万达采购制度

PAGE万达采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范万达集团（以下简称"集团"）各公司及项目的采购活动，确保采购工作合法、合规、高效、有序进行，保障集团业务的顺利开展，实现采购成本的合理控制，提高采购质量和效率，维护集团利益。2.适用范围本制度适用于万达集团旗下所有从事房地产开发、商业运营、酒店管理等相关业务的公司及项目，包括但不限于项目开发过程中的工程物资采购、设备采购、服务采购，商业运营中的商品采购、供应商采购，酒店管理中的物资采购、服务采购等各类采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策及行业标准，确保采购行为合法合规。合规性原则：采购过程应符合集团内部各项规章制度，严格按照规定的流程和审批权限进行操作。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，通过合理的采购策略和谈判技巧，实现采购效益最大化。公开、公平、公正原则：采购活动应保持公开透明，遵循公平竞争的市场规则，对所有供应商一视同仁，确保公正选择供应商。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，严格履行采购合同，维护集团良好的商业信誉。二、采购组织与职责1.采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会成员包括集团高层领导、相关业务部门负责人等。其职责为：审议重大采购项目的采购策略、预算及采购方式。对采购过程中的重大事项进行决策，如供应商选择、合同签订等。监督采购项目的执行情况，确保采购目标的实现。协调各部门在采购工作中的关系，解决采购过程中的争议和问题。2.采购执行部门集团设立专门的采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门职责如下：制定采购计划和预算，根据集团业务需求和项目进度，合理安排采购工作。组织市场调研，收集供应商信息，建立和维护供应商数据库。按照采购流程，实施采购活动，包括招标、谈判、询价、比价等，选择合适的供应商。负责采购合同的起草、审核、签订及执行跟踪，确保合同的有效履行。协调采购过程中与其他部门的关系，及时解决采购过程中的问题。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，提高采购工作质量和效率。3.需求部门各业务部门作为采购需求部门负责提出采购需求，配合采购部门完成采购工作。其职责为：根据业务发展和项目实际需求，准确、及时地提出采购申请，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购过程中的技术评审、商务谈判等工作，提供专业意见和建议。负责采购物资或服务的验收工作，确保所采购的物资或服务符合要求。对采购工作进行反馈和评价，协助采购部门改进采购工作。三、采购流程1.采购申请需求部门根据业务需要填写采购申请表，并提交给采购部门。采购申请表应详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间、预算金额等信息。采购申请表需经需求部门负责人审核签字后生效。对于重大采购项目，需求部门还需提供详细的项目背景、技术方案、市场分析等相关资料，以便采购部门进行评估和决策。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，主要审核采购申请的合理性、必要性、预算金额等。审核通过后，将采购申请表提交给相应的审批领导进行审批。审批领导根据采购金额和重要性等因素，按照集团规定的审批权限进行审批。一般采购项目由采购部门负责人审批；较大金额的采购项目由分管领导审批；重大采购项目需经采购决策委员会审批。审批通过后的采购申请表作为采购工作的依据。3.采购实施制定采购方案：采购部门根据采购申请表和审批意见，制定采购方案。采购方案应包括采购方式选择、采购时间安排、供应商选择标准和范围、采购预算控制措施等内容。对于不同类型的采购项目，采购方式可分为招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。采购部门应根据项目特点和实际情况，选择合适有效的采购方式，并在采购方案中明确说明。供应商选择：采购部门依据采购方案，通过多种渠道收集供应商信息，如供应商数据库、行业网站、供应商推荐、实地考察等方式，确定潜在供应商名单。然后按照供应商选择标准对潜在供应商进行评估和筛选，选择出若干家符合要求的供应商。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平及售后服务等方面。采购部门可组织相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的实际情况。对于重要采购项目，还可要求供应商提供样品进行检测或试用，以确保产品质量符合要求。采购谈判：采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情和供应商情况，运用谈判技巧争取有利的采购条件。谈判结果应以书面形式记录，并形成采购合同草案。采购合同草案需经采购部门负责人审核后，提交给法务部门进行法律审核。合同签订：法务部门对采购合同草案进行法律审核，确保合同条款符合法律法规要求，不存在法律风险。审核通过后的采购合同草案提交给采购部门与供应商签订正式合同。合同签订应严格按照集团合同管理规定执行，确保合同签订流程规范、手续齐全。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门备案存档。4.采购验收采购物资到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。需求部门组织相关人员按照采购合同和验收标准对采购物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面。对于技术含量较高的物资或服务，还可邀请专业技术人员进行验收。验收合格后，需求部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告作为支付货款的依据之一。如发现采购物资存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。采购部门负责跟踪处理情况，确保问题得到妥善解决。5.采购付款财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间安排进行付款。付款申请需经财务部门负责人审批签字。对于重大采购项目的付款，财务部门还应进行专项审计，确保资金使用安全、合规。采购部门应及时与财务部门沟通采购进度和付款情况，协调解决付款过程中出现的问题。四、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括但不限于市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。市场风险主要指市场价格波动、市场供应短缺等因素对采购成本和交货期的影响；供应商风险包括供应商违约、破产、产品质量不稳定等风险；质量风险指采购物资不符合质量要求给项目带来的损失；合同风险主要包括合同条款不完善、合同执行过程中的纠纷等风险；法律风险指采购活动违反法律法规导致的法律责任和经济损失。采购部门应根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估和排序，确定重点关注的风险领域。2.风险应对措施市场风险应对：采购部门应密切关注市场动态，建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格变化趋势。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值、签订框架协议加订单、分批采购等方式降低市场价格风险。同时，加强与供应商的沟通与合作，建立长期稳定的合作关系，确保在市场供应短缺时能够获得优先供应。供应商风险应对：加强对供应商的管理和评估，定期对供应商进行实地考察和业绩评价，及时发现和解决供应商存在的问题。在选择供应商时，要求供应商提供足够的资质证明和业绩案例，降低供应商违约风险。对于重要物资的供应商，可要求提供一定比例的履约保证金或采用银行保函等方式，确保供应商履行合同义务。建立供应商备用库，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商，保证采购工作的连续性。质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量合格证明文件。加强采购验收环节的管理，严格按照验收标准进行验收，确保采购物资质量符合要求。对于关键物资，可在采购前要求供应商提供样品进行检测或试用，合格后方可批量采购。建立质量反馈机制，及时处理采购物资出现的质量问题，要求供应商采取整改措施，避免类似问题再次发生。合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照合同签订流程进行合同起草、审核、签订。合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或存在歧义的条款。采购部门应定期对合同执行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。对于合同变更或解除，应严格按照法律法规和集团合同管理规定办理相关手续，确保合同变更或解除合法有效。法律风险应对：采购人员应加强法律法规学习，提高法律意识，确保采购活动合法合规。在采购过程中，涉及重大法律问题时，及时咨询法务部门意见，必要时聘请专业法律顾问提供法律支持。采购合同需经法务部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。五、采购监督与审计1.内部监督集团内部审计部门负责对采购活动进行定期或不定期的审计监督。审计内容包括采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况、供应商管理情况等。审计部门应制定详细的审计计划，明确审计范围、审计方法和审计时间安排。审计人员通过查阅采购文件、合同、发票、验收报告等资料，与相关人员进行访谈，实地考察供应商等方式进行审计工作。审计结束后，审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。采购部门应积极配合内部审计工作，及时提供相关资料和信息，对审计提出的问题认真整改，不断完善采购管理工作。2.外部监督集团采购活动应接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查。采购部门应积极配合外部监督工作，按照要求提供