杭州市学生资助档案制度

PAGE杭州市学生资助档案制度一、总则（一）目的为加强杭州市学生资助档案管理，确保学生资助工作档案资料的完整、准确、规范和安全，提高资助工作的科学化、精细化水平，更好地服务学生，依据国家相关法律法规及教育行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于杭州市各级各类学校（含幼儿园、小学、初中、高中、中等职业学校、高等院校等）在开展学生资助工作过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映学生资助工作的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理学生资助工作各环节产生的资料，保证档案资料的齐全完整。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的分类、编号、整理、装订等操作，确保档案管理工作的标准化。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，保护学生个人隐私和敏感信息，防止档案资料泄露。二、档案管理职责（一）教育行政部门职责1.负责制定全市学生资助档案管理的政策、制度和标准，并监督指导学校贯彻执行。2.定期组织对学校学生资助档案管理工作的检查和评估，对存在的问题提出整改意见。3.负责全市学生资助档案的宏观管理，指导学校做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）学校职责1.建立健全本校学生资助档案管理制度，明确档案管理工作的分管领导和具体责任人。2.组织开展本校学生资助档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管、查阅、销毁等工作，确保档案资料的规范管理。3.加强对档案管理人员的培训，提高其业务水平和责任意识，保障档案管理工作的顺利开展。4.积极配合教育行政部门及其他相关部门对学生资助档案的检查、审计等工作。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握国家有关档案管理的法律法规和行业标准，熟悉学生资助工作流程，严格按照制度要求做好档案管理工作。2.负责档案资料的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的齐全、完整、规范。3.妥善保管档案资料，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.按照规定为有关部门和人员提供档案查阅服务，做好查阅登记和档案归还工作。5.定期对档案进行清查盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题，并向上级领导汇报。三、档案内容及分类（一）资助政策宣传档案1.各级各类资助政策文件、宣传资料、解读材料等。2.开展资助政策宣传活动的方案、通知、记录、照片、视频等资料。（二）资助申请与审核档案1.学生资助申请表、证明材料、家庭经济情况调查表等。2.学校对学生资助申请的审核意见、公示材料、审核记录等。（三）资助资金发放档案1.资助资金发放明细表、汇总表、银行代发凭证、学生签收记录等。2.资助资金发放过程中的相关审批文件、会议记录等。（四）资助工作台账档案1.学生资助工作年度计划、总结、报表等。2.资助对象信息台账、资助资金收支台账、资助工作绩效台账等。（五）受助学生成长档案1.受助学生的学习成绩、综合素质评价、获奖情况等材料。2.受助学生的感谢信、心得体会、成长记录等资料，反映受助学生在资助政策帮助下的成长和进步。（六）资助工作监督检查档案1.上级部门对学校资助工作的检查通知、检查报告、整改意见等。2.学校内部开展资助工作自查自纠的方案、报告、整改措施及落实情况等资料。（七）其他相关档案1.与学生资助工作相关的会议纪要、工作简报、调研报告等。2.学生资助工作中形成的其他有保存价值的文件、资料、图片、音像等。四、档案整理与归档（一）整理要求1.遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对每份档案资料进行认真核对检查，确保资料完整、准确、清晰，无破损、缺页、模糊等情况。3.按照档案分类标准，对各类档案资料进行分类整理，同一类档案应按照时间顺序或重要程度依次排列。（二）归档流程1.收集：档案管理人员定期收集各部门和相关人员在学生资助工作中产生的档案资料，确保资料及时、完整地集中到档案管理部门。2.整理：对收集到的档案资料进行分类、编号、编目等整理工作，编制档案目录清单，便于查找和管理。3.装订：将整理好的档案资料按照一定顺序进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字，保持档案的美观和整齐。4.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于识别和存放。5.上架：将装盒后的档案按照档案库房的布局和编号规则，上架存放，确保档案排列有序，便于查找和调阅。五、档案保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等安全防护设施，确保档案资料的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。（二）保管期限1.永久保管：涉及学生资助政策制定、重大资助项目实施、资金管理等具有重要历史价值和凭证作用的档案资料，应永久保管。2.定期保管：其他学生资助档案资料根据其重要程度和实际需要，分别确定保管期限为30年或10年。保管期限从档案形成的次年起计算。（三）档案清查1.学校应定期对学生资助档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案资料的账实相符。2.在清查过程中，如发现档案资料有损坏、丢失、泄密等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级主管部门报告。同时，应查明原因，追究相关人员的责任。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.学校内部人员因工作需要查阅学生资助档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.教育行政部门、审计部门、纪检监察部门等外部单位因工作需要查阅学生资助档案的，应出具单位介绍信和查阅人员有效身份证件，经学校分管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。2.申请表经相关负责人批准后，查阅人员到档案管理部门办理查阅登记手续，档案管理人员根据查阅申请表提供相应的档案资料，并做好查阅记录。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅过程中应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员对归还的档案进行核对检查，确认无误后办理归还登记手续。（三）利用方式1.学校可根据实际工作需要，利用学生资助档案开展统计分析、工作研究、经验总结等活动，为学生资助工作的决策和管理提供参考依据。2.在符合国家法律法规和学校相关规定的前提下，学校可向社会公开部分学生资助工作信息，但应注意保护学生个人隐私和敏感信息，确保信息公开的合法性、准确性和安全性。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规，增强保密意识，对在工作中接触到的学生个人隐私和敏感信息予以保密。2.对涉及学生个人隐私和敏感信息的档案资料，应严格限制查阅范围，未经批准，不得擅自向无关人员透露。3.在档案整理、保管、查阅等过程中，应采取必要的保密措施，如对档案资料进行加密存储、设置查阅权限、加强人员管理等，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.学校应加强对档案库房的安全管理，配备必要的安全设施和设备，如防盗报警装置、消防器材、温湿度控制设备等，确保档案库房的安全。2.建立健全档案安全管理制度，明确档案管理人员及相关人员的安全职责，加强对档案库房的日常巡查和监控，及时发现和消除安全隐患。3.对档案资料的电子数据应进行备份存储，并采取加密、防病毒等安全措施，防止数据丢失或损坏。同时，应定期对电子数据进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。八、档案销毁（一）销毁条件1.已到保管期限且确无保存价值的档案资料，经鉴定后可予以销毁。2.因保管不善等原因导致档案资料损坏、变质，无法继续保存的，经批准后可进行销毁。（二）销毁程序1.学校档案管理部门应定期对已到保管期限的档案资料进行清理，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。2.《档案销毁申请表》经学校分管领导审核批准后，由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组，对拟销毁档案进行再次鉴定，确认符合销毁条件后，编制《档案销毁清单》。3.《档案销毁清单》经学校主要领导