档案室制度图版

PAGE档案室制度图版一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理，并定期移交档案室。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，不得擅自篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集公司在经营管理、生产活动等过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，对各部门档案管理人员进行业务培训。4.定期对档案进行安全检查，确保档案实体和信息安全，对破损、变质的档案及时进行修复和复制。5.负责档案信息化建设，建立和完善档案管理信息系统，提高档案管理效率和服务水平。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案管理工作，确保档案工作与业务工作同步开展。2.各部门应指定专人作为兼职档案管理员，负责本部门档案的日常收集、整理、保管和移交工作。兼职档案管理员应接受档案室的业务指导和培训。3.各部门在工作活动中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时收集、整理，确保档案的完整准确，并定期移交档案室。三、档案收集(一)收集范围1.行政管理类：公司设立、变更、注销等相关文件；公司规章制度、会议纪要、工作计划与总结；各类行政公文、请示报告、批复等。2.经营管理类：市场调研报告、营销策划方案、合同协议、招投标文件、财务报表、审计报告等。3.生产技术类：产品研发资料、生产工艺文件、设备图纸、技术标准、检验检测报告等。4.人力资源类：员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同等相关材料。5.党群工作类：党组织建设、党员活动、工会工作、企业文化建设等方面的文件材料。(二)收集要求1.各部门兼职档案管理员应及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的完整性和时效性。2.对于重要文件和具有长期保存价值的档案，应一式两份或多份，一份留存本部门，一份及时移交档案室。3.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范、签署完备，纸张质量符合档案保存要求。四、档案整理(一)分类标准1.按年度分类：将档案按形成年度进行划分，便于按年度顺序排列和统计。2.按机构分类：根据公司内部组织机构设置，将档案分为各部门档案，明确档案的来源和归属。3.按问题分类：结合档案内容所反映的问题，将档案进一步细分，如行政管理类可分为综合管理、文秘工作、档案管理等类别。(二)整理方法1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，保持文件的整齐牢固。2.编页号：在每份文件的有字页面右上角或左上角编写页号，便于统计和查找。3.编目：编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、文号、题名、日期、页号等项目，确保目录清晰准确。4.装盒：将整理好的档案按类别、年度、保管期限等顺序装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息。五、档案保管(一)保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、重大决策文件、重要合同协议等。2.长期保管：保管期限为30年的档案，主要是反映公司一般工作活动，在一定时期内对公司有查考利用价值的文件材料。如年度工作计划与总结、一般性会议纪要等。3.短期保管：保管期限为10年的档案，主要是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料。如临时性工作文件、一般性报表等。(二)库房管理1.档案室应设置专门库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、盒号等信息。(三)档案保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品投放器等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行，满足档案保管要求。六、档案鉴定(一)鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门兼职档案管理员代表以及相关业务专家组成。鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。(二)鉴定内容1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合分析档案的价值，判断其是否具有保存意义。2.对保管期限已满的档案进行重点鉴定，审查档案是否仍有查考利用价值，是否需要延长保管期限或予以销毁。(三)鉴定程序1.档案鉴定小组按照档案鉴定标准，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案编制销毁清册，注明档案的题名、文号、日期、保管期限等信息，并经鉴定小组组长审核签字。3.将销毁清册报公司主管领导审批，批准后按照规定程序进行销毁。七、档案统计(一)统计内容1.档案数量统计：包括各类档案总数、年度新增档案数量、不同保管期限档案数量等。2.档案利用情况统计：统计档案查阅、借阅的人次、卷次，以及利用效果等。3.档案管理设施设备统计：如档案柜数量、库房面积、温湿度记录等。(二)统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案数量、利用情况等进行记录和汇总。2.利用档案管理信息系统，对档案数据进行实时统计和分析，生成各类统计报表。(三)统计报表报送1.档案室应每月向公司主管领导报送档案统计月报，每年度报送档案统计年报。2.统计报表应内容准确、数据真实，能够客观反映公司档案管理工作情况。八、档案编研(一)编研内容1.根据公司工作需要和档案资源状况，开展档案编研工作，如编写公司大事记、组织沿革、重要文件汇编等。2.对具有重要价值的档案进行专题研究，形成研究报告，为公司决策提供参考依据。(二)编研方法1.收集、筛选相关档案资料，进行分类整理和分析研究。2.运用科学的编研方法，如编年体、纪事本末体等，对档案信息进行系统整合和加工。3.邀请相关专家对编研成果进行审核和指导，确保编研质量。(三)编研成果应用1.将编研成果提供给公司内部各部门，作为工作参考和借鉴。2.积极向社会宣传公司的历史文化和发展成就，扩大公司的社会影响力。九、档案利用(一)利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因法律法规规定、合作项目需要等，经公司批准后查阅、借阅相关档案。(二)利用手续1.公司内部员工查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、用途、期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案室办理查阅或借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案，需提交单位介绍信、查阅或借阅申请函，注明查阅或借阅的档案范围、用途、期限等信息，经公司主管领导审批后，到档案室办理查阅或借阅手续。查阅或借阅重要档案时，需签订保密协议。(三)利用方式1.查阅档案：档案室应设立专门的查阅场所，为利用者提供必要的查阅条件。利用者应在查阅场所内查阅档案，不得擅自将档案带出。2.借阅档案：借阅期限一般不超过[具体期限]，确因工作需要延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、伪造、丢失，按时归还。十、档案保密(一)保密制度1.严格遵守国家保密法律法规，加强档案保密管理，防止档案信息泄露。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等机密档案，实行专人专管，严格限制接触范围。3.在档案查阅、借阅过程中，利用者应遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。(