会议纪要收集与归档办法

会议纪要收集与归档办法一、总则（一）目的依据。为规范会议纪要的收集与归档工作，确保会议记录的完整性、准确性与安全性，依据《中华人民共和国档案法》及相关管理制度制定本办法。（二）适用范围。本办法适用于本单位所有层级会议纪要的收集、整理、审核、归档及保管工作，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题研讨会等。（三）基本原则。会议纪要的收集与归档工作遵循统一领导、分级负责、全程管理、安全保密的原则，确保纪要材料符合档案管理要求。二、职责分工（一）职责划分。档案管理部门负责制定和监督执行纪要收集归档制度，各部门负责人对本部门会议纪要的形成与归档负总责，会议记录人具体承担纪要记录与初步整理工作。（二）权限界定。档案管理部门有权对各部门纪要收集归档工作进行监督、检查与指导，各部门应积极配合并提供必要支持。三、收集要求（一）收集时限。会议结束后5个工作日内，会议记录人应完成纪要初稿整理，并提交至部门负责人审核。部门负责人审核通过后3个工作日内，提交至档案管理部门备案归档。（二）内容要素。会议纪要应包含会议名称、时间、地点、参会人员、缺席人员、主持人、记录人、会议议题、主要议定事项、决议内容、责任分工及完成时限等要素，确保内容完整、要素齐全。（三）格式规范。会议纪要采用标准公文格式，标题为“XX会议纪要”，字体为宋体小四号加粗，正文为宋体小四号，行距为固定值28磅，页边距上下左右各2.8厘米。四、整理与审核（一）整理要求。会议纪要初稿应按会议议程顺序排列，议定事项单独成段，责任分工明确标注，重要数据使用表格形式呈现，确保条理清晰、逻辑严谨。（二）审核流程。部门负责人审核纪要内容的准确性、完整性，档案管理部门审核纪要格式是否符合规范、要素是否齐全，重大会议纪要应由分管领导最终审批。五、归档管理（一）归档范围。所有正式会议纪要均需归档保存，包括但不限于纸质版与电子版，重要会议纪要应双套保存。（二）纸质归档。会议纪要纸质版按年度分类，按会议时间顺序排列，使用A4档案袋装订，袋内附《会议纪要归档清单》，清单内容包括会议名称、时间、页数、份数等信息。（三）电子归档。会议纪要电子版存储在指定档案管理系统，按部门分类，按年度建立文件夹，文件命名格式为“部门名称-年份-月份-会议名称”，存储介质应符合耐久性要求。六、保管与利用（一）保管期限。会议纪要保管期限根据会议性质确定，一般会议纪要保管期限为10年，重要会议纪要保管期限为30年，永久保管会议纪要需经档案管理部门鉴定。（二）利用程序。查阅会议纪要需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，由档案管理部门提供查阅或复印，涉密纪要需双人管理并登记。七、监督与责任（一）监督机制。档案管理部门每季度对各部门纪要收集归档情况进行检查，对不符合要求的部门发出整改通知，逾期未整改的予以通报批评。（二）责任追究。因工作失职导致会议纪要遗失、损毁或泄密的，按相关规定追究相关部门及责任人责任，情节严重的给予行政处分。八、附则（一）制度修订。本办法由档案管理部门负责解释，并根据实际情况适时修订。（二）生效日期。本办法自发布之日起施行，原相关规定同时废止。（三）配套措施。各部门应配备必要的记录设备与归档设施，档案管理部门应定期组织纪要管理人