仓储单据管理办法-仓库单据、表格、账册的填写保管要求

安得物流股份企业管理标准

仓储单据管理办法

全文目录

一、目的............................................................................I

二、适用范围........................................................................1

三、使命............................................................................I

四、仓偌单据分类...................................................................2

五、管理规定.......................................................................2

5.1空白单据管理要求...........................................................2

5.2出入库单据管理.............................................................2

5.3存卡管理要求...............................................................6

5.4盘点表管理要求.............................................................6

5.5单据装订、审核、保管要求..................................................7

六、检查与考核.....................................................................7

七、相关附件.......................................................................7

八、相关文件.......................................................................7

一、目的

规范仓储单据管理及使用流程，完善仓储单据内部管理体系，防范运作风险。

二、适用范围

本办法适用于公司所有服务平台仓储类单据日常管理。

三、使命

3.1仓管员负责仓储单据使用、传递过程中的管理，确保单据完好、整洁，并及时

传递给单据员；

3.2核算员负责接客户订单的接收、内部订单转化、传递、整理、装订、存档及空

白订单管理，对客户订单、内部订单的完好性负责；

3.3平台财务负责人负责检查、审核本平台仓储单据管理的执行状况，对本平台单

据的完整性、规范性负责；

3.4仓库主管负责对仓库仓储单据和存卡的监管，并落实整改要求；

3.5大区仓储职能线对所管辖平台仓储单据管理状况进行检查与监控，月度对平台

仓储单据管理执行状况输出检查管理通报；

3.6运作管理部负责监督大区仓储职能线对单据管理的执行状况，对违规状况给予

考核评估。

3.7大区行政职能线负责仓储单据的统一采购、印刷与发放；

3.8安全与风险管理部对各岗位与部门使命履行状况进行检查，对违规状况给予考

核评估。

四、仓储单据分类

4.1公司仓储单据：公司制定适用于仓储业务的通用单据，包涵出入库通知单、暂

存单、小票、存卡、盘点表、其它运营管理部门特许单据等；

4.2客户仓储单据：指客户标准订单或服务策划方案中注明的有效单据，用以换取

公司仓储单据的凭证。

五、管理规定

空白单据管理要求

5.1.1平台空白单据由单据员负责管理，分类别建立正规的收发存明细台帐，

存放地要坚持干燥卫生安全、垛码整齐、美观，按库存产品的要求执行。

5.1.2申领计划制定：单据员依据空白单据库存数量及使用进度，编制季度单

据必需求计划，由平台财务负责人审核后交大区行政职能线统一采购，

统一领用（存卡、暂存单、五联单、合同单）；

出入库单据管理

5.2.1单据样单的管理

5.2.1.1物流服务顾问负责在业务运作启动一周内与客户确定客户单据的有效并签

及样式，并上传系统，途径：合同管理一仓储合同管理一仓储单证印鉴；

仓库单据使用人有一个有效印章、签名样式的样单，能有效识别仓储单据的有效性、

规范性；

5.2.1.3平台在制定与客户相关的双方单据样单、流程时必需要与客户协商，物流

服务顾问负责给予支持、协助；（原5.2.7）

平台财务负责人确保每一个单据使用人掌握单据使用方法与流程，并定期检查并核

实执行状况；

平台核算员、仓管员出现人员变动，应对接任单据员、仓管员进行单据管理、印章、

签名及合格样单进行相关培训；

和平台财务负责人确保单据的使用及流程都有文件或协议规定，确保规定满足客户

服务策划方案或合同要求；

