文秘岗位说明书

——文秘岗位说明书一、工作关系1.上级管理：直接向营销总监汇报工作，精准领会营销总监的工作意图及部署，主动汇报文件管理、会议安排、工作目标推进等各项工作进展，及时反馈工作中的问题及优化建议，高效落实各项交办任务，确保工作贴合营销总部整体工作节奏。2.下级管理：无直接下属，根据工作需要，协调公司各部门、销售公司相关对接人员，配合完成文件传递、会议筹备、工作检查等临时性工作，做好工作衔接与沟通协同，保障各项行政事务高效落地。3.内部协同：全面对接股份公司领导、公司各职能部门、各销售公司，负责各类文件、指示、通知的上传下达，协调营销总部与各相关单位的工作衔接，同步工作动态、反馈工作情况，确保营销总部各项工作与公司整体部署同频同步。4.外部对接：主要对接订票处等相关外部服务单位，负责营销总部相关人员外出订票、行程衔接等事宜，建立稳定的对接机制，确保出行安排顺畅高效；根据工作需要，协助对接其他外部相关单位，做好基础沟通与服务保障。二、核心工作任务聚焦营销总部行政事务全流程管控，规范文件资料的收发、归档与传递，统筹各类会议的筹备、组织与落实，负责工作目标的汇总、编制与检查监督，做好办公用品、礼品的申领与管控，协助安排营销总监及相关领导日常活动，高效完成各项临时性行政事务，保障营销总部行政工作规范化、高效化推进。三、具体工作职责1.文件资料与信息管理：严格遵循《档案法》及公司档案管理规定，负责营销总部各类文件、资料的送审、登记、收集、整理、传递、保管、立卷、归档全流程工作，建立文件资料管理台账，确保文件资料完整、有序、可追溯；负责处理各类信函、传真、电话，做好详细记录，及时梳理核心信息，精准完成上传下达，杜绝信息遗漏、误传，保障沟通顺畅；规范文件资料借阅流程，严格管控涉密文件，防范信息泄露风险。2.信息传达与桥梁衔接：负责传达股份公司及各级领导的有关指示、文件、通知，确保上情下达及时、准确；跟踪营销总部各类制度的贯彻落实情况，收集各平台、各部门、各销售公司的工作反馈，做好信息汇总与传递，搭建高效的沟通桥梁，助力营销总部各项制度落地、各项工作推进。3.工作检查与反馈：有重点地定期对营销总部各部门及相关单位的现场管理、工作落实情况进行检查，细致排查工作中的问题与不足，做好检查记录，及时将检查结果向营销总监汇报，并同步传达至相关部门，跟踪问题整改情况，确保各项工作规范落实、落地见效。4.会议统筹与落实：负责营销总部各类会议的统筹安排，包括会议通知下发、材料准备、会场布置、设备调试、会议组织等工作，确保会务工作周密、有序；会议期间做好全程记录，会后及时整理会议纪要，明确会议决议及责任分工，跟踪各部门、各销售公司、各代理的贯彻执行情况，及时了解执行进展、反馈存在问题，确保会议成果落地。5.领导日常活动安排：负责营销总监日常活动、外出行程的统筹安排，提前做好外出前的各项准备工作（包括订票、行程规划、资料准备等），确保行程顺畅；实时掌握营销总部其他领导及各部门、各销售公司经理的工作动态，及时向营销总监反馈，为领导决策提供参考。6.工作目标编制与监督：负责营销总部《每周工作安排》《上周工作检查》的汇总、编制工作，确保内容全面、及时、贴合工作实际；统筹年度、月度工作目标的汇总与编制，明确工作节点、责任分工，定期对月度工作目标的完成情况、执行进度进行检查、监督，跟踪落实情况，及时向营销总监反馈目标推进中的问题，助力各项工作目标达成。7.办公用品与礼品管理：汇总并上报营销总部办公用品、礼品的申领计划，严格按照公司财务管理制度及成本控制要求，审核申领需求，杜绝浪费；负责办公用品、礼品的领取、发放、保管工作，建立管理台账，定期盘点，确保账实相符，规范领用、发放流程，做好费用管控，确保资金使用合规、高效。8.合规与日常保障：严格遵守国家相关法律法规及公司行政管理制度、营销管理规定，规范各项文秘工作行为；协助做好营销总部日常行政保障工作，规范办公秩序，配合完成各类行政事务衔接；做好各类工作台账、记录的整理、归档，确保工作可追溯；高效完成营销总监及公司领导交办的各类临时性、突发性工作。四、考核内容（正式版）1.文件资料与信息管理：文件资料的完整性、归档的规范性，信息传递的及时性、准确性，涉密文件的保密成效，是否出现文件丢失、信息泄露、误传等问题。2.会务工作质量：会议安排的周密性、规范性，会议材料准备的完整性，会议纪要的准确性、及时性，会议决议的跟踪落实效果，是否出现会务失误。3.工作检查与反馈：工作检查的细致度、针对性，问题发现的及时性，检查结果反馈的准确性，问题整改的跟踪效果，是否能有效推动各项工作规范落实。4.工作目标编制与推进：《每周工作安排》《上周工作检查》及年度、月度工作目标汇总、编制的及时性、完整性、准确性，目标执行情况的检查、监督成效，是否能助力工作目标达成。5.办公用品与礼品管理：申领计划的合理性，领用、发放的及时性，保管的规范性，账实相符率，费用控制效果，是否存在浪费、违规领用等问题。6.领导服务保障：营销总监及相关领导日常活动、外出安排的顺畅性，准备工作的细致度，是否能满足领导工作需求。7.沟通衔接效果：内外部沟通的顺畅性，上传下达的准确性，与各部门、销售公司的协同配合度，是否能有效搭建沟通桥梁。8.上级综合评价：营销总监及公司领导对其工作态度、责任心、执行力、细致度、沟通协调能力及各项工作完成质量的综合评定。五、聘用条件1.学历要求：本科及以上学历，文秘、行政管理、汉语言文学、工商管理等相关专业优先；大专学历需具备3年以上相关工作经验，且在文秘、行政工作中表现突出。2.工作经历：具备2年以上文秘、行政相关管理工作经验，有商贸企业、营销部门文秘工作经验者优先；熟悉行政办公流程、会议统筹、文件管理等工作，能独立完成各类文秘相关事务，具备一定的工作检查与反馈能力。3.知识技能：熟练掌握文秘专业知识、企业管理基础知识、公文写作知识，具备较强的文字处理能力，能熟练撰写会议纪要、工作安排、检查报告等材料；熟练掌握计算机操作知识，精通Office办公软件，具备良好的台账整理、文件归档及数字化办公能力；具备较强的沟通协调能力、细节把控能力及应急处置能力，善于精准传达信息、高效衔接工作。4.职业素养：具备强烈的责任心、敬业精神及服务意识，工作严谨细致、高效务实，注重细节、执行力强；具备良好的职业操守，严守公司商业秘密及文件信息，坚持原则、廉洁自律，能严格遵守公司规章制度；具备较强的抗压能力、学习能力及团队协作意识，善于配合领导及各部门开展工作，形象气质佳，具备良好的商务礼仪