凭证管理规范制度

PAGE凭证管理规范制度一、总则（一）目的为加强公司凭证管理，规范凭证的填制、审核、传递、保管等流程，确保公司财务信息的真实性、完整性和准确性，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及的各类凭证管理，包括但不限于财务凭证、业务凭证、行政凭证等。（三）基本原则1.合法性原则：凭证的填制、审核等必须符合国家法律法规和行业标准的要求。2.真实性原则：凭证所记录的经济业务必须真实发生，不得虚构或隐瞒。3.完整性原则：凭证应具备完整的要素，包括日期、凭证编号、摘要、金额、经办人员等。4.准确性原则：凭证上的各项内容填写应准确无误，数字计算正确。5.及时性原则：凭证应及时填制、审核和传递，不得积压。二、凭证的种类及填制要求（一）财务凭证1.原始凭证定义：原始凭证是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。种类：包括发票、收据、入库单、出库单、报销单、借款单等。填制要求：凭证内容必须真实、完整，不得涂改、挖补。凭证上的各项要素应填写齐全，如日期、凭证名称、填制单位名称、填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等。从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。凡填有大写和小写金额各原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。2.记账凭证定义：记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。种类：按其适用的经济业务，分为专用记账凭证和通用记账凭证；按其包括的会计科目是否单一，分为复式记账凭证和单式记账凭证；按其用途不同，分为分录记账凭证、汇总记账凭证和联合记账凭证。填制要求：记账凭证应根据审核无误的原始凭证填制，摘要应简明扼要地说明经济业务的内容。记账凭证应按照会计制度规定的会计科目，正确编制会计分录，借贷方金额必须相等。记账凭证应连续编号，以便于查找和核对。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。记账凭证上应注明所附原始凭证的张数，以便于核对和查阅。原始凭证张数的计算，一般以原始凭证的自然张数为准。如果记账凭证中附有原始凭证汇总表，则应该把所附的原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计入附件的张数之内。但报销差旅费等零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证。一张原始凭证如涉及几张记账凭证的，可以将该原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明该原始凭证的附件在哪张记账凭证后面。记账凭证填制完毕后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。（二）业务凭证1.采购业务凭证采购订单：采购部门根据采购需求填写采购订单，明确采购的物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货日期、交货地点等信息。采购订单应连续编号，并经相关负责人审核批准。验收单：验收部门对采购的物资或服务进行验收后，填写验收单，记录验收的结果，包括物资的名称、规格、数量、质量状况等。验收单应由验收人员签字，并加盖验收部门公章。采购发票：供应商开具的采购发票应与采购订单和验收单的内容一致，包括发票号码、开票日期、购货单位名称、货物名称、规格、数量、单价、金额、税率、税额等。采购发票应加盖供应商发票专用章。2.销售业务凭证销售订单：销售部门根据客户需求填写销售订单，明确销售的产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货日期、交货地点等信息。销售订单应连续编号，并经相关负责人审核批准。发货单：仓库部门根据销售订单发货后，填写发货单，记录发货的产品或服务的名称、规格、数量、发货日期、发货地点等信息。发货单应由发货人员签字，并加盖仓库部门公章。销售发票：销售部门开具的销售发票应与销售订单和发货单的内容一致，包括发票号码、开票日期、购货单位名称、货物名称、规格、数量、单价、金额、税率、税额等。销售发票应加盖本单位发票专用章。（三）行政凭证1.办公用品领用单：员工领用办公用品时，应填写办公用品领用单，注明领用的办公用品名称、规格、数量、领用日期、领用人姓名等信息。办公用品领用单应由领用人签字，并经部门负责人审核批准。2.出差审批单：员工因公务出差，应填写出差审批单，注明出差的事由、目的地、出发日期、返回日期、预计费用等信息。出差审批单应由部门负责人和公司领导审核批准。3.费用报销单：员工报销费用时，应填写费用报销单，注明报销的费用项目、金额、报销日期、报销人姓名等信息。费用报销单应附有相关的原始凭证，并经部门负责人和财务部门审核批准。三、凭证的审核（一）审核流程1.原始凭证的审核：由业务经办人员将原始凭证提交给部门负责人进行初步审核，审核内容包括凭证的真实性、完整性、合法性等。部门负责人审核通过后，将原始凭证提交给财务部门进行进一步审核。2.记账凭证的审核：财务部门的会计人员对记账凭证进行审核，审核内容包括会计分录的正确性、摘要的准确性、凭证的编号连续性、所附原始凭证的张数及内容的一致性等。