外加工代采购管理制度

PAGE外加工代采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司外加工代采购业务流程，加强对外加工代采购活动的管理与控制，确保采购物资的质量、交期和成本符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有外加工代采购业务活动，包括但不限于原材料、零部件、半成品及成品的采购。（三）基本原则1.合法性原则：外加工代采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物资质量和交期的前提下，通过合理的采购策略和供应商管理，降低采购成本，提高公司经济效益。3.质量优先原则：严格把控采购物资的质量，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合公司生产经营需求。4.公平公正原则：在供应商选择、采购合同签订及执行过程中，遵循公平公正的原则，维护公司利益和市场秩序。5.风险可控原则：对采购过程中的各种风险进行识别、评估和控制，制定相应的风险应对措施，确保采购业务的顺利开展。二、职责分工（一）采购部门1.负责外加工代采购业务的具体实施，包括供应商开发、询价、比价、议价、合同签订及执行等工作。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。3.跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题，确保物资按时、按质、按量交付。4.负责采购数据的统计和分析，为公司决策提供支持。（二）需求部门1.根据公司生产经营计划，提出外加工代采购需求，明确物资的规格、型号、数量、质量要求及交货期等。2.参与供应商的选择和评估工作，提供技术支持和质量标准要求。3.协助采购部门与供应商沟通协调，及时反馈物资使用过程中出现的问题。（三）质量部门1.制定采购物资的质量检验标准和验收流程。2.负责对采购物资进行检验和验收工作，确保物资质量符合公司要求。3.对不合格物资提出处理意见，并跟踪处理结果。（四）财务部门1.负责审核采购合同的付款条款及相关财务手续。2.办理采购款项的支付和结算工作，并进行账务处理。3..对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（五）法务部门1.审核采购合同的合法性和合规性，确保合同条款符合法律法规要求。2.为采购业务提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷。三、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门根据公司外加工代采购需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商信息进行初步筛选，重点考察供应商的生产能力、质量控制水平、价格竞争力、信誉状况等方面。3.对于符合基本要求的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，了解其生产经营状况、生产设备、工艺流程、质量管理体系等情况。4.根据实地考察结果，填写供应商考察报告，对供应商进行综合评估，确定是否纳入合格供应商名录。（二）供应商评估与考核1.建立供应商评估指标体系，包括质量、交期、价格、服务、环保等方面的指标。2.采购部门定期（每季度或半年）对供应商进行评估，收集供应商的相关数据和信息，如产品质量检验报告、交货记录、价格变动情况、售后服务反馈等。3.根据评估指标体系，对供应商进行打分评价，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.对于评估结果为不合格的供应商，采购部门及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，将其从合格供应商名录中删除。5.建立供应商激励机制，对于评估结果为优秀的供应商，在下次采购时给予优先考虑或适当的价格优惠；对于表现良好的供应商，给予一定的奖励和表彰。（三）供应商档案管理1.采购部门负责建立供应商档案，并对档案进行动态管理。2.供应商档案内容包括供应商基本信息（如公司名称、地址、联系方式、法定代表人等）、营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、生产许可证、产品质量认证证书、业绩情况、评估考核记录等。3.定期更新供应商档案信息，确保档案内容真实、准确、完整。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据公司生产经营计划和实际需求，填写《外加工代采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货期、用途等信息。2.《外加工代采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《外加工代采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门组织相关部门进行联合评审，评审内容包括技术可行性、经济合理性、质量可靠性、交货期保障等方面。3.采购申请经采购部门负责人审核签字后，按照公司规定的审批权限提交至上级领导审批。审批通过后，采购部门方可开展采购工作。（三）供应商选择与采购订单下达1.根据采购申请内容，采购部门在合格供应商名录中选择合适的供应商进行询价。2.采购人员向供应商发送询价函，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求、交货期、价格等信息，并要求供应商在规定时间内报价。3.采购人员收集供应商报价后，进行比价、议价工作，综合考虑物资质量、价格、交期、服务等因素，选择最优供应商。4.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。5.采购人员根据采购合同下达采购订单，并跟踪订单执行情况确保供应商按时、按质、按量生产和交付物资。（四）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部门通知质量部门和需求部门做好验收准备工作。2.质量部门按照制定的质量检验标准和验收流程对采购物资进行检验和验收，检验内容包括外观、尺寸、性能、质量证明文件等方面。3.需求部门参与验收工作，对物资的规格、型号、数量、质量等进行核对，确保物资符合实际需求。4.验收合格的物资，由质量部门出具《验收合格报告》；验收不合格的物资，质量部门出具《验收不合格报告》，并注明不合格原因。采购部门负责与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货等措施处理不合格物资。（五）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部门根据采购合同约定的付款方式和期限，填写《付款申请单》，附上验收合格报告、发票等相关凭证，提交至财务部门审核。2..财务部门对付款申请进行审核，核实采购业务的真实性、合法性及发票的合规性等。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续，并进行账务处理。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期组织相关人员对采购业务进行风险识别，分析可能存在的风险