对采购请款制度

PAGE对采购请款制度一、总则（一）目的为规范公司采购请款流程，加强采购资金管理，确保采购活动的顺利进行，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目的请款申请与支付管理，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购请款活动合法合规。2.准确性原则：请款信息必须真实、准确、完整，与采购合同及实际采购情况相符。3.及时性原则：按照合同约定和公司财务规定及时办理请款手续，确保供应商款项及时支付，维护公司良好信誉。4.审批性原则：所有采购请款必须经过规定的审批流程，未经审批不得支付。二、采购请款流程（一）请款申请1.采购部门在完成采购合同签订且货物验收合格或服务履行完毕后，应及时填写《采购请款申请表》。申请表应详细注明采购项目名称、合同编号、请款金额、请款事由、供应商名称及账号等信息。2.附上采购合同副本、验收报告（如有）、发票等相关证明文件。发票应符合国家税务规定，内容真实、准确，与采购项目一致。（二）部门审核1.采购部门负责人审核：对请款申请的真实性、合理性进行审核，确认采购事项已按合同要求完成，相关证明文件齐全。审核通过后在申请表上签字。2.财务部门审核：核对请款金额与合同约定是否一致，发票金额、税率等信息是否正确。检查请款手续是否完备，相关文件是否齐全合规。确认公司资金状况是否允许支付该笔款项。审核无误后在申请表上签字并注明审核意见。（三）审批流程1.一般采购项目：请款金额在[X]元以下由采购部门负责人、财务部门负责人审核后，报分管采购的副总经理审批。2.重大采购项目：请款金额在[X]元以上除上述审核环节外须经总经理审批。总经理应综合考虑采购项目的必要性、资金安排等因素进行审批。（四）款项支付1.经审批通过的请款申请，由财务部门按照公司资金支付流程办理付款手续。2.对于符合银行转账条件原则上采用银行转账方式支付给供应商。如因特殊情况需要采用现金支付或其他支付方式须经财务部门负责人特别批准。3.财务部门在支付款项后应及时登记入账，并将付款凭证妥善保管，作为财务核算的依据。同时，应定期与供应商核对付款情况，确保账目清晰。三、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在采购项目实施前与供应商签订详细、明确的采购合同。合同应包括采购标的、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等主要条款。2.合同签订前，采购部门应将合同草案提交法律合规部门进行审核，确保合同符合法律法规要求，保护公司合法权益。法律合规部门应重点审查合同条款的合法性、完整性、风险防范性等，并出具审核意见。3.经审核通过的合同，由公司法定代表人或授权代表签字盖章后生效。合同签订后，采购部门应及时将合同副本交财务部门备案，作为请款及付款的依据。（二）合同执行跟踪1.采购部门负责合同执行的跟踪管理工作，及时掌握供应商的交货情况、服务履行进度等。如发现供应商有违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施并向相关部门报告。2.对于合同执行过程中的变更事项，如采购数量调整、交货时间变更、价格变动等，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议签订后应及时交财务部门备案。（三）合同归档采购合同履行完毕后，采购部门应将合同原件及相关资料整理归档。归档资料应包括合同文本、补充协议、验收报告、发票、付款凭证等。合同档案应妥善保管，以备查阅。四、验收管理（一）验收标准1.采购货物的验收应按照合同约定的质量标准进行。如合同未明确约定应参照国家相关标准或行业通用标准执行。2.对于服务采购项目，应根据服务合同要求及相关服务规范进行验收评估，重点关注服务质量、服务期限、服务效果等方面。（二）验收流程1.到货验收：采购货物到货前，采购部门应通知相关验收人员做好验收准备工作。货物到货时，验收人员应按照验收标准对货物的数量、规格、型号、外观等进行检查，并填写《采购货物验收单》。2.安装调试及试运行验收（如有）：对于需要安装调试或试运行的设备等采购项目，在到货验收合格后，由供应商进行安装调试或试运行。验收人员应在安装调试或试运行完成后，对设备运行情况、性能指标等进行测试和评估，并填写相应的验收报告。3.最终验收：验收人员完成各项验收工作后，应出具最终的验收报告。验收报告应明确验收结论，如验收合格或不合格。对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物/服务，直至验收合格为止。（三）验收责任1.验收人员应严格履行验收职责，对验收结果负责。如因验收人员疏忽或故意隐瞒问题导致不合格货物/服务进入公司，给公司造成损失验收人员应承担相应责任。2.采购部门应督促验收人员按时完成验收工作，并对验收过程进行监督和协调。对于验收过程中出现的争议或问题，采购部门应积极与供应商及相关部门沟通解决，确保验收工作顺利进行。五、发票管理（一）发票要求1.供应商提供的发票必须是合法有效的税务发票，发票内容应与采购项目一致，包括货物名称、规格型号、数量、单价、金额、税率等信息准确无误。2.发票应加盖供应商发票专用章，且印章清晰、完整。（二）发票审核1.财务部门在收到采购部门提交的请款申请及发票后，应认真审核发票的真实性、合法性、完整性。审核内容包括发票的格式、内容、印章、开票日期、发票号码等是否符合规定。2.对于不符合要求的发票，财务部门应及时通知采购部门与供应商联系更换发票。采购部门应在规定时间内取得合规发票后重新提交请款申请。（三）发票保管1.财务部门应妥善保管采购发票，按照会计档案管理要求进行整理、归档。发票保管期限应符合国家相关规定。2.对于已支付款项的发票，应在发票上加盖"已付款"戳记，并与付款凭证一起装订保管，以备查阅。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购请款制度的执行情况进行审计监督，检查采购请款流程是否合规、审批手续是否齐全、合同管理是否规范、验收工作是否到位、发票管理是否严格等方面。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。对于违反采购请款制度的行为，应按照公司相关规定追究责任。（二）日常监督检查1.采购部门、财务部门等相关部门应在日常工作中加强对采购请款业务的自查自纠，及时发现和解决存在的问题。2.公司管理层应定期听取采购请款制度执行情况