档案室管理制度资料范本

PAGE档案室管理制度资料范本一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的科学管理，有效地保护和利用档案，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织的档案由档案室集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性、完整性原则。档案应如实反映公司/组织各项工作的真实情况，保证档案内容的完整无缺。3.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查找、调阅和利用，充分发挥档案的作用。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置公司/组织设立档案室，档案室隶属于[具体部门名称]，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本公司/组织档案管理制度。2.负责收集、整理、保管和统计本公司/组织各类档案，维护档案的完整与安全。3.积极开展档案的开发利用工作，为公司/组织各项工作提供档案信息服务。4.对各部门档案工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。5.做好档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理和统计，确保档案质量。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理的各项规章制度，具有良好的职业道德和业务素质。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，保证档案整理规范、编目准确。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案利用工作，及时、准确地为利用者提供档案资料，做好利用登记和效果反馈工作。5.负责档案信息的数字化录入和管理，建立档案数据库，提高档案管理的信息化水平。6.参与档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序做好档案的鉴定、销毁记录。7.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。三、档案的收集与归档（一）归档范围1.行政管理类：公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务报表、审计报告等。2.业务经营类：市场调研报告、销售合同、采购合同、项目策划书与实施方案、业务往来信函等。3.技术研发类：科研项目立项报告、研究成果报告、技术方案、设计图纸、实验数据等。4.基本建设类：工程项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。5.设备仪器类：设备购置合同、设备说明书、设备维修记录、仪器校准证书等。6.声像电子类:照片、录音、录像、电子文档、数据库等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照归档范围及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签署完备，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）归档时间1.当年形成的档案，在次年上半年由各部门整理后向档案室移交归档。2.对于重大活动、重要项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时整理归档。（四）归档程序1.各部门档案管理人员对收集到的文件材料进行初步整理，按照档案分类方案进行分类、编号、编目。2.编制档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案室。3.档案室对移交的档案进行检查验收，对不符合要求的档案，退回原部门重新整理。4.档案验收合格后，双方在移交清单上签字确认，档案室将档案入库保管。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法根据本公司/组织档案的实际情况，采用年度机构（问题）保管期限分类法。即先按年度将档案分开，再在每个年度内按机构（问题）分类，最后按保管期限进行排列。（三）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度机构（问题）保管期限件号”的结构。2.全宗号：由上级档案行政管理部门赋予，本公司/组织暂用[具体全宗号]。3.年度：采用公元纪年，如“20XX”。4.机构（问题）：按照公司/组织内部机构设置或业务分类进行编号，如“行政部01”“销售部02”等。5.保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下），分别用“Y”“C”“D”表示。6.件号：以每份文件为一件，从“1”开始依次编号。（四）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等项目。2.题名应准确概括文件的主要内容，责任者应填写文件的制发单位或个人。3.日期应填写文件的形成日期，保管期限和密级应按照规定准确标注。4.档案目录应打印或手写清晰，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，作为检索工具。（五）装订要求1.归档文件应按件装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。2.装订时应去除文件上的金属物，对破损的文件应进行修补或复制。3.采用三孔一线的装订方法，在文件左侧装订，装订线距左侧边缘15mm，上下两孔距中孔80mm。五、档案的保管（一）库房建设1.档案室应设置专用的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房面积应根据档案数量和未来发展规划合理确定，保证档案有足够的存放空间。3.库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案的安全保管。（二）档案装具1.档案应存放在符合标准的档案柜、档案架或档案盒中，档案柜、档案架应坚固耐用，排列整齐。2.档案盒应采用无酸纸制作，规格统一，盒面应标注档案编号、题名、年度、保管期限等信息。（三）保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.做好库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施，使库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。4.定期对档案进行清点核对，确保档案数量准确、存放位置正确。5.加强对库房的安全管理，非档案管理人员未经许可不得进入库房，严禁在库房内吸烟、用火、存放易燃、易爆物品等。（四）档案鉴定与销毁1.成立档案鉴定工作小组，由档案室管理人员、相关业务部门人员和分管领导组成，负责档案的鉴定工作。2.档案鉴定工作小组应定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际价值，确定档案的存毁。3.对已失去保存价值的档案，应编制档案销毁清册，经鉴定工作小组审核，分管领导批准后进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认，确保档案销毁彻底。5.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织档案，须经本公司/组织相关领导批准。（二）利用方式1.查阅：利用者可在档案室查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经部门负责人签字，档案室负责人批准后办理借阅手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经档案室负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并加盖档案室印章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、档案名称、数量、归还时间等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查询。（四）利用期限1.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.外单位借阅档案的期限按照双方约定执行，借阅期满应及时归还。（五）归还要求1.借阅者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。2.借阅者应在档案借阅申请表上签字确认档案已归还，档案管理人员应将归还档案及时归位。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化扫描1.对重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，一般不低于300dpi。2.扫描后的电子文件应进行格式转换，统一存储为PDF格式，并进行加密处理，确保电子文件的安全性。（三）数据录入与挂接1.档案管理人员应按照档案整理要求，将档案的目录信息录入档案信息化管理系统，并与对应的电子文件进行挂接。2.数据录入应准确无误，确保档案信息在系统中的完整性和一致性。（四）系统维护与管理1.安排专人负责档案信息化管理系统