《基金业务外包服务指引(试行)》

《基金业务外包服务指引(试行)》1总则1.1为规范基金业务外包服务活动，厘清各方权利义务，防控外包业务风险，保护基金份额持有人合法权益，促进基金行业专业化、规范化发展，根据《中华人民共和国证券投资基金法》《私募投资基金监督管理暂行办法》《公开募集证券投资基金销售机构监督管理办法》《证券投资基金托管业务管理办法》等法律法规及监管规定，制定本指引。1.2本指引适用于下列活动：公开募集证券投资基金管理人、私募投资基金管理人（以下统称“基金管理人”）委托符合条件的机构开展基金业务外包服务；为基金提供业务外包服务的机构（以下简称“外包服务机构”）开展基金外包业务服务活动。1.3开展基金业务外包服务应当遵循以下基本原则：1.3.1责任主体清晰原则：基金管理人是基金投资运作、风险管控、信息披露的法定责任主体，委托外包业务不免除基金管理人依法应当承担的各项法定责任，不得因外包降低自身合规管理和风险防控标准。1.3.2权责对等原则：外包服务机构应当恪尽职守、诚实信用、谨慎勤勉，严格按照法律法规、监管规则、服务协议约定履行义务，依法对自身外包业务行为承担相应责任。1.3.3投资者利益优先原则：所有外包业务活动应当以保障基金份额持有人合法权益为核心，不得损害投资者利益谋取机构或者个人不正当利益。1.3.4风险隔离原则：外包业务应当与其他业务、不同委托人的业务之间建立有效隔离机制，防范风险传导、利益冲突和内幕交易。2外包服务范围与禁止性规定2.1外包服务分为基础运营类外包服务和专项辅助类外包服务两类，具体范围如下：2.1.1基础运营类外包服务，指为基金后台运营提供的核心服务，包括：（1）销售相关外包服务：基金宣传推介、份额发售、投资者适当性匹配辅助、申购赎回办理、销售结算资金划转、基金销售支付结算等；（2）份额登记服务：基金账户管理、基金份额登记过户、基金份额持有人名册维护、清算交收、权益派发辅助等；（3）估值核算服务：基金会计核算、基金资产估值、基金财务报表编制、基金收益分配核算、信息披露文件编制辅助等；（4）核心信息技术服务：为基金投资、运营、销售提供核心业务系统开发运维、数据存储、云服务、灾难备份等信息技术支持服务；（5）其他基础运营服务：基金产品备案材料编制、客服呼叫中心运营、交易指令执行辅助、清算交收辅助等。2.1.2专项辅助类外包服务，指为基金投研、风控、行政事务提供的辅助性服务，包括：（1）投资决策辅助服务：标的资产研究、量化策略开发、业绩归因分析、交易算法优化、流动性预测等；（2）风险管理辅助服务：风险指标监测、信用风险评估、投资组合压力测试、合规检查辅助等；（3）行政事务外包服务：投资者关系管理辅助、税务申报代理、基金清算辅助、会议会务服务等。2.2禁止外包的业务范围，任何机构不得开展或者承接下列业务外包：2.2.1基金管理人的法定投资决策权不得外包，外包服务机构不得直接或者变相行使基金投资决策权限，不得直接下达投资交易指令；2.2.2基金管理人的内部控制和风险管理最终责任不得外包，基金管理人的核心风控审核、合规审批环节不得委托外包服务机构完成；2.2.3基金管理人法定信息披露的最终审核责任不得外包，外包服务机构仅可承担信息披露文件的编制辅助工作，最终审核责任由基金管理人承担；2.2.4法律法规、监管规定明确禁止外包的其他业务。3外包服务机构准入条件与备案管理3.1外包服务机构开展基金业务外包服务，应当符合以下基本准入条件：3.1.1在中国境内依法设立，取得相关法律法规要求的业务资质，具有独立法人资格；开展基金销售支付结算业务的，应当取得中国人民银行颁发的《支付业务许可证》；开展基金份额登记、估值核算业务的，应当符合证监会对相关业务的资质要求。3.1.2实缴资本符合要求：开展销售支付结算业务、核心信息技术服务的机构，实缴注册资本不低于5000万元人民币；开展份额登记、估值核算业务的机构，实缴注册资本不低于2000万元人民币；开展专项辅助类外包服务的机构，实缴注册资本不低于500万元人民币。3.1.3专业人员配备符合要求：开展份额登记、估值核算业务的机构，应当至少配备3名具有3年以上基金会计、估值相关工作经验的专职从业人员，至少配备1名专职合规人员；开展核心信息技术服务的机构，应当至少配备5名具有2年以上金融信息技术开发运维经验的专职从业人员，其中至少1名取得国家认可的信息安全管理相关资质，至少1名专职合规人员；开展业务规模超过50只基金外包服务的机构，每新增30只基金应当至少增配1名专职运营人员。3.1.4合规记录符合要求：最近3年未受到监管部门重大行政处罚，未发生重大服务事故，不存在因涉嫌违法违规正在被监管部门、司法机关立案调查的情形；最近1年行业监管评级（如有）符合开展业务要求，不存在被监管部门限制开展相关业务的情形。