情况采用其他分类方法，但应保持分类的科学性和系统性。（三）整理步骤1.装订：对纸质文件材料进行装订，去除金属物，确保文件整齐牢固。2.分类：按照分类方法对文件材料进行分类，将同一类别的文件材料放在一起。3.编号：对每一份档案编制唯一的档号，档号应体现档案的分类信息和排列顺序。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于查找和利用。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。五、档案保管制度（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，并定期进行检查和维护。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案盒进行装盒保管，档案盒应具备一定的强度和耐久性，能够有效保护档案。2.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。档案架应按照档案类别和保管期限进行分区存放，标识清晰。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对字迹模糊或易退变的档案应采取有效的保护措施。3.严格遵守档案借阅制度，对借出的档案要及时催还，确保档案按时归还。4.对电子档案应进行备份存储，定期对电子档案进行检查和维护，防止电子档案数据丢失或损坏。5.按照国家有关规定，定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，经批准后进行销毁处理。六、档案借阅制度（一）借阅范围1.公司员工因工作需要，可借阅与其工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司综合管理部门负责人批准，并办理相关借阅手续。（二）借阅手续1.公司员工借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部门档案管理人员办理借阅手续。2.外单位查阅公司档案，需出具单位介绍信，注明查阅档案的内容、范围、目的等信息，经公司综合管理部门负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅，并做好查阅记录。3.档案管理人员应对借阅申请进行审核，对符合借阅条件的档案，应及时办理借阅手续，并向借阅人提供档案资料。（三）借阅期限1.公司员工借阅档案的期限一般不得超过两周，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.外单位查阅公司档案的期限根据查阅内容和范围确定，一般不得超过三天，如需延长查阅期限，须重新办理审批手续。（四）借阅要求1.借阅人应爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.借阅人不得将档案转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意。3.借阅人应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理人员说明情况，并办理续借手续。4.档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、档案保密制度（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密、人事秘密等重要信息的档案。这些秘密信息包括但不限于公司产品配方、生产工艺、客户名单、销售渠道、财务数据、员工薪酬等。2.公司内部尚未公开的重要决策、会议记录、文件等档案。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密规定，对涉及公司秘密的档案进行单独存放，并采取加密存储、限制访问等措施，确保档案信息安全。2.对档案库房设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管钥匙和密码，不得随意泄露。3.在档案利用过程中，严格控制查阅范围，对涉及公司秘密的档案，应限定查阅人员，并要求查阅人员签署保密承诺书。4.禁止通过互联网、电子邮件等方式传输涉及公司秘密的档案信息。如需传输，应采用加密传输或其他安全可靠的方式。5.定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时整改。对违反档案保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。（三）保密教育1.公司应定期组织员工进行档案保密教育，提高员工的保密意识和责任感。2.在新员工入职培训中，应将档案保密知识作为重要内容进行培训，使新员工了解公司档案保密制度和要求。3.对涉及档案管理工作的人员，应进行专门的保密培训，使其熟悉档案保密工作流程和方法，掌握保密技能。八、档案鉴定制度（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、各部门负责人代表等。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.对反映公司主要职能活动、历史发展、重大事件等具有重要参考价值的档案，应予以永久保存。3.对在一定时期内具有查考利用价值的档案，可确定为长期或短期保存。4.对已失去保存价值的档案，如重复文件、无关文件、过期文件等，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理人员按照档案保管期限的划分标准，对到期档案进行初步筛选，提出拟鉴定档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟鉴定档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.对确定销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，经公司领导批准后，由档案管理人员组织实施销毁工作。4.对确定继续保存的档案，