机关档案工作制度

PAGE机关档案工作制度一、总则（一）目的为加强本机关档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为机关各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则机关档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则档案应如实反映机关工作活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集和整理机关工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.便利性原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管、查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责机关档案工作的统筹规划、组织协调和具体实施。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案工作规章制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用本机关的档案。3.指导本机关各部门的文件材料收集、整理和归档工作。4.开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.参与档案的编研工作，开发档案信息资源。6.负责档案库房的安全管理，确保档案实体安全。（三）各部门职责1.各部门应明确一名负责人分管档案工作，配备兼职档案人员，负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.各部门兼职档案人员应接受档案管理部门的业务指导和培训，按照规定的要求和方法做好本部门档案工作。三、文件材料的收集与整理（一）收集范围1.上级机关发来的与本机关工作有关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各种文件、报告、请示、批复、会议记录、纪要、统计报表等。3.本机关与其他单位签订的合同、协议、协定等。4.本机关工作人员在工作中形成的具有保存价值的书信、手稿、照片、录音、录像等。5.本机关编辑出版的刊物、资料、书籍等。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门工作活动中形成的文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对重要文件材料应实行跟踪收集，确保不遗漏。3.收集的文件材料应保持其真实性和原始性，不得随意涂改、剪裁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等。2.立卷将具有密切联系的文件材料组合成案卷。案卷应按照一定的顺序排列，编目编号。3.装订对破损的文件材料应进行修补或复制，对纸张规格不一致的文件材料应进行折叠或裱糊，使其规格统一，然后进行装订。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风且排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施。3.档案库房应根据档案的数量和种类合理划分库房区域，设置不同类型的档案架、柜。（二）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别的档案应分开存放。2.档案应按照年度、保管期限等顺序排列上架，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应选择安全可靠的设备，并定期进行检查和维护。（三）档案保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，对本机关、国家建设和历史研究具有长远利用价值的，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，应列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（四）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和档案人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。2.根据档案的实际价值，确定档案的存毁。对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，经机关负责人批准后予以销毁。3.档案鉴定工作应形成详细的记录，包括鉴定时间、鉴定人员、鉴定依据、鉴定结果等，并存档备查。（五）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期编制档案统计报表，及时准确地反映档案工作的基本情况。3.档案统计数据应真实可靠，不得虚报、瞒报。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应遵守国家有关法律法规，不得损害国家利益和他人合法权益。2.服务为本原则档案利用工作应以服务机关各项工作为宗旨，方便利用者查阅和获取档案信息。3.安全保密原则在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息安全。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅者应按时归还档案，不得转借他人。3.复制利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、数量、查阅或借阅期限等。3.档案利用登记应及时、准确、完整，以便对档案利用情况进行统计和分析。六、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为机关各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保图像清晰可读。2.对扫描后的图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等，提高图像质量。3.按照档案分类方案和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的全过程信息化。2.系统应具有权限管理功能，不同用户根据其职责和权限，可对档案进行相应的操作。3.系统应具备数据备份和恢复功能，确保档案数据的安全可靠。（四）安全保障1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护。2.采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止档案信息被非法获取、篡改或泄露。3.定期对档案信息系统进行安全检查和评估，及时发现和排除安全隐患。七、档案编研（一）编研原则1.围绕机关工作重点和中心任务，有针对性地开展档案编研工作。2.注重档案信息的深度开发和综合利用，提高编研成果的质量和价值。（二）编研内容1.编写机关大事记，记录机关重要工作活动和重大事件。2.整理机关组织沿革，反映机关的机构设置、人员编制、领导任职等情况。3.汇编重要文件资料，将具有重要价值的文件材料进行整理汇编。4.开展专题编研，针对机关工作中的热点、难点问题，进行专题