3.1.5内控制度与信息系统符合要求：具备完善的内部控制、风险管理制度、业务操作规程和信息安全保障制度；业务信息系统符合金融信息安全要求，通过国家网络安全等级保护三级及以上测评，具备灾难备份和业务连续性保障能力。3.2备案管理要求：3.2.1为公开募集基金提供外包服务的机构，应当取得证监会核准的相应业务资格后，向中国证券投资基金业协会（以下简称“基金业协会”）办理备案；为私募投资基金提供外包服务的机构，应当在开展首单业务前，向基金业协会办理外包服务机构备案，提交备案材料包括：机构资质文件、实缴资本证明、专业人员履历、内控制度清单、信息系统安全测评报告、无违法违规记录证明等。3.2.2基金业协会对备案材料进行形式审核，备案完成后对外公示外包服务机构名单及服务范围；未按要求办理备案的机构，不得开展基金业务外包服务。3.2.3外包服务机构发生重大事项变更（包括控股股东变更、注册资本变更、核心经营团队变更、重大合并分立等），应当在10个工作日内向基金业协会办理备案变更。3.3外包服务机构的权利与义务：3.3.1权利：按照服务协议约定收取服务费用；要求基金管理人提供开展外包业务所需的真实、完整、准确的业务资料；对基金管理人提出的违法违规指令予以拒绝，并向监管部门和基金业协会报告；法律法规及服务协议约定的其他权利。3.3.2义务：严格按照协议约定提供服务，保证业务操作合规、服务结果准确；保守基金商业秘密和投资者个人信息，不得泄露、出售或者非法向第三方提供；按照规定保存业务档案，保存期限自基金清算终止之日起不得少于10年；接受基金管理人、监管部门、基金业协会的监督检查，按要求提供相关业务资料；发生重大风险事件及时通知基金管理人并按要求报告。4基金管理人的义务与责任4.1遴选与评估责任：4.1.1基金管理人应当建立完善的外包服务机构遴选与尽职调查制度，明确遴选标准和尽职调查流程，对拟委托的外包服务机构的资质、合规记录、风控能力、技术水平、服务经验进行全面调查，不得委托未备案、不符合准入条件的机构开展外包业务。4.1.2基金管理人应当建立外包服务机构持续评估制度，每年对已合作的外包服务机构开展至少1次全面评估，评估内容包括服务质量、合规水平、风险状况、系统稳定性等，评估报告应当留存不少于10年；对评估不合格的外包服务机构，应当在6个月内完成更换，完成业务交接。4.2协议管理责任：4.2.1基金管理人委托外包业务应当签订书面外包服务协议，协议应当明确约定以下内容：服务范围、服务标准、收费方式与标准、双方权利义务、信息保密条款、风险分担规则、业务交接流程、危机情况下的业务接续安排、违约责任、争议解决方式、协议终止条件等。4.2.2外包服务协议应当明确约定，外包服务机构不得将核心业务环节转包给第三方，确需分包非核心环节的，应当提前征得基金管理人同意，外包服务机构对分包业务承担最终责任。4.3持续监督与风控责任：4.3.1基金管理人应当设立专门的外包业务管理岗位或者部门，配备专职人员负责外包业务的持续监督，至少每季度对外包服务机构的业务合规性、服务质量开展一次现场或者非现场核查，形成核查记录留存。4.3.2基金管理人应当制定外包业务风险应急预案，明确外包服务机构发生系统故障、服务中断、重大违法违规等情形下的应对措施、业务接管流程和接续安排，每年度至少开展一次应急演练，保障基金业务连续运行，保护投资者权益。4.3.3基金管理人对提供给外包服务机构的所有业务资料的真实性、准确性、完整性负责，不得要求外包服务机构开展违法违规业务，不得干预外包服务机构独立合规操作。4.4信息披露与报告责任：4.4.1基金管理人应当在基金招募说明书、基金合同中明确披露委托外包业务的情况，包括外包服务机构名称、服务范围、收费标准、潜在风险，充分揭示外包业务风险。4.4.2私募投资基金管理人应当在年度信息披露报告中，披露上一年度外包业务开展情况、外包服务机构评估结果。4.4.3外包服务机构发生重大系统故障、数据泄露、重大违法违规等影响基金业务运行的事件时，基金管理人应当在24小时内向监管部门、基金业协会报告，并及时向投资者披露相关信息和应对措施。5业务隔离与风险管理5.1业务隔离要求：5.1.1外包服务机构开展外包业务应当严格落实业务隔离要求，建立完善的防火墙制度，实现物理隔离、系统隔离、人员隔离、财务隔离：物理隔离要求外包业务办公场所与其他业务办公场所相对独立，敏感区域设置访问权限控制；系统隔离要求不同基金管理人的业务数据、业务系统之间实现逻辑隔离，核心数据可实现物理隔离，严格控制跨机构、跨委托人的数据访问权限；人员隔离要求负责不同委托人业务的团队相互独立，核心业务岗位不得交叉兼任；财务隔离要求外包业务收支独立核算，不得与其他业务混同。