某某乡档案管理制度

PAGE某某乡档案管理制度[某某乡名称]档案管理制度一、总则（一）目的为加强本乡档案管理，有效保护和利用档案资源，提高工作效率和服务质量，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本乡实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡机关各部门、下属事业单位、各村（居）委会等在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则乡党委、政府统一领导全乡档案工作，各部门、各村（居）委会按照职责分工，负责本部门、本区域档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.完整准确、系统安全原则确保档案的完整、准确、系统，维护档案的真实性和安全性，防止档案损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则以服务全乡工作为宗旨，优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便档案的查阅和使用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以乡党委书记为组长，乡长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。领导小组负责统筹协调全乡档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题，制定档案管理工作方针、政策和发展规划。（二）乡综合档案室乡综合档案室是全乡档案管理的集中保管机构，负责接收、整理、保管和提供利用全乡各类档案。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本乡档案管理规章制度并组织实施。2.负责收集、整理、归档全乡各部门、各村（居）委会形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。3.对档案进行科学分类、编号、编目、装订等整理工作，建立健全档案检索工具，便于档案的查找和利用。4.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等安全防护工作，确保档案的安全保管。5.按照规定向区档案局移交应进馆的档案，并做好档案统计工作。6.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为全乡工作提供参考依据和信息服务。7.组织开展档案业务培训和指导工作，提高全乡档案工作人员的业务水平。（三）部门及村（居）委会档案管理职责1.各部门、各村（居）委会应明确一名档案管理人员，负责本部门（区域）档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照档案管理要求，及时将本部门（区域）在工作活动中形成的各种文件材料进行收集、分类、整理，定期移交乡综合档案室。3.配合乡综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，如实提供相关档案信息。4.加强对本部门（区域）档案管理工作的日常监督和检查，确保档案管理工作规范有序。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关下发的与本乡工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.本乡党委、政府形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告、决议、决定等。3.各部门在履行职责过程中形成的文件、报表、统计资料、合同协议、业务文件、调研材料等。4.各村（居）委会形成的各类文件、会议记录、统计报表、村规民约、土地承包合同、财务收支凭证等。5.本乡举办或参与的各类活动形成的文件、照片、录像、录音等资料。6.本乡机构设置、人员编制、干部任免、职称评定、工资福利等方面的文件材料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各村（居）委会应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责收集工作，确保文件材料及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，符合档案整理要求。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，并确保电子文件的可读性和完整性。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.专门档案应在项目结束或工作完成后及时归档。3.会计档案应按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定进行归档。（四）归档程序1.各部门、各村（居）委会档案管理人员对收集到的文件材料进行初步整理，按照分类方案进行分类。2.对分类后的文件材料进行装订、编页、编号等整理工作，确保文件材料的整齐规范。3.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的内容和存放位置。4.将整理好的档案移交乡综合档案室，办理交接手续，并填写档案移交清单。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案采用年度机构（问题）保管期限分类法。即先按年度分类，再按机构（问题）分类，最后按保管期限分类。2.专门档案根据其性质和特点，采用相应的分类方法进行整理，如会计档案按年度类别分类，科技档案按项目阶段分类等。（三）编号与编目1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，为每卷（件）档案编制唯一的标识符。2.编目应包括案卷封面、卷内文件目录、备考表等内容，准确记录档案的基本信息和内容。（四）装订与装盒1.纸质档案应进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案的牢固和整齐。2.装订后的档案应装入档案盒，并在档案盒上标明档案的类别、年度、保管期限、起止卷号等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.乡综合档案室应设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。（三）保密措施1.严格遵守国家保密法律法规，加强对档案管理人员的保密教育，增强保密意识。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施，限制查阅范围，确保档案信息不泄露。3.档案查阅场所应与档案库房分开设置，并配备必要的安全防范设施，防止无关人员进入。六、档案的利用（一）利用范围1.本乡机关各部门因工作需要查阅档案。2.各村（居）委会因工作需要查阅档案。3.其他单位或个人因合法事由查阅本乡档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅范围等信息，并经本部门负责人或村（居）委会负责人签字同意。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经乡档案管理领导小组批准。3.档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划批注。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员应认真核对档案，确保档案的完整无损。（三）利用方式1.提供档案原件查阅，确因工作需要不能提供原件查阅的，可提供复印件，并加盖档案管理部门印章。2.根据查阅人员的需求，提供档案信息的摘录、复制等服务。3.积极开展档案编研工作，为查阅人员提供专题资料汇编、参考信息等服务。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则依据国家有关档案鉴定的规定，结合本乡实际情况，对档案的保存价值进行科学鉴定，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由乡档案管理领导小组成员、档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案的保存价值进行鉴定。（三）鉴定方法1.定期鉴定：每年定期对档案进行全面鉴定，确定档案的保管期限是否合理，对失去保存价值的档案提出销毁意见。2.随时鉴定：根据工作需要，对涉及特定事项或时效性较强的档案进行随时鉴定，及时调整档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案鉴定小组填写《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、年度、保管期限、卷号、数量等信息。2.《档案销毁清册》经乡档案管理领导小组审核批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。销毁完毕后，《档案销毁清册》应永久保存。八、档案统计与移交（一）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行统计。2.档案管理人员应定期填写档案统计报表，上报乡档案管理领导小组，并抄送区档案局。3.档案统计数据应真实、准确、完整，为档案管理决策提供依据。（二）档案移交1