学校公文格式规范制度

PAGE学校公文格式规范制度总则目的为了确保学校公文的规范性、准确性和严肃性，提高公文处理效率和质量，促进学校各项工作的顺利开展，特制定本规范制度。适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在公务活动中形成的各类公文，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函等。基本原则1.合法性原则：公文的格式、内容和处理程序必须符合国家法律法规和教育行业相关标准的要求。2.规范性原则：公文应严格按照规定的格式和要求撰写、排版，确保格式统一、规范。3.准确性原则：公文内容应准确无误，表述清晰，逻辑严谨，避免歧义。4.时效性原则：公文应及时处理，确保信息传递的及时性和有效性。5.保密性原则：涉及学校机密的公文应严格按照保密规定进行处理，确保信息安全。公文格式页面设置1.纸张规格：一般采用A4纸（210mm×297mm）。2.页边距：上、下页边距各为2.54cm，左、右页边距各为3.17cm。3.页眉页脚：页眉一般为学校名称，距边界1.5cm；页脚一般为页码，居中放置，距边界1.75cm。字体字号1.标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。3.正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章：单一机关行文：一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文：一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），如2023年10月15日。6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。排版要求1.行距：一般采用固定值28磅，以保证文档的美观和易读性。2.页码：一般用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。行文规则行文关系1.学校各部门、各单位之间应根据各自的职责和工作需要，按照隶属关系和职权范围行文。2.向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需同时报送其他相关上级机关，可以用抄送形式，但不得抄送其下级机关。3.向下级机关行文，主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。4.同级机关之间需要协商解决问题时，可以用函行文；如需联合行文，应当明确主办机关。请示与报告1.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。2.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告不得夹带请示事项。批复批复适用于答复下级机关请示事项。批复应当针对请示事项明确答复意见，不得模棱两可。函函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的内容应简洁明了，针对性强。公文处理程序起草1.公文起草应符合国家法律法规和教育政策要求，紧密围绕学校工作实际，主题明确，内容详实，逻辑清晰。2.起草公文应深入调查研究，广泛征求意见，确保公文内容的科学性、合理性和可行性。3.公文起草完成后，起草部门应认真审核，确保公文格式规范、语言准确、表述清晰。审核1.公文起草部门完成初稿后，应将公文送本部门负责人审核。审核内容包括公文的格式、内容、语言等方面，确保公文符合本制度的要求。2.经部门负责人审核通过的公文，应送学校办公室审核。学校办公室应从公文的合法性、规范性、准确性、时效性等方面进行全面审核，提出修改意见。3.公文起草部门应根据审核意见对公文进行修改完善，再次送学校办公室审核，直至审核通过。签发1.审核通过的公文，应由学校领导签发。重要公文应由学校主要领导签发；一般性公文可由分管领导签发。2.签发人应认真审阅公文内容，签署明确的意见，并注明签发日期。印发1.公文经签发后，由学校办公室负责印发。印发前，学校办公室应再次核对公文的格式、内容等，确保无误。2.公文印发时，应按照规定的格式和份数进行排版印刷，并加盖学校印章。3.印发后的公文应及时分发给主送机关和抄送机关，确保公文的传递及时、准确。归档1.公文办理完毕后，应及时将公文定稿、正本及有关材料进行整理归档。归档的公文应齐全完整，格式规范