5.1.2外包服务机构同时开展基金托管、证券自营、证券经纪、基金销售等其他业务的，应当建立严格的利益冲突防控机制，禁止利用开展外包业务获取的未公开信息为自身或者关联方谋取利益，禁止内幕交易和利益输送。5.1.3同一外包服务机构为同一基金产品提供两项及以上外包服务的，应当建立专门的跨业务隔离机制，明确不同业务条线的责任划分，不得因混业操作引发风险。5.2信息安全与数据保护：5.2.1外包服务机构应当严格遵守《网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》及金融信息安全监管要求，核心业务信息系统应当持续保持国家网络安全等级保护三级及以上资质，每两年至少开展一次等级保护测评，发生重大系统升级改造后应当及时重新测评，测评结果报送基金业协会。5.2.2外包服务机构应当建立完善的数据备份与灾难备份制度，核心业务数据应当实现本地实时备份加异地灾难备份，异地备份中心与生产中心的物理距离不低于50公里，备份数据至少每工作日更新一次，应当满足发生重大系统故障后4小时内恢复业务运行、核心数据零丢失的要求，每年度至少开展一次灾难恢复演练。5.2.3外包服务机构应当严格保护投资者个人信息，不得超出业务范围收集、使用投资者信息，不得向任何第三方泄露、出售投资者信息，法律法规另有规定的除外；外包业务终止后，应当按照基金管理人要求删除或者移交所有投资者信息，不得留存。5.2.4外包服务机构不得将核心业务系统开发运维、核心数据存储等关键环节转包给第三方机构，确需分包非关键环节的，应当提前征得基金管理人同意，对分包机构的资质、风控能力进行审核，承担最终责任。5.3风险管控与准备金制度：5.3.1外包服务机构应当建立覆盖所有业务环节的风险监测预警机制，对操作风险、系统风险、合规风险进行实时监测，发生重大风险事件（包括系统中断超过2小时、数据泄露、违规操作、重大财务风险等），应当在12小时内通知基金管理人，24小时内向监管部门和基金业协会报告，及时启动应急预案处置风险。5.3.2外包服务机构应当建立风险准备金制度，按照年度外包业务收入的5%计提风险准备金，风险准备金余额达到上年度外包业务收入的50%时，可以停止计提；风险准备金应当专户存储，专门用于弥补因外包服务机构违法违规、操作失误给基金财产或者投资者造成的损失，不得挪作他用；外包服务机构终止开展外包业务的，应当在最后一只基金清算终止、满10年档案保存期后，方可转出风险准备金。6内部控制与合规管理6.1内部控制要求：6.1.1外包服务机构应当建立健全内部控制体系，董事会对内部控制的有效性承担最终责任，高级管理层负责内部控制的日常运行，各业务部门负责落实本部门内控要求。6.1.2外包服务机构应当严格落实不相容职务分离制度，核心业务操作实行双人复核机制，业务操作岗位与风险复核岗位分离、系统开发岗位与系统运维岗位分离、资金划转岗位与账务核算岗位分离，禁止一人兼任多个不相容岗位。6.1.3外包服务机构应当建立内部审计制度，内部审计部门每年至少开展一次全范围的外包业务合规审计，审计范围覆盖制度建设、业务操作、信息安全、风险管控等各个环节，审计结果直接报送董事会，发现问题要求相关部门限期整改，整改结果留存备查。6.2合规管理要求：6.2.1外包服务机构应当设立独立的合规管理部门，配备足够的专职合规人员，专职合规人员数量不得少于公司总员工数的2%，且不得少于2人；外包业务规模超过100只基金的，每新增100只基金应当至少增配1名专职合规人员。6.2.2合规部门应当对所有新业务、新制度开展事前合规审查，出具合规审查意见，对业务运行过程中的合规风险进行持续监控，及时识别、处置合规风险。6.2.3外包服务机构应当建立从业人员年度培训制度，所有从事外包业务的从业人员每年应当完成不少于40小时的合规与业务培训，培训内容包括法律法规、监管规则、业务操作规范、风险防控要求等，培训记录应当至少留存5年。6.3档案管理要求：6.3.1外包服务机构应当对所有外包业务的业务资料、操作记录、会计档案进行分类归档保存，纸质档案存放在符合防火、防水、防盗、防虫要求的专用档案库房，电子档案进行加密备份，防止篡改、丢失。6.3.2业务档案保存期限：基金合同存续期内的档案应当持续保存，基金清算终止后，档案保存期限不得少于10年，符合法律法规要求。6.3.3外包业务终止后，外包服务机构应当在协议约定的期限内，完整移交所有业务档案、业务数据、投资者信息，不得截留、篡改、销毁相关资料。7自律管理与违规处理7.1基金业协会对基金外包业务实行自律管理，建立