非盈利采购制度

PAGE非盈利采购制度一、总则（一）目的本制度旨在规范本公司/组织（以下简称“公司/组织”）的非盈利采购行为，确保采购活动合法、合规、透明、高效，保障公司/组织的正常运转，实现资源的合理配置和有效利用，推动非盈利事业的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有涉及非盈利目的的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程项目采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为的合法性和合规性。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和相关部门的审查，保障各利益相关方的知情权。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，选择最优的供应商和采购方案，确保采购结果的公正性。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金的使用效益。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司/组织设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批重大采购项目预算。3.对重大采购项目的采购方式、供应商选择等进行决策。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门职责如下：1.制定采购计划和采购方案。2.组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购项目的实施和跟进，确保采购任务按时、按质、按量完成。4.建立和维护供应商数据库，评估供应商绩效。5.配合相关部门进行采购项目的验收和结算工作。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作。2.财务部门：负责采购预算的审核、资金支付管理以及采购成本的核算和分析。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，确保采购行为合法合规、资金使用合理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据业务发展计划和实际需求，在规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等内容。2.采购预算草案应经部门负责人审核后提交财务部门。财务部门会同采购部门对预算草案进行汇总、审核和平衡，形成年度采购预算方案。3.年度采购预算方案报采购决策委员会审议通过后，作为公司/组织年度预算的一部分下达执行。（二）预算执行1.采购部门：严格按照采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。2.财务部门：根据采购预算安排资金，对采购资金的支付进行审核和监控，确保资金使用符合预算要求。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇市场变化、政策调整等不可抗力因素导致原采购预算无法执行，需要调整采购预算的，由采购部门会同需求部门提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整内容、调整金额等，并附相关证明材料。3.预算调整申请经财务部门审核后，报采购决策委员会审批。审批通过后，按照调整后的预算执行采购活动。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性等进行初步审核。2.对于金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，采购部门审核后提交采购决策委员会审批。（三）采购实施1.制定采购方案：采购部门根据采购项目的特点和要求，制定采购方案，包括采购方式选择、供应商选择标准、采购时间安排等。2.供应商选择：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式确定供应商。采购部门应建立供应商筛选和评价机制，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，选择合格的供应商。对于新的供应商，采购部门应进行实地考察或要求其提供相关证明材料，确保其具备供应能力和良好的商业信誉。3.采购谈判：采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，达成一致意见后签订采购合同。4.合同签订：采购合同应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。合同签订前，采购部门应将合同文本提交法律部门或专业法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购部门应及时通知需求部门进行验收。需求部门应组织相关人员按照采购合同和质量标准对采购项目进行验收。2.验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如无法解决，可按照合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购结算1.采购项目验收合格后，采购部门应及时整理采购文件和资料，办理采购结算手续。2.财务部门根据采购合同、验收报告等审核采购结算申请，无误后按照规定支付采购款项。五、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。2.招标程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。供应商报名并购买招标文件。采购部门组织开标、评标和定标，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：采购部门根据供应商数据库或其他渠道，选择若干符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，参加投标。采购部门组织开标、评标和定标，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购部门代表和有关专家组成。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判小组邀请符合条件的供应商参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，供应商提交报价文件和谈判响应文件。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、单一来源采购理由等。采购部门组织相关人员对单一来源采购申请进行论证，形成论证意见。采购申请和论证意见报采购决策委员会审批。审批通过后，采购部门与单一供应商进行谈判，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向符合条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。供应商按照询价通知书的要求提交报价文件。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价合理、满足采购要求的供应商，确定成交供应商，并签订采购合同。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门制定供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的要求。2.供应商申请准入时，应向采购部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关证明材料。3.采购部门对供应商提交的材料进行审核，并实地考察或要求供应商提供样品进行检测，符合准入标准的供应商纳入供应商数据库。（二）供应商评价1.定期评价：采购部门每年对供应商进行一次定期评价，评价内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.不定期评价：在采购过程中，如发现供应商存在质量问题、交货延迟等情况，采购部门应及时对供应商进行不定期评价。3.评价方式：通过问卷调查、实地考察、数据分析等方式收集供应商评价信息，按照设定的评价指标和权重进行评分，确定供应商的评价等级。（三）供应商激励与淘汰1.激励措施：对于评价等级高的供应商，采购部门可给予优先采购、增加采购份额、延长付款期限等激励措施，以鼓励供应商持续改进和提高服务质量。2.淘汰机制：对于评价等级低、出现严重质量问题或违反合同约定的供应商，采购部门应及时将其从供应商数据库中淘汰，并停止与其合作。同时，采购部门应向供应商发出书面通知，说明淘汰原因和相关事宜。七、采购风险管理（一）风险识别1.政策风险：关注国家法律法规、政策的变化对采购活动的影响。2.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断、市场供应短缺等风险。3.质量风险：采购的物资或服务不符合质量要求，影响公司/组织正常运转。4.合同风险：合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等风险。5.人员风险：采购人员的职业道德、业务能力等因素可能导致采购风险。（二）风险评估与应对1.风险评估：对识别出的采购风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.应对措施：政策风险：加强对法律法规和政策的学习与研究，及时调整采购策略，确保采购活动符合政策要求。市场风险：建立市场监测机制，关注市场动态，通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式降低市场价格波动风险；拓展供应商渠道，避免供应商垄断；建立物资储备制度，应对市场供应短缺风险。质量风险：加强对供应商的质量管理，严格验收程序，要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，对出现质量问题的供应商进行严肃处理。合同风险：加强合同管理，完善合同条款，明确双方权利义务；在合同签订前进行法律审核；加强合同执行过程中的监督和跟踪，及时解决合同纠纷。人员风险：加强采购人员的培训和职业道德教育，提高采购人员的业务能力和风险意识；建立采购人员绩效考核制度，对违规行为进行严肃处理。八、监督与审计（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购资金的使用效益等。2.采购部门应定期向公司/组织管理层汇报采购工作情况，接受管理层的监督和指导。3.需求部门、财务部门等相关部门应按照各自职责，