政府采购澄清制度

PAGE政府采购澄清制度一、总则（一）目的为了规范政府采购活动中的澄清程序，确保采购活动的公平、公正、公开，提高采购效率，保护政府采购活动当事人的合法权益，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于在中华人民共和国境内进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：澄清活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策的规定，不得违反法律强制性要求。2.公平公正原则：对待所有参与政府采购活动的供应商一视同仁，确保澄清过程中各方权利义务对等，不偏袒任何一方。3.及时高效原则：在保证澄清质量的前提下，尽可能缩短澄清时间，提高采购效率，避免因澄清延误导致采购活动停滞。4.书面记录原则：所有澄清事项均应以书面形式记录，确保过程可追溯，责任可明确。二、澄清的定义与范围（一）定义政府采购中的澄清是指在采购文件发出后，采购人或采购代理机构对采购文件中的表述不清晰、含义不明确、技术规格存在歧义等问题，或者供应商对采购文件提出疑问后，采购人或采购代理机构作出的解释、说明和答复。（二）范围1.采购文件内容采购需求的描述，如技术规格、性能要求、服务标准等方面的表述不清楚、不准确或存在多种理解的情况。采购文件中关于资格条件、评审标准、采购程序等条款的含义不明确之处。采购文件中涉及的商务条款，如交货时间、地点、付款方式等存在疑问的部分。2.供应商疑问供应商在获取采购文件后，对采购文件的任何内容有疑问，包括但不限于上述采购文件内容方面的疑问，均可向采购人或采购代理机构提出，采购人或采购代理机构应就该疑问进行澄清。三、澄清的发起（一）采购人或采购代理机构发起1.在采购文件发出后，采购人或采购代理机构发现采购文件存在需要澄清的问题时，应主动发起澄清。2.发起澄清前，采购人或采购代理机构应进行内部审核，确保澄清内容准确、合理，不影响采购活动的公正性和合法性。审核内容包括：澄清问题的来源及准确性，核实是否确实存在需要澄清的情况。澄清内容对采购需求、评审标准等关键要素的影响程度，评估是否会改变采购项目的实质性要求。澄清内容是否符合法律法规和行业标准的规定，避免出现违法违规或不合理的要求。3.经审核通过后，采购人或采购代理机构应及时以书面形式向所有已获取采购文件的供应商发出澄清通知。澄清通知应明确指出澄清的事项、澄清的内容以及对采购文件的修改情况，并告知供应商应在规定的时间内作出响应。（二）供应商发起1.供应商在获取采购文件后，若对采购文件的内容有疑问，应在规定的时间内以书面形式向采购人或采购代理机构提出疑问。疑问应清晰说明问题所在，并提供相关依据或背景信息，以便采购人或采购代理机构准确理解问题并作出答复。2.供应商提出疑问的时间应符合采购文件规定的要求。一般情况下，采购文件会明确规定供应商提出疑问的截止时间，供应商应在此时间内提交疑问，逾期提出的疑问采购人或采购代理机构可不予受理。3.采购人或采购代理机构收到供应商的疑问后，应进行登记，并及时对疑问进行分析和研究，判断是否需要进行澄清。对于属于澄清范围的疑问，应按照本制度的规定进行澄清处理。四、澄清的程序（一）接收与登记1.采购人或采购代理机构在收到供应商的疑问后，应立即进行接收登记。登记内容包括供应商名称、疑问提出时间、疑问内容、联系方式等信息，确保对每个疑问都有详细记录，便于后续跟踪和处理。2.对于采购人或采购代理机构发起的澄清，也应进行相应的登记，记录澄清事项的发起原因、澄清内容、预计发布时间等信息。（二）分析与研究1.采购人或采购代理机构收到疑问后，应组织相关人员对疑问进行分析和研究。分析人员应具备相应的专业知识和采购经验，能够准确理解采购文件的要求和供应商的疑问。2.在分析过程中，应重点关注疑问对采购项目的影响程度，判断是否需要对采购文件进行实质性修改。对于仅涉及表述不清晰或含义不明确的问题，应通过澄清进行明确解释；对于可能影响采购项目实质性要求的问题，应谨慎对待，充分评估其合理性和必要性。3.分析人员应查阅相关法律法规、行业标准以及采购项目的背景资料，确保澄清内容符合要求。同时，应与采购人进行沟通，了解采购项目的实际需求和特殊要求，以便作出准确的判断。（三）澄清文件编制1.根据分析研究的结果，采购人或采购代理机构应编制澄清文件。澄清文件应针对供应商的疑问，清晰、准确地作出答复，并对采购文件中需要澄清的内容进行修改和完善。2.澄清文件的内容应简洁明了，避免使用模糊或歧义性的语言。答复应具有针对性，直接回答供应商的疑问，不得回避问题或答非所问。同时，应确保澄清文件与采购文件的其他条款相互协调，不产生矛盾或冲突。3.在编制澄清文件时，应注意对采购文件的修改应符合法律法规的规定，不得擅自改变采购项目的实质性要求。对于涉及采购需求、评审标准等关键内容的修改，应进行充分论证，并报相关部门或领导审批。（四）澄清文件发布1.澄清文件编制完成并经审核通过后，采购人或采购代理机构应及时以书面形式向所有已获取采购文件的供应商发出澄清通知。澄清通知应包括澄清文件的内容、发布时间以及对供应商响应的要求等信息。