山东省档案制度

PAGE山东省档案制度一、总则（一）目的为加强山东省档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山东省行政区域内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.统一领导原则：档案工作实行统一领导、分级管理。各级档案行政管理部门负责对本行政区域内的档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。2.集中管理原则：各单位应设立专门的档案管理机构或配备专职档案管理人员，对本单位的档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。3.依法管理原则：档案管理活动必须严格遵守国家法律法规，依法收集、整理、保管、利用和销毁档案，确保档案管理工作的合法性和规范性。4.服务利用原则：档案管理工作应坚持以服务为宗旨，积极开发档案信息资源，为单位各项工作和社会公众提供优质高效的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案行政管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本省档案工作的规章制度和发展规划。2.对本行政区域内的档案工作进行监督检查，依法查处档案违法行为。3.组织开展档案业务培训、学术研究和经验交流活动，提高档案管理人员的业务素质和管理水平。4.负责档案信息化建设的统筹规划和指导，推动档案信息资源的开发利用。5.指导、监督重点建设项目和重大活动的档案管理工作。（二）单位档案管理机构职责1.贯彻执行国家和地方有关档案工作的法律法规和规章制度，建立健全本单位的档案管理制度。2.负责收集、整理、保管本单位在各项工作活动中形成的各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对本单位档案进行分类、编目、装订、上架等整理工作，编制档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.积极开发档案信息资源，为单位领导决策、业务工作开展和社会公众提供档案利用服务。5.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁。6.负责本单位档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.组织开展档案宣传教育活动，增强全体员工的档案意识。（三）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行档案工作的法律法规和规章制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的收集、整理、保管、利用等具体工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.熟悉本单位档案的形成过程和内容，掌握档案管理业务知识和技能，不断提高工作质量和效率。4.积极参与档案信息化建设，熟练使用档案管理软件，做好档案数据的录入、存储和维护工作。5.严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案利用登记和统计工作，确保档案的安全。6.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施加以解决。7.协助做好档案鉴定和销毁工作，对销毁的档案进行详细登记和监销。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括上级文件、本单位文件及内部机构形成的文件等。2.本单位在各项工作活动中形成的各类业务文件，如会议文件、工作计划与总结、统计报表、合同协议、科研成果等。3.本单位重要活动和重大事件形成的文件材料，如活动方案、领导讲话、照片、录像等。4.本单位机构设置、人员编制、干部任免、职工奖惩等方面的文件材料。5.本单位资产、财务、审计等方面的文件材料，如固定资产登记、财务报表、审计报告等。6.本单位与其他单位签订的合同、协议、往来信函等文件材料。7.本单位档案管理工作中形成的文件材料，如档案管理制度、档案目录、档案移交清单等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子文件的可读性和可利用性。4.收集的文件材料应按照规定的时间和程序及时移交档案管理机构。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订、上架等操作，提高档案管理效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。一般可分为党群工作、行政管理、业务工作、人事管理、财务管理、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和存放位置，便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订应去除金属物，采用线装或胶装等方式。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于保管和利用。档案架应标明档案类别和编号范围。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理机构应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，确保档案的安全保管。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具存放档案。2.档案柜、档案架应坚固耐用，排列整齐，便于通风和查找。3.档案盒应采用无酸纸制作，规格统一，能够有效保护档案。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的重要档案，对国家和社会具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。4.短期保管的档案是指在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施加以解决。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.对电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。4.严格执行档案借阅、查阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。5.按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁，销毁档案应进行详细登记和监销。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案，应按照规定办理查阅手续。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅本单位档案，应出具相关证明文件，并按照规定办理查阅手续。4.社会公众因特殊需要查阅本单位公开的档案信息，应按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案应在档案管理机构指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅档案应填写借阅登记表，注明借阅期限和归还时间。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案管理机构负责人批准。复制档案应使用符合质量要求的设备和材料，确保复制件与原件一致。（三）利用手续1.本单位内部人员查阅档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理机构查阅。2.外单位查阅档案，应提前向本单位档案管理机构提交查阅申请函，注明查阅目的、范围和时间等内容。经本单位档案管理机构负责人批准后，办理查阅手续。3.在查阅档案时，利用者应遵守档案管理机构的各项规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。4.档案利用完毕后，利用者应及时归还档案，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.依据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位档案管理实际情况，制定档案鉴定标准。2.档案鉴定标准应明确档案的保管期限、价值评估等内容，确保鉴定工作的科学性和准确性。（三）鉴定程序1.档案管理机构定期对档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限和价值。3.对确定失去保存价值的档案，填写档案销毁审批表，报本单位负责人批准。4.经批准销毁的档案，应按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。（四）销毁登记1.对销毁的档案应进行详细登记，包括档案名称、数量、保管期限、销毁时间、销毁方式等内容。2.档案销毁登记册应永久保存，作为档案管理工作的重要资料。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为单位各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本单位的档案管理软件，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程信息化管理。3.网络安全建设：加强档案信息化系统的网络安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，确保档案信息的安全。（三）数据管理1.建立健全电子档案数据管理制度，确保电子档案数据的准确性、完整性和安全性。2.定期对电子档案数据进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.加强对电子档案数据的维护和更新，及时处理数据错误和异常情况。（四）利用服务1.利用档案管理系统为利用者提供便捷的档案信息检索和查阅服务，提高档案利用效率。2.开展档案信息资源开发利用，通过编制专题档案资料、提供档案数据分析等方式，为单位领导决策和业务工作开展提供支持。八、监督与检查（一）监督检查主体1.档案行政管理部门负责对本行政区域内各单位的档案工作进行监督检查。2.各单位内部应建立档案工作监督检查机制，定期对本单位档案管理工作进行自查自纠。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案管理机构的设置和人员配备情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。4.档案信息化建设情况。5.档案鉴定和销毁工作情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案行政管理部门定期对各单位的档案工作进行全面检查，检查结果进行通报。2.专项检查：针对档