5.2.2仓库单据流转及签单规范（参照附件：安得出入库调账单签收规范指引）

联数用途责任人

第一联账务处理单据员

第二联仓库留存仓管员

第三联装卸作业联装卸

第四联司机出门司机、保安

第五联存根联单据员

单据员审核客户出入库订单无误后（具体审核方式见《出入库管理办法》），依据客

户出入库订单，系统换单打印出安得出入库通知单。核对两份单据确认信息一致后

签单。签单后，留存第五联，作为核算存根联。将剩余四联交于仓管员安排收发作

业。

仓管员与送货司机货物盘点交接完毕后签单（如安得出入库通知到单为多页，只在

最后一页签字即可签单后，将第四联交于送货司机，作为出门联使用。

仓管员将第三联交于装卸工，作为装卸结算联。

仓管员留存第二联作为仓库对账联，将第一联返回单据员处，进行账务处理；

单据员将客户出入库订单与安得出入库通知单一一对应〔安得出入库通知单在上，

客户出入库订单在下，左上角对齐）作为一组。当天作业完毕后，按业务类别系统

装订单据，妥善保管。

5.2.2.7单据员打印出安得出入库通知单，在指引附件1、2标记1位置签名，并在

签名上加盖安得物流收发货专用章。

5.2.2.8如果是2次打印，在指引附件2标记2位置备注清楚2次打印的原因。（入

库调整单同理操作）二次打印核算员必需将一次打印的单据销毁，严禁二次或多次

打印单据同时流转；

5.2.2.9如果是运输方提货人员提货，则单据员在核对清楚提货人员身份后，在上

指引附件2标记3位置写清楚提货人员的身份证号、联系方式和姓名，标记4位置

空出

5.2.2.10如果是司机直接提货，则单据员在核对清楚司机身份后，在指引附件2位

置写清楚司机姓名、车牌号，标记3位置空出。

5.2.2.11仓管员在接到运输方提货人员（或司机）带来的安得出入库通知单后，据

以作业。每行货物盘点完毕后，在指引附件1标记2、指引附件2标记5位置填写

各行对应的实际收、发数量。

5.2.2.12所有货物收、发货完毕后，仓管员须在指引附件1、2标记3、6位置写明

“收、发货完成状况〃：“实收、发正品XX〃，“实收、发残次、包装破损XX”空

格位置依据实际状况，用大写数字填写件数，例如“壹佰台〃。仓管员在“收、发

货完成状况〃的下方最后签名、签署日期。

5.2.2.13如果是运输方提货人员提货，则运输方提货人员须在指引附件2标记7位

置，签实收数量并签名。如果是司机直接提货，则司机在指引附件2标记7位置，

签实收数量并签名。

5.2.2.14如果装卸工作非外包或非仓管员自己完成，仓管员应在指引附件1、2标

记5、8位置填写装卸工姓名

5.2.2.15安得出入库通知单签单流程图：

安得出入座通知单签单流程图

5.2.2.16单次发货无法一次性发完，单据员按实际发货数量确认系统发货，剩余货

物进行系统暂存处理，打印暂存单，仓管员签字确认；

5.2.2.17单据员将暂存单与本次发货客户订单、安得出库通知单按单号对应同时整

理装订；

存卡管理要求

5.3.1立体仓库实施库位条码，无必需执行存卡管理

5.3.2后期推行RF管理仓库，依据业务实际状况及系统实施状况，逐步合计取消存

卡管理；

分类正品残次品包装破损品

处理方法不留下任何卡角撕下黄色卡角撕下红色卡角

5.3.4记录信息包涵：库位、型号、类别、库位、收发日期、数量、结存、收发货

人的姓名；

5.3.5严格登记每一笔收发业务，包涵出入库日期、出入库单号、盘点性质、收发

货数量（盘点数量）、结存数量、操作人签名，不得漏记、重记；

5.3.6存卡不得随意涂改，必需更改，划一横线表示删除，仓管员须在划线行写上

原因及签名确认；

5.3.7新建存卡或换卡，必需在存卡填写第一行注明新建/换卡，如为换卡，在新、

IH存卡上必需注明关联存卡编号；

5.3.8单张存卡使用完毕后，必需以旧换新向单据员核销领取，由于某产品已无库存

而存卡未用完的集中回收管理，单据员和财务负责人不定期到仓库检查存卡使用

及管理的状况，并反馈异常问题，上传知识平台，制订计划由仓库主管落实整改；

5.3.9核销或集中回收管理的存卡，平台分月按客户分类进行回收摆放、装订、存

档，存卡装订以30张/本，如单个客户当月必需装订存卡较少，可与其他客户合并

装订，但必需标记区分，不得混杂装订，平台财务负责人定期进行检查执行状况；

盘点表管理要求

5.4.1仓库依据《盘点管理办法》要求制定日盘、周盘、月盘等盘点计划，生成制

作盘点表；

5.4.2盘点表必需包涵盘点日期、客户、网点、仓库、型号、数量、库位、批次、

状态等内容；

5.4.3盘点结束后，盘点表由参加盘点对账人员签字确认后注明最终盘点结果是否

存在差异，如有差异必需注明原因，按日期先后分仓库进行装订存档；

单据装订、审核、保管要求

5.5.1单据员在月度单据装订后，2日内提交平台财务负责人审核，财务负责人

对每一本单据的数量与系统中的记录数量进行核对或抽选比例核对，核

实单据装订规则、有效性是否符合公司要求，确认无误在封面填写复查

数量并签名；

5.5.2财务负责人在审核过程中发现问题，应向责任人发出整改通知单，并记

录纳进月度单据员个人考核；

5.5.3已装订单据