单位档案规章制度

PAGE单位档案规章制度一、总则（一）目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本单位各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映单位各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责单位档案的集中统一管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本单位的各类档案。3.指导和监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育。4.推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并及时向档案管理部门移交应归档的文件材料。其主要职责包括：1.负责本部门文件材料的收集、整理，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供本部门相关档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料。2.上级机关下发的与本单位有关的文件、指示、通知等。3.本单位对外签订的合同、协议、项目文件等。4.本单位内部的工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。5.本单位人员的任免、奖惩、考核等文件材料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，载体应符合档案保管要求。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、生产技术类、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应科学、规范、便于识别和管理。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊或复制，然后按照一定顺序进行装订。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和排列顺序。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等要求。2.库房内配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同载体的档案应分开存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指反映本单位一般工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.将鉴定结果报单位主管领导审批，对确无保存价值的档案予以销毁。3.档案鉴定工作应形成鉴定报告，记录鉴定过程和结果。（五）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，定期上报单位领导和上级档案管理部门。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本单位有关的档案，须经本单位主管领导批准。3.司法机关因办案需要查阅档案，须按照法定程序办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，须填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，须经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案利用者的姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案的名称、数量、时间等进行详细登记。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查考。（四）保密规定1.档案利用者应严格遵守保密规定，不得擅自将档案带出档案管理部门借阅场所，不得泄露档案内容。2.如需摘录、引用档案内容，应经档案管理部门审核同意。六、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子文件收集齐全，并按照档案整理要求进行分类、编号、编目等整理工作。2.电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。2.建立电子档案存储管理制度，对存储设备进行定期检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）电子档案的利用1.电子档案的利用应通过档案管理系统进行，利用者应按照系统操作流程进行查阅、借阅、复制等操作。2.档案管理部门应加强对电子档案利用的管理，确保电子档案的安全和保密。（四）电子档案的鉴定与销毁1.定期对电子档案进行鉴定，确定其保管期限和存毁。2.对确无保存价值的电子档案，应按照规定进行销毁，并在档案管理系统中进行相应处理。七、声像档案管理（一）声像档案的收集1.单位在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像材料应及时收集归档。2.声像材料的收集应确保内容完整、图像清晰、声音清楚。（二）声像档案的整理1.对收集到的声像材料进行分类整理，按照形成时间、内容等进行编号和编目。2.声像材料应配以文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。（三）声像档案的保管1.声像档案应采用专门的存储设备进行保管，如光盘、磁带等，并按照档案保管要求进行存放。2.定期对声像档案进行检查和维护，防止音像资料损坏。（四）声像档案的利用1.声像档案的利用应按照档案利用规定办理相关手续。2.利用声像档案时，应注意保护音像资料，不得擅自剪辑、修改。八、会计档案管理（一）会计档案的收集与整理1.财务部门应按照国家有关会计档案管理规定，及时收集、整理会计凭证、会计账簿、财务报告等会计档案。2.会计档案应按照年度进行分类整理，编制会计档案目录。（二）会计档案的保管1.会计档案应存放在专门的档案柜中，按照保管期限分类存放。2.会计档案的保管期限应符合国家有关规定，期满后按照规定进行鉴定和销毁。(三)会计档案的利用1.单位内部因工作需要查阅会计档案，须经财务部门负责人批准。2.外单位查阅会计档案，须持单位介绍信，经单位主管领导和财务部门负责人批准。3.司法机关查阅会计档案，应按照法定程序办理相关手续。九、干部职工档案管理（一）干部职工档案的收集与整理1.组织人事部门负责干部职工档案的收集、整理工作，确保档案材料的齐全、完整。2.干部职工档案应按照档案管理规定进行分类整理，建立档案目录。（二）干部职工档案的保管1.干部职工档案应存放在专门的档案库房，由专人负责保管。2.定期对干