2.澄清通知可以通过多种方式送达供应商，如邮寄、电子邮件、采购平台发布等。采用邮寄方式应确保供应商能够及时收到；采用电子邮件方式应确认供应商的邮箱地址准确无误，并保留发送记录；采用采购平台发布应在平台上进行显著标识，提醒供应商及时查看。3.澄清通知发出后，采购人或采购代理机构应及时跟踪供应商的接收情况，确保所有供应商都能获取到澄清文件。对于因特殊原因未能及时收到澄清文件的供应商，采购人或采购代理机构应采取适当措施，如再次发送通知或提供获取澄清文件的途径，保证供应商的知情权。（五）供应商响应1.供应商收到澄清文件后，应在规定的时间内对澄清文件进行响应。响应时间应在澄清通知中明确规定，一般应根据采购项目的实际情况合理确定，确保供应商有足够的时间进行研究和准备。2.供应商的响应应以书面形式提交，响应内容应针对澄清文件的内容进行确认或提出进一步的疑问。若供应商对澄清文件无异议，应明确表示同意；若供应商对澄清文件仍有疑问或不同意见，应详细说明理由和依据，并提供相关证据材料。3.供应商的响应应加盖单位公章，并由法定代表人或授权代表签字确认。响应文件应按照澄清通知的要求进行密封，并在规定的时间内送达采购人或采购代理机构指定的地点。（六）二次澄清1.如果采购人或采购代理机构对供应商的响应仍有疑问或需要进一步沟通，可在规定的时间内发起二次澄清。二次澄清的程序与首次澄清相同，应明确指出需要进一步澄清的问题，并要求供应商在规定的时间内再次作出响应。2.二次澄清的次数应根据采购项目的实际情况合理控制，避免因多次澄清导致采购活动延误或成本增加。一般情况下，二次澄清后供应商仍有疑问或采购人或采购代理机构仍有需要进一步明确的问题，应通过其他方式进行沟通解决，如组织现场答疑会、电话沟通等。五、澄清的记录与存档（一）记录要求1.采购人或采购代理机构应建立完善的澄清记录制度，对澄清过程中的所有文件和信息进行详细记录。记录内容应包括澄清事项的发起时间、发起原因、疑问内容、供应商名称、澄清文件编制过程、发布时间、供应商响应情况以及二次澄清情况等。2.澄清记录应采用书面形式，确保记录内容真实、准确、完整。记录可以采用纸质文档或电子文档的形式保存，电子文档应进行加密存储，并定期进行备份，防止数据丢失或损坏。3.在记录过程中，应注意对相关文件和资料的编号和索引，便于查询和管理。同时，应注明记录人员和审核人员的姓名，确保记录的责任可追溯。（二）存档管理1.澄清记录应作为政府采购项目档案的重要组成部分进行存档管理。存档期限应按照国家有关规定执行，一般情况下，政府采购项目档案应保存至少十五年。2.存档的澄清记录应按照项目进行分类整理，建立清晰的档案目录，便于查阅和检索。档案目录应包括项目名称、采购文件编号、澄清记录日期、记录内容摘要等信息，确保能够快速准确地找到所需的澄清记录。3.对于涉及政府采购投诉、举报等案件的澄清记录，应按照相关法律法规的要求进行特殊保管，以备后续调查和处理使用。同时，应建立严格的借阅制度，限制无关人员查阅和使用存档的澄清记录，确保记录的保密性和安全性。六、监督与检查（一）内部监督1.采购人或采购代理机构应建立内部监督机制，对澄清制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。内部监督部门应独立于澄清工作的执行部门，确保监督的公正性和客观性。2.内部监督检查的内容包括澄清程序的执行情况、澄清文件的编制质量、供应商响应的处理情况以及澄清记录的存档管理等方面。检查过程中，应查阅相关文件和记录，与相关人员进行沟通，核实澄清工作是否符合本制度的规定和要求。3.对于内部监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反本制度规定的行为，应按照单位内部的管理制度进行严肃处理，追究相关人员的责任。（二）外部监督1.政府采购监管部门应加强对政府采购澄清活动的监督检查，定期对采购人或采购代理机构的澄清工作进行抽查，确保澄清活动依法依规进行。2.监管部门在监督检查过程中，有权查阅采购项目的澄清记录、采购文件、供应商响应文件等相关资料，对发现的问题可责令采购人或采购代理机构限期整改，并依法依规追究相关责任人员的责任。3.供应商有权对政府采购澄清活动进行监督，如发现采购人或采购代理机构在澄清过程中存在违法违规行为，可向政府采购监管部门投诉举报。监管部门应及时受理供应商的投诉举报，并按照规定进行调查处理。七、法律责任（一）采购人或采购代理机构责任1.采购人或采购代理机构在澄清活动中违反法律法规和本制度规定应承担相应的法律责任。如因澄清文件编制错误、发布延误等原因给供应商造成损失应依法予以赔偿。2.对于采购人或采购代理机构故意隐瞒或歪曲事实、提供虚假澄清信息等行为，导致采购活动不公平、不公正政府采购监管部门可责令其改正，并视情节轻重给予警告、罚款等处罚；情节严重可禁止其在一定期限内参加政府采购活动。3.采购人或采购代理机构的工作人员在澄清活动中存在违法违规行为依法给予处分；构成犯罪依法追究刑事责任。（二）供应商责任1.供应商在提出疑问或响应澄清过程中提供虚假信息、恶意质疑等行为，采购人或采购代理机构有权不予受理，并可将其不良行为记录在