简单公司出差及差旅费管理制度

简单公司出差及差旅费管理制度1出差审批管理规则1.1适用范围本规则适用于与公司签订正式劳动合同的全体在职员工，劳务派遣人员、外包人员经所在部门负责人审批后可参照执行，实习生出差须有正式员工全程陪同，按普通员工标准执行。1.2出差分类按出差时长划分为四类：一是当日出差，指出发及返回均在同一自然日、且外出工作时长超过4小时的公务出行，不足4小时的按外勤登记无需走差旅审批；二是短途出差，指出差时长为1-3天（含3天）的跨城市出行；三是中途出差，指出差时长为4-7天（含7天）的公务出行；四是长期出差，指出差时长超过8天的驻场、项目跟进类出行。按出差性质划分为商务洽谈类、项目实施类、培训参会类、公派考察类四类，不同性质出差须在申请时上传对应佐证材料。1.3审批流程与权限1.申请发起：所有出差须提前通过OA系统发起审批，员工登录OA进入“差旅管理”模块，填写出差事由、目的地、往返时间、每日行程安排、同行人员、预计费用明细、是否预支差旅款等信息，上传客户邀约函、会议通知、项目进场单等佐证材料后提交。同部门多人同行由职级最高人员统一发起申请，跨部门同行由牵头项目负责人统一发起，无需单人重复提交。2.审批权限：普通员工出差3天及以内的由部门负责人审批，3-7天的经部门负责人审核后提交分管副总审批，7天以上的经部门负责人、分管副总审核后提交总经理审批；中层管理者（部门正副经理、总监、副总监）出差3天及以内的由分管副总审批，3天以上的提交总经理审批；高管层（副总及以上）所有出差均须总经理审批。3.特殊情况处理：紧急出差无法提前走线上流程的，须提前通过微信、短信等书面形式向对应审批人报备，明确出差事由、时长、预计费用，经审批人同意后方可出行，返回后3个工作日内补填OA申请并上传报备记录，否则不予报销。出差期间需延长时长、变更目的地的，须在原预计返回时间前1天发起变更申请，说明调整原因及新增费用，经原审批人同意后方可执行，未报备的变更行程产生的费用不予报销。4.审批时效：各级审批人须在收到申请后24小时内完成审批，逾期未审批且未说明原因的视为默认同意，后续出现行程不实、费用违规等问题，审批人承担同等连带责任。2差旅费列支范围1.可报销范畴：一是城际交通费，含出发地至出差地的机票、火车票、轮船票、长途汽车票、订票手续费、因公产生的退票改签费、公务物资托运费等；二是市内交通费，含出差地的公交、地铁、出租车、网约车、短途租车费用；三是住宿费，指出差期间入住酒店、公寓的房费，不含个人消费类支出；四是餐补及交通补贴，按制度标准发放的现金补贴；五是其他杂费，含出差期间因工作产生的打印费、资料费、快递费、签证费、境外差旅保险费、外币兑换手续费等。2.不可报销范畴：一是私人消费，如景点门票、购物支出、娱乐消费、私人通讯费、个人行李遗失赔偿、个人原因产生的罚款违约金等；二是业务招待费，出差期间宴请客户、赠送礼品的支出须单独走业务招待费审批流程，不得与差旅费混合报销；三是个人原因导致的退票费、改签费、误机损失等；四是未履行出差审批流程产生的所有费用；五是超出制度标准且无特殊审批的费用部分，一律由个人承担。3差旅费用标准职级分类飞机乘坐标准火车/高铁/动车乘坐标准轮船乘坐标准长途汽车乘坐标准高管层（副总及以上）商务舱，无折扣限制，可使用公司合作航司VIP休息室、优先值机服务，费用实报实销商务座/高级软卧，实报实销一等舱按需选择，实报实销中层管理者（部门正副经理、总监、副总监）经济舱，提前7天订票不得超过对应航线全价票的8折，3-7天订票不得超过9折，3天内订票可按实际价格报销一等座/软卧/高铁动车一等座，实报实销二等舱按需选择，实报实销普通员工（含试用期、实习生）经济舱，提前7天订票不得超过对应航线全价票的6折，3-7天订票不得超过7.5折，3天内订票不得超过9折，超出部分个人承担二等座/硬卧/高铁动车二等座，夜间乘车时长超过6小时可直接申请硬卧，无需额外审批三等舱正规运营车辆，凭票实报实销城际交通费标准备注：1.普通员工因陪同重要客户、携带20公斤以上公务物资需升舱的，须提前在出差申请中注明，经分管副总审批后可按实际费用报销；2.所有机票优先通过公司指定差旅平台预订，自行预订的需附同时段差旅平台价格截图，价格高于平台同期价格10%以上的部分不予报销；3.托运行李普通员工每人次最多报销20公斤额度内的费用，携带公务物资的凭出库单可全额报销托运费，个人物品超额托运费自行承担。城际交通费标准备注：1.