档案制度印发通知

PAGE档案制度印发通知关于印发档案制度的通知各部门：为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案制度。现将《[公司名称]档案制度》印发给你们，请认真遵照执行。一、总则（一）目的本制度旨在规范公司档案管理工作，提高档案管理水平，保障档案的有效利用，为公司的发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则档案应如实反映公司各项工作的历史过程和实际情况，确保档案的真实性和完整性。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的服务效能，满足公司各项工作的需要。4.安全保密原则档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案的安全，防止档案的泄露、丢失和损坏。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部综合管理部是公司档案管理的归口部门负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作，集中统一管理公司的各类档案。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理的规章制度和工作流程。2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期对各部门的档案管理情况进行检查和考核。4.负责公司档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化和智能化。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。6.负责公司档案的安全管理，确保档案的安全和保密。（二）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，并指定专人负责档案管理工作。其主要职责包括：1.负责收集、整理本部门在工作中形成的各类档案，并按照公司档案管理制度的要求进行分类、编号和装订。2.负责本部门档案的保管工作，确保档案的安全和完整。3.按照公司档案管理的规定，定期将本部门的档案移交至综合管理部。4.积极配合综合管理部开展档案管理工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等，公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等，公司行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结等，公司资质证书、荣誉证书、营业执照等。2.人事管理类包括员工招聘、录用、培训、考核、晋升、调动、离职等相关文件，员工劳动合同、薪酬福利、社会保险、住房公积金等相关文件，员工档案、人事档案、培训档案、考核档案等。3.财务管理类包括公司财务预算、决算、财务报表、财务审计报告等，公司会计凭证、账簿、报表等，公司税务申报、缴纳、发票等相关文件，公司资金管理、资产管理、成本管理等相关文件。4.业务经营类包括公司市场营销、销售、客户管理等相关文件，公司产品研发、生产、质量管理等相关文件，公司采购、供应链管理等相关文件，公司项目策划、实施、验收等相关文件。5.合同管理类包括公司各类合同的签订、履行、变更、终止等相关文件，合同台账、合同档案等。6.法律事务类包括公司法律纠纷、诉讼、仲裁等相关文件，公司法律顾问意见书、法律风险评估报告等，公司知识产权保护、商标注册、专利申请等相关文件。7.其他类包括公司对外宣传、企业文化建设等相关文件，公司信息化建设、网络安全等相关文件，公司其他临时性、阶段性工作形成的文件。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年度：采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，分别用两位字母表示，具体如下：行政管理类：XG人事管理类：RS财务管理类：CW业务经营类：JY合同管理类：HT法律事务类：FL其他类：QT3.流水号：按照档案形成的先后顺序，取四位数字表示，如“0001”。例如，一份2023年形成的行政管理类档案，其编号为“2023XG0001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照公司档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，包括纸质档案、电子档案和实物档案等。具体收集范围如下：1.行政管理类公司设立、变更、注销等相关文件。公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等。公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等。公司行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结等。公司资质证书、荣誉证书、营业执照等。2.人事管理类员工招聘、录用、培训、考核、晋升、调动、离职等相关文件。员工劳动合同、薪酬福利、社会保险、住房公积金等相关文件。员工档案、人事档案、培训档案、考核档案等。3.财务管理类公司财务预算、决算、财务报表、财务审计报告等。公司会计凭证、账簿、报表等。公司税务申报、缴纳、发票等相关文件。公司资金管理、资产管理、成本管理等相关文件。4.业务经营类公司市场营销、销售、客户管理等相关文件。公司产品研发、生产、质量管理等相关文件。公司采购、供应链管理等相关文件。公司项目策划、实施、验收等相关文件。5.合同管理类公司各类合同的签订、履行、变更、终止等相关文件。合同台账、合同档案等。6.法律事务类公司法律纠纷、诉讼、仲裁等相关文件。公司法律顾问意见书、法律风险评估报告等。公司知识产权保护、商标注册、专利申请等相关文件。7.其他类公司对外宣传、企业文化建设等相关文件。公司信息化建设、网络安全等相关文件。公司其他临时性、阶段性工作形成的文件。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，确保档案收集工作的及时、准确和完整。2.档案收集责任人应定期对本部门的档案进行清理和收集，确保档案不遗漏、不丢失。3.对于重要文件和资料，应采取复印、扫描等方式进行备份，确保档案的安全和完整。4.档案收集责任人应将收集到的档案及时移交至本部门的档案管理人员进行整理和保管。（三）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类和编号的要求，对收集到的档案进行分类整理。2.档案应按照年度、类别、保管期限等顺序进行排列，确保档案的系统性和逻辑性。3.档案应进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保管。4.档案应编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保档案查阅的便捷性。5.电子档案应按照相关规定进行整理和存储，并建立电子档案目录，便于查阅和利用。五、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体如下：1.永久保管的档案公司设立、变更、注销等相关文件。公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等。公司年度财务预算、决算、财务报表、财务审计报告等。公司重要合同、协议等。公司法律纠纷、诉讼、仲裁等相关文件。公司资质证书、荣誉证书、营业执照等。2.长期保管的档案公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等。公司行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结等。公司人事档案、培训档案、考核档案等。公司一般合同、协议等。公司其他重要文件和资料。保管期限为30年。3.短期保管的档案公司临时性、阶段性工作形成的文件。公司一般性文件和资料。保管期限为10年。（二）保管要求1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全和完整。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。3.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序进行存放，便于查阅和管理。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量和质量。5.对于破损、褪色、变质等档案，应及时进行修复和复制，确保档案的可读性和完整性。6.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。2.档案鉴定工作应由综合管理部牵头，组织相关部门的人员组成鉴定小组，对档案进行鉴定。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的价值和保管期限，提出鉴定意见。4.对于保管期限已满且无保存价值的档案，可以进行销毁；对于保管期限未满但已失去保存价值的档案，经鉴定小组鉴定后，可以提前销毁。（二）销毁1.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等内容，并经综合管理部负责人审核、公司领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，确保销毁过程的安全和保密。3.档案销毁可以采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案无法恢复。4.档案销毁过程中，应填写《档案销毁登记表》，注明档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等内容，并由销毁人员和监销人员签字确认。5.档案销毁后，应将《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》等相关资料进行归档保存。七、档案的查阅与利用（一）查阅范围公司员工因工作需要，可以查阅本部门及相关部门的档案。公司外部人员查阅公司档案，应经公司领导批准，并按照公司的相关规定办理查阅手续。（二）查阅要求1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅原因等内容，并经本部门负责人审核、综合管理部负责人批准。2.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。3.查阅档案应使用档案管理人员提供的查阅工具，不得自行携带查阅工具进入档案库房。4.查阅档案应在规定的时间内归还，如需延期查阅，应重新办理查阅手续。（三）利用要求1.公司员工因工作需要，可以利用档案进行复印、打印、摘录等，但应确保档案的安全和保密。2.公司外部人员利用公司档案，应经公司领导批准，并按照公司的相关规定办理