档案法实施条例保存制度

PAGE档案法实施条例保存制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施条例，结合本公司/组织实际情况，制定本保存制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案应如实反映公司/组织各项工作活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.有效利用原则建立健全档案利用机制，充分发挥档案的作用，为公司/组织的决策、管理、业务活动等提供有力支持。4.安全保密原则采取必要的安全保密措施，确保档案的安全，防止档案信息泄露、丢失或损坏。二、档案的形成与收集（一）档案形成要求1.各部门及员工应按照公司/组织规定的工作流程和要求，及时、准确地形成各类档案。档案内容应字迹清晰、图表工整、签署完备，使用耐久性强的书写材料和载体。2.对于重要文件、合同、协议等，应一式多份，分别保存于不同地点，以防丢失或损坏。（二）档案收集范围1.行政管理类档案包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件；股东会、董事会、监事会会议记录；行政公文、规章制度、工作计划与总结、统计报表等。2.业务经营类档案涵盖市场调研、营销策划、客户资料、业务合同、订单、销售记录、财务报表、审计报告等。3.人事管理类档案包含员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩、薪酬福利、劳动合同等相关材料。4.技术研发类档案涉及产品研发方案、技术图纸、实验报告、专利申请文件、技术改进记录等。5.项目管理类档案包括项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目进度记录、项目验收文件等。（三）档案收集程序1.各部门应指定专人负责档案收集工作，定期对本部门形成的档案进行整理、分类和初步审核，确保档案的齐全、完整。2.在工作活动结束或一个阶段工作完成后，相关责任人应及时将档案移交至本部门档案收集人员。档案收集人员应认真核对档案的数量、内容和质量，对不符合要求的档案，及时返回相关责任人进行补充或修正。3.各部门档案收集人员应定期将整理好的档案移交至公司/组织档案管理机构。移交时，应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、形成时间、移交部门等信息，双方签字确认。三、档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类整理，确保分类科学、合理、清晰。（二）分类方法1.年度分类法将档案按年度进行划分，不同年度的档案分别整理。对于跨年度的文件，一般归入文件内容针对的主要年度。2.机构分类法按照公司/组织内部的机构设置，将档案分为不同机构形成的档案类别。3.问题分类法根据档案内容所反映的问题，将档案分为行政管理、业务经营、人事管理、技术研发、项目管理等类别。（三）整理要求1.对收集到的档案进行全面检查，剔除重复、无效或不符合要求的文件。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录索引，便于查找和利用。3.按照分类方案，将档案进行装订成册或装入档案盒，并在档案盒或文件夹上标明档案类别、年度、保管期限等信息。4.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的有序管理。四、档案的保管期限与鉴定（一）保管期限划分1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保存。如公司章程、重要会议记录、重大合同协议、财务审计报告等。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应根据其重要程度和利用频率确定保管期限。如一般的业务合同、行政文件等可保管10年；较为重要但又不需要永久保存的档案可保管30年。（二）保管期限鉴定1.公司/组织档案管理机构应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理机构牵头，组织相关部门负责人和专业人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的实际价值，按照保管期限划分标准，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写档案销毁审批表，报公司/组织领导审批后予以销毁。3.档案鉴定工作应形成鉴定报告，详细记录鉴定过程、鉴定意见和销毁档案清单等信息，并存档备查。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫药品、温湿度计等，确保档案的妥善存放和保护。2.对于电子档案，应配备专用的存储设备和服务器，建立数据备份制度，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（三）档案保护措施1.对纸质档案应定期进行检查、清点，发现问题及时处理。如对破损、褪色的档案进行修复，对霉变、虫蛀的档案进行消毒处理等。2.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案在利用过程中受到损坏或丢失。查阅、借阅档案时，应要求查阅、借阅人员保持档案的整洁，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换或损坏。3.加强对电子档案的安全管理，设置访问权限，防止电子档案被非法篡改、删除或泄露。定期对电子档案进行病毒查杀和维护，确保电子档案的正常运行。六、档案的利用与服务（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅与其工作相关的档案。2.外部单位因业务往来、合作交流等需要，经公司/组织批准，可查阅、借阅相关档案。（二）利用程序1.内部利用程序员工如需查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、用途、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理机构审批。档案管理机构根据申请内容进行审核，批准后为申请人提供档案查阅、借阅服务。2.外部利用程序外部单位如需查阅、借阅档案，应向公司/组织提交正式的查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围和期限等。公司/组织档案管理机构收到申请函后，进行初步审核，并报公司/组织领导审批。经批准后，与外部单位签订档案查阅、借阅协议，明确双方的权利和义务，同时指定专人负责陪同查阅、借阅，确保档案的安全。（三）利用服务1.档案管理机构应建立档案查阅、借阅登记制度，详细记录查阅、借阅档案的人员姓名、单位、时间、档案名称、归还时间等信息，以备查询。2.为利用者提供必要的档案查阅场所和设备，方便利用者查阅档案。对于重要档案或不宜外借的档案，应提供复印件或电子副本供利用者使用。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和趋势，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.通过信息化手段，加强对档案信息的安全保护，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）数字化处理1.对公司/组织的各类档案进行全面数字化处理，将纸质档案扫描成电子文件，存储于档案信息化管理系统中。扫描图像应清晰、完整，符合档案数字化技术规范要求。2.对电子档案进行元数据采集和整理，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的快速检索和利用。（三）信息化管理系统功能1.档案录入与存储功能实现档案的在线录入、分类存储和版本管理，方便档案的及时归档和更新。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按档案名称、编号、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案。3.借阅管理功能对档案的借阅申请、审批、登记、归还等流程进行全程管理，确保档案借阅的规范有序。4.安全管理功能设置用户权限管理、数据加密、备份恢复等安全措施，保障档案信息的安全。5.统计分析功能对档案的利用情况、保管期限、档案数量等进行统计分析，生成各类报表，为档案管理决策提供数据支持。（四）信息化安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化管理系统的安全防护，防止网络攻击、病毒入侵等安全事件的发生。2.定期对档案信息化管理系统进行安全检查和评估，及时发现并解决安全隐患。对重要数据进行定期备份，存储于安全可靠的介质上，并异地存放。3.加强对档案信息化管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，确保档案信息化管理工作的安全运行。八、监督与检查（一）监督检查职责1.公司/组织档案管理机构负责对各部门档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度要求。2.各部门负责人应加强对本部门档案管理工作的日常监督，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题。（二）监督检查内容1.档案的形成、收集、整理、分类、保管、鉴定、利用等环节是否符合本制度规定。2.档案管理设备是否齐全、完好，档案保管场所是否符合安全要求。3.档案信息化管理系统的运行情况，包括数据录入、存储、检索、安全等方面是否正常。4.档案查阅、借阅制度的执行情况，是否存在违规查阅、借阅档案的行为。（三）监督检查方式1.定期检查档案管理机构每年至少组织一次全面的档案管理工作检查，对各部门档案管理情况进行实地检查和评估。2.不定期抽查档案管理机构不定期对各部门档案管理工作进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.专项检查针对档案管理工作中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，确保档案管理工作的规范有序。（四）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，档案管理机构应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.各部门应针对存在的问题，制定具体的整改措施