普通员工因陪同重要客户、携带20公斤以上公务物资需升舱的，须提前在出差申请中注明，经分管副总审批后可按实际费用报销；2.所有机票优先通过公司指定差旅平台预订，自行预订的需附同时段差旅平台价格截图，价格高于平台同期价格10%以上的部分不予报销；3.托运行李普通员工每人次最多报销20公斤额度内的费用，携带公务物资的凭出库单可全额报销托运费，个人物品超额托运费自行承担。职级分类一类城市（北上广深、港澳台、境外核心城市）二类城市（省会、计划单列市、副省级城市、苏州/东莞等经济强市）三类城市（其他国内城市、境外欠发达地区）高管层（副总及以上）实报实销，原则上单晚住宿不超过1500元实报实销，原则上单晚住宿不超过1000元实报实销，原则上单晚住宿不超过800元中层管理者550元/天/间，超出部分个人承担450元/天/间，超出部分个人承担350元/天/间，超出部分个人承担普通员工350元/天/间，超出部分个人承担280元/天/间，超出部分个人承担220元/天/间，超出部分个人承担住宿费标准备注：1.同性2人及以上共同出差的须合并入住标准间，按单房标准核算费用，不得单独开房，特殊情况（如随行异性、身体疾病需单独居住）需提前在出差申请中注明，经部门负责人审批后方可单独入住；2.住宿优先选择公司合作协议酒店，协议酒店价格低于本标准的按协议价格执行，高于本标准的可选择其他酒店，需提前向行政部备案；3.报销住宿费需提供增值税专用发票及酒店消费明细清单，无明细、发票信息有误的不予报销；4.展会、行业峰会等特殊时期出差地酒店价格普遍上涨的，出差人员需提前3天向行政部提交当地酒店价格截图，经确认后住宿标准最高可上浮30%。住宿费标准备注：1.同性2人及以上共同出差的须合并入住标准间，按单房标准核算费用，不得单独开房，特殊情况（如随行异性、身体疾病需单独居住）需提前在出差申请中注明，经部门负责人审批后方可单独入住；2.住宿优先选择公司合作协议酒店，协议酒店价格低于本标准的按协议价格执行，高于本标准的可选择其他酒店，需提前向行政部备案；3.报销住宿费需提供增值税专用发票及酒店消费明细清单，无明细、发票信息有误的不予报销；4.展会、行业峰会等特殊时期出差地酒店价格普遍上涨的，出差人员需提前3天向行政部提交当地酒店价格截图，经确认后住宿标准最高可上浮30%。城市分类市内交通补贴（按天核算）餐费补贴（按天核算）合计补贴实报实销选项说明一类城市80元/天/人120元/天/人200元/天/人选择实报实销市内交通费的不再发放交通补贴，凭正规发票报销，每张票据需注明起止地点、出行事由二类城市60元/天/人100元/天/人160元/天/人选择实报实销市内交通费的不再发放交通补贴，凭正规发票报销，每张票据需注明起止地点、出行事由三类城市40元/天/人80元/天/人120元/天/人选择实报实销市内交通费的不再发放交通补贴，凭正规发票报销，每张票据需注明起止地点、出行事由补贴标准备注：1.补贴核算规则：出发当日12:00前出发的按全天核算，12:00后出发的按半天核算；返回当日12:00后抵达公司所在地的按全天核算，12:00前抵达的按半天核算；2.出差期间由接待方、会议主办方统一提供餐饮或交通服务的，需在报销时注明，对应扣除餐补或交通补贴，不得重复申领；3.网约车费用需提供平台电子发票及行程单，行程时间需与出差时段吻合，非工作时段、非出差路线的费用不予报销；4.出差期间因工作产生的快递费、打印费、资料费等杂费凭正规发票实报实销，不计入补贴范畴。补贴标准备注：1.补贴核算规则：出发当日12:00前出发的按全天核算，12:00后出发的按半天核算；返回当日12:00后抵达公司所在地的按全天核算，12:00前抵达的按半天核算；2.出差期间由接待方、会议主办方统一提供餐饮或交通服务的，需在报销时注明，对应扣除餐补或交通补贴，不得重复申领；3.网约车费用需提供平台电子发票及行程单，行程时间需与出差时段吻合，非工作时段、非出差路线的费用不予报销；4.出差期间因工作产生的快递费、打印费、资料费等杂费凭正规发票实报实销，不计入补贴范畴。出差时长区间住宿费核算规则补贴核算规则其他福利说明8-15天（含15天）按对应职级城市标准100%执行按对应城市标准100%执行无额外福利16-30天（含30天）按对应职级城市标准80%执行按对应城市标准90%执行可申请入住公司合作短租公寓，费用低于标准的按实际金额报销30天以上按对应职级城市标准70%执行按对应城市标准80%执行每满30天可申请1次2天带薪探亲假，往返交通费按出差标准报销，不占用个人年假额度长期出差标准备注：1.