厅档案管理制度汇编

PAGE厅档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强本厅档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为厅各项工作提供有力支持，特制定本档案管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本厅各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则。厅档案管理部门负责对全厅档案进行集中管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则。档案的形成应真实反映厅各项工作的实际情况，确保档案内容完整无缺。3.安全保密原则。加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，同时严格执行保密制度，对涉及机密的档案进行妥善保管。4.方便利用原则。建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门厅设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全厅档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.做好档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作。3.妥善保管档案，确保档案的安全和完整，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.开展档案的鉴定工作，按照规定对已失去保存价值的档案进行销毁。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.积极提供档案利用服务，根据工作需要，及时为厅内各部门及工作人员查阅档案提供便利。7.参与档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储和维护，建立电子档案管理系统。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、完整。2.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。3.在工作中积极利用档案，充分发挥档案的作用，并及时将利用过程中发现的问题反馈给档案管理部门。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本厅工作相关的文件、指示、通知等。2.本厅形成的各类文件、报告、纪要、决议、合同、协议、报表等。3.本厅召开的各类会议的文件、记录、纪要等。4.本厅工作人员在工作中形成的重要书信、手稿、照片、录音、录像等资料。5.本厅获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。6.其他与本厅工作相关的有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范，定期移交档案管理部门。2.对于重要的档案资料，应实行“随办随归”制度，办理完毕后立即移交档案管理部门。3.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.文书档案按照年度机构保管期限分类法进行整理。2.科技档案按照项目专业分类法进行整理，建立项目档案卷。3.会计档案按照会计年度类别分类法进行整理，并按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》进行管理。4.电子档案按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案数据库。（五）编目与装订1.档案整理完毕后，应进行编目，编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、文号、题名、日期、责任者、页数、备注等项目。2.文书档案应按照卷内文件排列顺序依次编写页号，采用阿拉伯数字逐页编写，正面编在右上角，背面编在左上角。3.装订应牢固、整齐、美观，不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。装订时应去除文件上的金属物，对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或裱糊处理。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案安全。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具进行存放，装具应坚固耐用，便于排列和查找。2.档案装具应按照档案分类顺序进行编号，每个装具应标明存放档案的类别、年度、保管期限等信息。（三）档案存放1.档案应按照分类编号顺序依次存放，不同类别、年度、保管期限的档案应分开存放，便于管理和查找。2.对于珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如专柜存放、复制备份等。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则是：反映本厅主要职能活动和基本历史面貌的，对本厅工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管；反映本厅一般工作活动，在一定时期内对本厅工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整和安全。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题应及时记录并采取措施进行处理。3.清查结束后，应编写档案清查报告，上报厅领导，并将清查结果存档。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面的历史观点，从政治、经济、科学、文化等各个方面，全面地分析和鉴别档案的价值。2.遵循辩证唯物主义和历史唯物主义的方法，准确地判定档案的保存价值。3.结合本厅的实际情况，确定档案的鉴定标准和方法。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门负责人组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件逐页进行审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.综合分析鉴定法。结合档案的形成背景、来源、时间、内容等因素，综合分析其价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。2.《档案销毁清册》经厅领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底进行。监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。4.销毁后的档案应及时登记注销，对销毁过程中产生的音像资料等应妥善保存。六、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括各类档案的年度归档数量、累计库存数量等。2.档案的利用情况统计，包括查阅档案的人次、卷次、利用目的等。3.档案的保管状况统计，如档案的完好率、破损率等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理系统，对档案信息进行实时统计和分析，生成各类统计报表。（三）统计报表1.档案管理部门应定期向上级主管部门和厅领导报送档案统计报表，报表应数据准确、内容完整、格式规范。2.统计报表应包括档案数量统计表、档案利用情况统计表、档案保管状况统计表等。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本厅档案管理制度。2.服务为本原则。以满足厅内各部门及工作人员工作需要为出发点，积极提供优质高效的档案利用服务。3.保密安全原则。在档案利用过程中，严格执行保密制度，确保档案信息安全。（二）利用范围1.本厅工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本厅档案，须经厅领导批准，并办理相关手续。3.司法机关因办案需要查阅本厅档案，应按照法律程序办理相关手续。（三）利用方式1.查阅档案。利用者可到档案管理部门查阅纸质档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅档案。因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息，经部门负责人签字、档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，并应按时归还。3.复制档案。利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的内容、用途等信息，经档案管理部门负责人审批后，方可复制。复制档案应按照规定收取一定的费用。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。2.利用登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、复制档案的内容等信息。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子文件收集齐全，按照档案整理原则进行分类整理，并移交档案管理部门。2.电子文件应采用通用格式进行存储，确保其可读性和可利用性。3.电子档案的整理应参照文书档案、科技档案等的整理方法，建立电子档案目录数据库。（二）电子档案的保管1.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。2.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的安全和完整。3.建立电子档案安全管理制度，采取必要的安全防护措施，防止电子档案