常德采购制度

PAGE常德采购制度一、总则（一）目的为了规范常德公司的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于常德公司及所属各部门、各分支机构的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受公司内部和外部的监督。4.效益原则：在保证采购质量和满足需求的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议和决策重大采购项目，制定采购战略和政策。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购执行部门，负责具体的采购业务操作。采购部应根据公司需求，制定采购计划，组织采购活动，与供应商进行谈判、签约、验收等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供详细的采购要求和技术规格，参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务核算，监督采购资金的使用情况。3.审计部门：对采购活动进行审计监督,检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购审批1.采购部收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于金额较小的采购项目，由采购部经理审批；对于金额较大的采购项目，采购部应提交采购决策委员会审议批准。（三）采购计划制定1.采购部根据审批通过的采购申请，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、供应商选择标准等内容。2.采购计划经采购部经理审核后，报公司分管领导批准。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求和供应商选择标准，从数据库中筛选出潜在供应商，并进行实地考察或资质审核。2.供应商评估：采购部组织相关部门对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，确定合格供应商名单。3.供应商合作：采购部与合格供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。在合作过程中，采购部应定期对供应商进行评价和考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时进行调整或淘汰。（五）采购实施1.采购方式选择：根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。2.采购文件编制：采购部根据采购方式和采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件、采购合同等。3.采购谈判与签约：采购部组织与供应商进行谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商。谈判达成一致后，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。（六）采购验收1.采购物品到货前，采购部应通知需求部门和相关人员做好验收准备工作。2.采购物品到货后，由需求部门和相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、质量、性能等方面。3.验收合格后，需求部门填写《采购验收单》，经相关人员签字确认后，提交至采购部。采购部根据验收结果办理付款手续。（七）采购付款1.采购部根据采购合同和验收单，填写《付款申请表》，附上相关凭证，提交至财务部门。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，核实采购业务的真实性、合法性和准确性。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和采购数量，采取套期保值等措施降低市场风险。2.供应商风险应对：加强对供应商的管理和评估，建立供应商风险预警机制，及时发现和解决供应商出现的问题，降低供应商风险。3.质量风险应对：严格把控采购质量关，加强采购验收工作，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对出现质量问题的供应商进行严肃处理。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、有效性和可操作性。在合同执行过程中，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时协商解决。5.付款风险应对：加强财务审核和监督，严格按照合同约定办理付款手续，防范付款风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受公司内部的监督和检查。（二）外部监督1.公司采购活动应接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督和检查。