镇会计档案管理制度

PAGE镇会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强我镇会计档案管理，规范会计档案整理、保管、利用等工作，确保会计档案的安全与完整，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合我镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我镇各行政事业单位、村（居）委会等涉及会计核算的部门和单位。（三）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。镇财政所负责全镇会计档案工作的指导、监督和检查，各单位负责本单位会计档案的具体管理工作。二、会计档案的范围和分类（一）范围1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证。2.会计账簿，如总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。4.其他会计资料，如银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。（二）分类1.按形成时间分类年度会计档案：当年形成的各类会计档案。跨年度会计档案：涉及多个年度的会计事项形成的会计档案。2.按保管期限分类永久保管的会计档案：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。定期保管的会计档案：会计凭证、会计账簿、其他会计资料等，定期保管期限分为10年和30年。三、会计档案的整理（一）会计凭证整理1.每月末，会计人员对当月的记账凭证进行整理，检查凭证编号是否连续，附件是否齐全、完整。2.将记账凭证按照编号顺序排列，剔除金属物，附上原始凭证，原始凭证应折叠整齐，大小与记账凭证一致，并在右上角注明附件张数。3.记账凭证过多时，可分册装订，每册厚度一般以23厘米为宜。装订时应使用棉线在左上角装订牢固，并在封面上注明单位名称、年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等内容。4.在装订线封签处加盖会计人员印章。（二）会计账簿整理1.年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，一般应将旧账集中统一整理。2.对于活页账簿，应抽出空白账页，再将已使用的账页依次编号，整理整齐，加上封面、封底，装订成册。3.在账簿封面上注明单位名称、账簿名称、年度、册数等信息，并由记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）签名或者盖章。（三）财务会计报告整理1.月度、季度财务会计报告应按月、季分别整理成册，年度财务会计报告应单独整理成册。2.财务会计报告应包括封面、目录、会计报表、附注及财务情况说明书等内容，装订应牢固、整齐。3.在封面上注明单位名称、年度、月份、季度、报表名称等信息，并加盖单位公章、单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名或者盖章。（四）其他会计资料整理1.银行存款余额调节表、银行对账单应按月或按季整理，装订成册，并加盖单位公章。2.纳税申报表应按年度整理，装订成册，并加盖单位公章。3.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册应按照规定格式填写，一式多份，分别由移交人、接管人、监交人签字或盖章，并装订成册。四、会计档案的保管（一）保管机构1.各单位应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保会计档案的安全保管。2.会计档案保管库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。（二）保管期限1.永久保管的会计档案，应长期保存，不得销毁。2.定期保管的会计档案，保管期限从会计年度终了后的第一天算起。会计凭证、会计账簿等保管期限为30年。银行存款余额调节表、银行对账单等保管期限为10年。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，按年度、类别、保管期限顺序排列，便于查找和利用。2.会计档案应建立详细的档案目录，注明档案名称、编号、保管期限、存放位置等信息，并定期进行核对和更新。3.会计档案管理人员应定期对会计档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并处理。4.会计档案不得外借，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。五、会计档案的利用（一）查阅程序1.本单位人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经会计机构负责人（会计主管人员）批准后，方可查阅。2.外单位人员查阅会计档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、内容、时间等信息，经本单位负责人批准，并办理登记手续后，方可查阅。查阅时，应有本单位会计人员在场陪同。3.查阅会计档案时，应在指定地点进行，不得将会计档案携带外出。如需复印或摘录，应经会计机构负责人（会计主管人员）批准，并注明用途和份数。（二）复制程序1.因工作需要复制会计档案的，应填写《会计档案复制申请表》，注明复制内容、用途、份数等信息，经会计机构负责人（会计主管人员）批准后，方可复制。2.复制会计档案时，应使用复印机、打印机等设备进行复制，不得使用手工抄写等方式。复制件应加盖单位公章，并注明原件存放地点、复制日期等信息。3.将复制的会计档案交给查阅或复制人员时，应办理登记手续，注明查阅或复制人员姓名、单位、日期、复制内容等信息。（三）利用记录1.建立会计档案利用登记簿，详细记录查阅或复制会计档案的人员姓名、单位、日期、查阅或复制内容、批准人等信息。2.会计档案利用登记簿应妥善保管，保管期限与会计档案保管期限相同。六、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.会计档案保管期满，需要销毁时，应由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。（二）销毁程序1.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。七、会计档案的信息化管理（一）电子会计档案的形成1.各单位应积极推进会计档案信息化建设，采用电子会计凭证、电子会计账簿、电子财务会计报告等形式进行会计核算和管理。2.电子会计档案应符合国家有关电子文件管理的规定，具备真实性、完整性、可用性和安全性。电子会计档案应采用电子签名等技术手段进行加密和认证，确保其法律效力。（二）电子会计档案的存储1.电子会计档案应存储在符合安全要求的电子存储介质上，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。2.电子会计档案存储介质应标明存储内容、存储时间、保管期限等信息，并建立详细的电子会计档案目录，注明档案名称、编号、存储位置等信息。（三）电子会计档案的利用1.查阅或复制电