档案管理制度备案表模板

PAGE档案管理制度备案表模板一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案管理制度备案表。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案信息的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括文件档案、合同档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训。4.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。5.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。6.做好档案的安全保管工作，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。7.按照国家有关规定和公司要求，定期对档案进行鉴定、销毁等工作。8.负责公司档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的及时、准确和完整。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受综合管理部门的业务指导。3.严格执行公司档案管理制度，按照规定的时间和要求向综合管理部门移交档案。4.配合综合管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划、总结报告、规章制度、证照等。2.人事管理类：包括员工档案、招聘资料、培训记录、考核评价、薪酬福利等。3.财务管理类：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务管理类：根据公司业务特点，分为市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、供应链管理等各类业务档案。5.合同管理类：包括各类合同协议、招投标文件、采购订单等。6.其他类：不属于上述分类的其他档案。（二）档案编号1.档案编号采用“大类代码+流水号”的方式，大类代码采用两位数字表示，具体如下：行政管理类：01人事管理类：02财务管理类：03业务管理类：04合同管理类：05其他类：062.流水号按照档案形成的时间顺序，从0001开始依次编号。3.例如，行政管理类的第一份档案编号为010001，人事管理类的第二份档案编号为020002。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集范围包括但不限于：上级机关下发的文件、通知、指示等。公司内部形成的各类文件、报告、记录、图表等。员工个人提交的各类资料，如简历、培训证书、业绩报告等。业务活动中产生的各类合同、协议、订单、发票等。财务活动中产生的各类凭证、账簿、报表等。3.档案收集应遵循及时、准确、完整的原则，确保档案内容的真实性和可靠性。（二）档案整理1.档案整理工作应在档案收集完成后及时进行，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作。2.档案整理的基本要求如下：保持档案的原始顺序，不得随意打乱或重新排列。对每份档案进行编号，并在档案首页右上角加盖编号章。编制档案目录，包括档案编号、题名、日期来源、保管期限等信息。对档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。按照档案分类顺序，将档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等信息。五、档案保管与保护（一）档案保管1.综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应按照分类顺序排列上架，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放位置。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、质量和存放位置，确保档案的完整和安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（二）档案保护1.采取有效的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。档案库房应配备火灾自动报警系统、灭火设备等消防设施，定期进行检查和维护。2.对重要档案应进行备份，备份方式可采用纸质备份、电子备份等多种形式，并分别存放于不同的地点，以防止档案丢失或损坏。3.严格控制档案的查阅和借阅，防止档案信息的泄露。查阅和借阅档案应办理相关手续，填写查阅登记表或借阅申请表，并经档案管理部门负责人批准。4.对档案管理人员进行安全教育，提高其安全意识和防范能力，确保档案管理工作的安全进行。六、档案查阅与借阅（一）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交综合管理部门。2.综合管理部门档案管理人员根据申请表进行审核，经档案管理部门负责人批准后，安排查阅地点，并提供必要的协助。3.查阅档案时，查阅人员应遵守档案库房的管理制度，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交综合管理部门。2.综合管理部门档案管理人员根据申请表进行审核，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、部门、档案名称、编号、借阅期限等信息，并由借阅人签字确认。3.借阅档案应在规定的期限内归还，如需延期借阅，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容，如因保管不善造成档案损坏、丢失等情况，应承担相应的责任。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.综合管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分标准如下：永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限一般为15年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限一般为5年以下。2.档案鉴定工作应由综合管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值，确定档案的保管期限。3.对经过鉴定确定失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。（二）档案销毁1.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司主管领导批准后，由综合管理部门组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息的彻底销毁。销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的安全、彻底。3.档案销毁后，应在《档案销毁清单》上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。同时，应将档案销毁情况记录在档案管理台账中，以备查考。八、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）档案数字化1.对公司现有档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等工作，确保档案信息的完整、准确和清晰。2.数字化档案应按照档案分类标准进行分类存储，建立相应的电子目录和索引，便于查询和利用。（三）档案管理信息系统建设1.选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的在线录入、审核、存储、检索、借阅、统计等功能。2.建立档案管理信息系统权限管理制度，明确不同人员的操作权限，确保档案信息的安全保密。（四）档案信息化安全管理1.加强档案信息化安全管理，采取防火