审核通过后，记账凭证由会计主管签字确认。3.业务凭证的审核：对于采购业务凭证、销售业务凭证等业务凭证，由相关业务部门的负责人和财务部门的人员共同进行审核。审核内容包括业务的真实性、凭证的完整性、数据的准确性等。审核通过后，业务凭证由相关负责人签字确认。4.行政凭证的审核：行政凭证由行政部门的负责人和财务部门的人员共同进行审核。审核内容包括凭证的真实性、合理性、合规性等。审核通过后，行政凭证由相关负责人签字确认。（二）审核要点1.原始凭证审核要点凭证内容是否真实，是否与实际发生的经济业务相符。凭证要素是否齐全，各项填写是否完整、准确。凭证是否合法，是否符合国家法律法规和行业标准的要求。凭证的签章是否齐全，是否符合规定。凭证的金额计算是否正确，大小写金额是否一致。2.记账凭证审核要点会计分录是否正确，是否符合会计制度的规定。摘要是否简明扼要，能够准确反映经济业务的内容。凭证编号是否连续，有无重号、漏号现象。所附原始凭证的张数是否与记账凭证上注明的张数一致，原始凭证的内容是否与记账凭证相符。记账凭证的签章是否齐全，是否符合规定。3.业务凭证审核要点业务是否真实发生，是否符合公司的业务流程和相关规定。凭证的内容是否完整，各项信息是否准确无误。相关负责人的签字是否齐全，审批流程是否合规。数据的计算是否正确，与相关业务记录是否一致。4.行政凭证审核要点凭证的用途是否合理，是否符合公司的行政管理制度。凭证上的各项信息是否真实、准确，相关人员的签字是否齐全。费用报销是否符合公司的财务规定，审批流程是否合规。四、凭证的传递（一）传递原则1.准确及时原则：凭证应按照规定的流程和时间要求准确、及时地传递到相关部门和人员手中，确保各项业务能够及时处理。2.安全保密原则：凭证在传递过程中应注意安全保密，防止凭证丢失、损坏或泄露公司机密信息。3.责任明确原则：明确凭证传递过程中各环节的责任人和职责，确保凭证传递的顺畅和准确。（二）传递流程1.原始凭证传递流程：业务经办人员在经济业务发生或完成后，及时取得或填制原始凭证，并将原始凭证传递给部门负责人进行初步审核。部门负责人审核通过后，将原始凭证传递给财务部门。财务部门的会计人员对原始凭证进行进一步审核，审核通过后，根据原始凭证填制记账凭证。记账凭证经会计主管签字确认后，登记账簿。2.记账凭证传递流程：会计人员填制完记账凭证后，将记账凭证传递给其他会计人员进行复核。复核通过后，记账凭证传递给记账人员登记账簿。登记账簿后，记账凭证传递给会计主管进行保管。3.业务凭证传递流程：采购业务凭证、销售业务凭证等业务凭证在业务部门内部传递，经相关负责人审核批准后，传递给财务部门。财务部门根据业务凭证进行账务处理。4.行政凭证传递流程：行政凭证在行政部门内部传递，经相关负责人审核批准后，传递给财务部门。财务部门根据行政凭证进行费用核算和报销。（三）传递时间要求1.原始凭证应在经济业务发生或完成后的[X]个工作日内传递到部门负责人手中。2.部门负责人应在收到原始凭证后的[X]个工作日内完成初步审核，并将原始凭证传递给财务部门。3.财务部门的会计人员应在收到原始凭证后的[X]个工作日内完成进一步审核，并填制记账凭证。4.记账凭证应在填制完成后的[X]个工作日内传递给其他会计人员进行复核。5.复核通过后的记账凭证应在[X]个工作日内传递给记账人员登记账簿。6.登记账簿后的记账凭证应在[X]个工作日内传递给会计主管进行保管。7.业务凭证和行政凭证应在业务完成或审批通过后的[X]个工作日内传递给财务部门。五、凭证的保管（一）保管期限1.财务凭证原始凭证：按照国家法律法规的规定进行保管，一般为[X]年。记账凭证：按照国家法律法规的规定进行保管，一般为[X]年。会计账簿：按照国家法律法规的规定进行保管，一般为[X]年。2.业务凭证采购业务凭证：按照公司的业务档案管理规定进行保管，一般为[X]年。销售业务凭证：按照公司的业务档案管理规定进行保管，一般为[X]年。3.行政凭证办公用品领用单：按照公司的行政档案管理规定进行保管，一般为[X]年。出差审批单：按照公司的行政档案管理规定进行保管，一般为[X]年。（二）保管方式1.纸质凭证保管：对于纸质凭证，应分类整理，装订成册，并在封面上注明凭证的种类、年度、月份、起止日期、凭证张数等信息。装订成册的凭证应存放在专门的档案柜中，并按照保管期限进行分类存放。2.电子凭证保管：对于电子凭证，应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质中，如硬盘、光盘、磁带等。电子凭证应按照规定的格式进行存储，并建立索引和目录，以便于查找和使用。同时，应定期对电子凭证进行检查和维护，确保其完整性和可用性。（三）保管要求1.凭证保管场所应安全、干燥、通风良好，并具备防火、防潮防尘、防虫、防盗等设施。2.凭证应按照规定的保管期限进行保管，不得擅自销毁或丢失。如需销毁凭证,应按照规定的程序进行审批，并做好记录。3.凭证保管人员应定期对凭证进行清查和核对，确保凭证的数量和内容与记录一致。如发现凭证丢失、损坏或其他异常情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。4.凭证保管人员应严格遵守保密制度，不得泄露凭证中的机密信息。未经授权，不得擅自查阅、复制或提供凭证给他人。六、监督与检查（一）内部监督1..公司内部审计部门应定期对凭证管理情况进行审计，检查凭证的填制、审核、传递、保管等环节是否符合本规范制度的要求，发现问题及时提出整改意见。2.财务部门应加强对凭证管理的日常监督，对凭证的填制、审核等工作进