长期出差人员自行租赁房屋的，需提供正规租房合同、房租发票，每月报销额度最高不超过对应职级城市住宿费月度标准的70%，超出部分个人承担；2.租房期间产生的水电、宽带、物业费用每月最多可报销200元，凭正规票据核算；3.长期出差人员考勤由出差地负责人或项目负责人审批，无需在公司打卡，每月5日前需将上月考勤记录提交至行政部备案。长期出差标准备注：1.长期出差人员自行租赁房屋的，需提供正规租房合同、房租发票，每月报销额度最高不超过对应职级城市住宿费月度标准的70%，超出部分个人承担；2.租房期间产生的水电、宽带、物业费用每月最多可报销200元，凭正规票据核算；3.长期出差人员考勤由出差地负责人或项目负责人审批，无需在公司打卡，每月5日前需将上月考勤记录提交至行政部备案。4差旅预支与报销流程4.1差旅预支规则1.出差人员需预支差旅费的，须在出差申请中明确预支金额，预支金额最高不得超过本次出差预计总费用的80%，单次预支最高额度不超过2万元。2.差旅预支实行“前账不清、后账不借”原则，员工上次预支的差旅费未完成报销冲抵的，不得申请新的差旅预支。3.预支款项将在出差审批完成后1-2个工作日内打入员工工资卡，境外出差可申请预支等值外币，按申请当日央行公布的汇率折算人民币核算。4.2报销时效与票据要求1.报销时效：出差人员须在返回公司后10个工作日内提交差旅费报销申请，逾期未提交且未说明原因的，财务部有权从员工当月工资中扣除全部预支金额，未预支的逾期报销申请每延迟1天扣减可报销金额的1%，延迟超过30天的不予报销。2.票据要求：所有报销费用须提供正规合法的发票，发票抬头须为公司全称，纳税人识别号等信息填写准确，发票上须加盖销售方发票专用章，印章模糊、信息错误、涂改的发票一律不予报销；增值税专用发票须妥善保管，不得折叠、污损，确保抵扣联可正常认证抵扣，无法认证的专用发票不予报销；电子发票须上传PDF版原件，财务部通过发票查重系统核验，重复报销、PS修改的发票视为虚报冒领；境外消费的小票、invoice须翻译成中文，注明消费内容、金额、日期，附兑换水单，按报销当日央行公布的中间价折算人民币核算。4.3报销审批流程1.员工登录OA进入“费用报销”模块，选择“差旅费报销”，关联对应的出差审批单，填写报销明细，上传所有票据的扫描件，按要求粘贴纸质票据提交至部门负责人。2.部门负责人审核报销内容的真实性，确认行程与出差申请一致、费用均为工作产生，确认无误后提交至财务部。3.财务部费用会计审核票据的合规性、费用是否符合制度标准，核算可报销金额，不符合要求的退回修改，审核通过后按金额权限提交审批：报销金额5000元及以内的由财务部经理审批，5000-10000元的提交分管副总审批，10000元以上的提交总经理审批。4.所有审批完成后，出纳在3个工作日内将报销款项打入员工工资卡，有预支费用的优先冲抵预支，结余部分发放给员工，超预支部分一并发放。5特殊场景处理规则1.自驾出差：员工因工作需要自驾车出差的，须提前在出差申请中注明，经部门负责人审批同意后方可出行，油费按1.2元/公里的标准报销，过路费、停车费凭正规票据实报实销，报销时须附导航行程截图，确认行驶里程与出差路线一致，虚报里程的按虚报金额3倍处罚。自驾出差期间发生交通事故的，保险赔付之外的损失由公司承担70%，个人承担30%，因个人违章产生的罚款、扣分由个人自行承担。2.随同高管出差：普通员工随同高管一同出差的，住宿、交通标准可参照高管标准执行，须在出差申请中注明同行高管姓名，经高管签字确认后方可报销，无需额外审批。3.会议/培训出差：参加外部会议、培训的，须在出差申请中上传会议/培训通知，若主办方统一安排食宿的，不再报销住宿费、餐补，仅可报销往返交通费、市内交通费，若主办方收取的会务费包含食宿的，会务费凭票实报实销，不再发放对应补贴。4.境外出差：境外出差的费用标准按一类城市标准的1.5倍执行，签证费、境外保险费、疫苗接种费（因公需要的）凭票实报实销，境外消费优先使用公司公务卡支付，无法使用公务卡的留存好消费凭证，报销时附消费明细、兑换水单。5.不可抗力场景：出差期间因航班取消、极端天气、疫情封控等不可抗力因素导致无法按时返回的，须第一时间向部门负责人和行政部报备，滞留期间的住宿费按标准实报实销，补贴按正常标准的80%发放，滞留时间超过7天的，公司可安排员工优先返程，产生的改签费用全额报销。6.出差期间工伤处理：出差期间因工作原因受伤的，按公司工伤管理规定处理，医疗费用经社保报销后剩余部分由公司全额承担，休养期间按正常出勤发