总经理秘书岗位说明书

——总经理秘书岗位说明书一、工作关系1.上级管理：直接对接总经理及公司领导，精准领会领导工作意图，严格执行各项工作部署，主动汇报工作进展、反馈各类信息及潜在问题，高效落实领导交办的各项具体事务，做好工作闭环管理。2.下级管理：无直接下属，根据工作需要，协调公司各部门、各分/子公司相关人员配合完成临时性事务，做好工作衔接、信息同步及沟通协调，确保事务高效推进。3.内部协同：全面对接公司各业务部门、各分/子公司，负责各类信息的上传下达、横向传递，协调落实公司年度、季度、月度及日常工作的衔接事宜，同步总经理工作要求，保障内部各环节运转协同。4.外部对接：负责与相关企业、行业团体、政府相关职能部门及公司各驻外机构的日常沟通联络，传递公司相关信息、接收外部反馈，协助总经理处理简单对外事务，维护公司对外良好沟通形象。二、核心工作任务聚焦总经理日常工作保障，精准、及时完成内外部信息传达，统筹总经理日程及各类会议、活动筹备，规范做好文件档案、印鉴、办公器械等管理工作，衔接公司各层级工作推进，处理本部日常行政事务，协助落实规章制度汇总，确保各项工作有序、高效、合规开展。三、具体工作职责1.日程与工作统筹：负责总经理一周主要工作安排，结合商贸企业业务节奏，合理规划总经理日常行程、商务对接、会议活动等，提前提醒、及时调整，避免行程冲突；统筹公司年度、季度、月度、每周及每日工作的衔接与协调，同步各部门工作节点，确保各项工作有序推进、落地见效。2.信息沟通传达：负责公司内外部、上下级信息的精准传递，做到及时、准确、无误，杜绝信息遗漏或误传；接收各部门、分/子公司及外部单位的信息反馈，筛选核心内容汇总上报总经理，同时传达总经理的工作指示及相关要求，打通信息沟通壁垒，保障沟通顺畅。3.文件与档案管理：严格遵循《档案法》及公司档案管理规定，负责公司本部文件资料的收发、登记、送审、传阅全流程管理，规范文件流转流程，确保文件传递及时、管控有序；负责文书档案的分类、整理、归档及保管工作，建立档案管理台账，落实档案保密要求，确保档案存放安全、查阅便捷，做到档案管理规范化、精细化。4.会议与活动筹备：负责总经理主持或参与的各类会议、商务活动的日程安排、前期筹备及现场协助工作，包括会议通知下发、材料准备、会场布置、设备调试、会议记录等；协助做好公司本部相关会议的会务辅助工作，会后及时整理会议纪要，跟进会议决议落实情况，做好相关资料归档，确保会议高效推进、成果落地。5.印鉴与介绍信管理：严格执行公司印鉴管理规定，负责公司印鉴、介绍信的使用、登记及管理工作，建立印鉴使用台账，规范印鉴领用、审批、归还流程，严格审核印鉴使用场景，防范印鉴使用风险；负责公司通讯录的编制、更新与管理，及时补充、修改相关人员信息，确保通讯录准确、实用。6.费用管理：负责公司本部高管层人员的费用借支与报销工作，严格按照公司财务管理制度及最新财税相关规定，审核借支、报销单据的合规性、完整性，规范报销流程，及时对接财务部门办理相关手续，确保费用管理规范、合规，杜绝违规报销行为。7.规章制度协助：协助相关部门做好公司规章制度的汇总、梳理工作，收集各部门规章制度修订意见，核对制度内容的合规性（贴合最新法律法规及商贸行业规范），协助完成制度汇编、更新工作，确保公司规章制度体系完善、可落地。8.办公器械管理：负责公司本部各类办公器械（摄像机、照相机、投影仪、手提笔记本、复印机、传真机等）的使用、登记及日常管理工作，建立办公器械管理台账，定期检查器械运行状态，及时联系维修维护，规范器械领用、归还流程，确保办公器械正常使用，提高办公效率；做好办公器械使用培训引导，规范使用行为，延长器械使用寿命。9.保密与合规工作：严格遵守公司保密管理制度，负责总经理相关工作信息、公司核心数据、文件档案等保密工作，规范保密流程，杜绝保密信息泄露；在各项工作中严格恪守《档案法》《会计法》等最新法律法规及公司相关规定，确保工作合规有序，防范各类合规风险。10.其他事务：高效完成总经理及公司领导交办的各类临时性、突发性工作，主动对接各部门协调配合，及时反馈工作完成情况；梳理日常工作中的问题与不足，结合现代化办公理念，提出工作优化建议，提升工作效率与服务质量；做好各类工作台账的整理、更新，确保工作可追溯。四、考核内容（正式版）1.信息传达成效：信息传递的及时性、准确性，是否出现信息遗漏、误传情况，内外部沟通的顺畅度，信息反馈的高效性。2.文书档案管理：文件流转的规范性，档案归档的有序性、完整性，档案存放的安全性，保密工作落实情况，是否出现档案丢失、泄露等问题。3.会议与活动筹备：会议、活动安排的合理性，筹备工作的完整性、细致度，会议记录的准确性，会议决议跟进落实效果，是否出现筹备失误。4.印鉴与办公器械管理：印鉴使用的规范性、安全性，介绍信管理的合规性，办公器械的完好率、使用效率，相关台账的完整性。5.费用管理合规性：高管层费用借支、报销流程的规范性，单据审核的严谨性，是否存在违规报销、流程疏漏等问题。6.工作衔接与完成率：各类工作衔接的顺畅性，年度、季度、月度及日常工作的推进效果，各项工作（含临时性工作）的按时完成率、工作质量。7.规章制度协助成效：规章制度汇总、梳理的及时性、准确性，协助完成的制度汇编质量，是否贴合公司实际及最新法规要求。8.上级综合评价：总经理及公司领导对其工作态度、责任心、执行力、细致度、沟通协调能力及各项工作完成质量的综合评定。五、聘用条件1.学历要求：本科及以上学历，文秘、行政管理、汉语言文学、工商管理等相关专业优先；大专学历需具备4年以上相关工作经验，且在文秘、事务协调方面表现突出。2.工作经历：具备3年以上总经理秘书、高级文秘相关工作经验，有商贸企业相关工作经验者优先；熟悉商贸企业日常运转流程，具备丰富的日程统筹、文件管理、会议筹备及信息传达经验，能独立处理各类日常事务及突发问题。3.知识技能：熟练掌握文秘工作相关专业知识，熟悉《档案法》《会计法》等最新法律法规及商贸行业相关规范；具备较强的沟通协调能力、文字处理能力、细节把控能力及应急处置能力，能精准传达信息、高效协调事务；熟练使用各类现代化办公仪器（摄像机、投影仪、复印机等）及Office办公软件，具备良好的台账管理、文件归档及数字化办公能力。4.职业素养：具备强烈的责任心、敬业精神及服务意识，工作严谨细致、高效务实，注重细节、执行力强；具备良好的职业操守，严守商业秘密及工作机密，坚持原则、廉洁自律，能严格遵守公司规章制度；具备较强的抗压能力及团队协作意识，善于配合领导及各部门开展工作，形象气质佳，具