档案管理员岗位管理制度

PAGE档案管理员岗位管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项工作的过程和结果，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置及人员配备公司设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理员，负责公司档案的日常管理工作。档案管理部门应保持相对稳定，人员变动时应及时做好交接工作。（二）主要职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和有效性。6.积极开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持，做好档案借阅、查阅登记等服务工作。7.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级档案管理部门及相关单位的档案业务联系，及时报送档案工作情况和统计报表。三、档案分类及归档范围（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、电子档案等六大类。（二）归档范围1.文书档案公司颁发的各种文件、规定、制度、通知、通报等。公司向上级主管部门的请示、报告，与外单位的来往信函、合同、协议等。公司召开的各种会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。公司内部形成的工作计划、总结、统计报表、简报等。公司员工的任免、奖惩、调资、转正定级等文件材料。2.科技档案公司的科研项目档案，包括项目立项报告、研究方案、实验记录、成果鉴定等。公司的产品档案，包括产品设计图纸、工艺文件、质量标准、技术总结等。公司的设备档案，包括设备购置合同、安装调试记录、操作规程、维修保养记录等。公司的基本建设项目档案，包括项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。3.会计档案公司的会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。公司的财务审计报告、税务申报资料等。公司的财务预算、决算文件材料。4.人事档案员工的个人简历、学历学位证书、身份证复印件等基本信息材料。员工的劳动合同、聘用合同、解除劳动合同证明等。员工的工资、福利、保险等资料。员工的考核、奖惩、培训、晋升等材料。5.声像档案公司重要活动、会议、工程建设等的照片、录像、录音等资料。公司领导及重要客户来访的照片、录像等资料。公司产品宣传资料的照片、录像等。6.电子档案公司形成的电子文件，包括文档、表格、图表、图像、音频、视频等。公司购买的电子资料、软件等。存储在光盘、硬盘、磁带等存储介质上的公司档案信息。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案归档范围，定期将本部门形成的档案材料收集齐全、完整。2.档案形成部门应在文件材料办理完毕后，及时整理并移交档案管理部门，不得积压或自行留存。3.对于重要的会议、活动等形成的档案材料，档案形成部门应在活动结束后一周内移交档案管理部门。（二）档案整理1.分类：档案管理部门收到档案后，按照档案分类标准进行分类。2.编号：对每一类档案进行编号标识，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。5.上架：将整理好的档案上架存放，按照编号顺序排列，便于查找和利用。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的房间，面积应满足公司档案存储的需要。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药品、温湿度计等，确保档案库房的环境符合要求。3.档案库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应坚固耐用，便于档案的存放和管理。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。2.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.对电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。4.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、堆放杂物等。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。六、档案利用（一）档案借阅1.公司员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并在档案借阅登记簿上登记。3.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，告知借阅人档案的保管要求和注意事项。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等，如有损坏或丢失，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。（二）档案查阅1.外单位人员查阅公司档案，应持有单位介绍信，注明查阅档案的目的、范围等信息，经公司主管领导批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据外单位人员的查阅需求，提供相应的档案资料，并在外单位人员查阅登记簿上登记。3.在查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能查阅规定范围内的档案，不得擅自摘抄、复制、拍照等。如需摘抄、复制、拍照等，应经档案管理部门负责人批准。（三）档案出具证明1.公司员工因工作需要，要求档案管理部门出具档案证明的，应填写《档案证明申请表》，注明证明的内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理出具证明手续。2.档案管理部门对《档案证明申请表》进行审核，核实档案内容后，出具档案证明，并在档案证明登记簿上登记。3.档案证明应加盖档案管理部门印章，确保证明的真实性和有效性。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值等因素，对档案进行逐卷审查，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）档案销毁1.《档案销毁清册》应经公司主管领导批准后，方可进行档案销毁。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。八、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）档案数字化1.对公司现有的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子档案进行图像处理，去除图像中的污点、划痕等，提高图像质量。3.按照档案分类和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）档案管理信息系统应用1.档案管理部门应使用档案管理信息系统进行档案的日常管理工作，包括档案的录入、检索、借阅、统计等。2.公司员工应通过档案管理信息系统查询和利用档案，提高档案利用的便捷性和效率。3.档案管理信息系统应具备数据备份、恢复、安全防护等功能，确保档案信息的安全。九、监督与考核（一）监督检查1.公司应定期对档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理情况、档案保管情况、档案利用情况等。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，及时发现问题并整改。3.对监督检查中发现的问题，应