公司档案室管理使用制度

PAGE公司档案室管理使用制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，为公司各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理与使用方面的活动。（三）基本原则1.集中统一原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映公司各项活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案信息不被泄露、篡改或丢失，严格遵守国家有关保密法律法规。4.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用的便利性，提高档案服务效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作，确保档案的质量和安全。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。5.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。6.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整和准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受档案室的业务指导。3.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交档案室，并办理相关手续。4.在开展各项工作过程中，严格遵守档案管理规定，妥善保管和使用档案，不得擅自销毁、涂改、转借或丢失档案。5.积极配合档案室做好档案的统计、鉴定、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，不断提高业务水平。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等，确保档案的规范有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效的防护措施，防止档案损坏、变质和丢失。4.严格遵守档案安全保密制度，对档案信息进行严格保密，不得泄露档案内容。5.积极为公司各部门和员工提供档案利用服务，按照规定办理档案查阅、借阅等手续，及时反馈利用情况。6.负责档案信息化系统的操作和维护，确保档案数据的安全和准确，及时更新和完善档案信息。7.参与档案的鉴定、销毁等工作，提出合理的建议和意见。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等，包括但不限于以下几类：文书档案：公司发布的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。科技档案：公司的科研项目、技术改造、工程建设等活动中形成的技术文件、图纸、实验报告、验收文件等。人事档案：员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资福利等档案材料。财务档案：公司的会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。业务档案：公司的市场营销、客户服务、合同管理、项目管理等业务活动中形成的档案材料。其他档案：公司的声像档案、实物档案、电子档案等。2.各部门应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门形成的各类档案，并定期移交档案室。（二）收集要求1.档案应齐全完整，反映公司各项活动的全貌，不得遗漏重要文件和资料。2.档案内容应真实准确，数据可靠，字迹清晰，签署完备。3.档案的载体应符合要求，纸质档案应使用耐久性好的纸张，电子档案应存储在安全可靠的介质上，并定期进行备份。4.各部门应建立档案收集清单，详细记录档案的名称、数量、形成时间、移交时间等信息，确保档案交接的准确性和可追溯性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保分类科学合理，便于查找和统计。3.对档案进行编号、编目，编制检索工具，提高档案检索效率。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，采用“件”整理法，将每份文件作为一个保管单位，进行编号、编目、装订等处理。2.科技档案整理：按照项目、专业、阶段等进行分类，对项目文件进行系统整理，建立项目档案卷册，编制项目档案目录。3.人事档案整理：按照干部档案工作条例的要求，对员工人事档案进行分类整理，建立档案袋，编制档案目录，确保人事档案的规范管理。4.财务档案整理：按照会计档案管理办法的规定，对财务档案进行分类整理，装订成册，编制会计档案目录，妥善保管。5.业务档案整理：根据业务特点和档案管理要求，对业务档案进行分类整理，建立业务档案卷宗，编制业务档案索引，方便业务查询和利用。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况进行档案鉴定工作。2.从维护公司历史真实面貌和长远利益出发，全面分析档案的价值，准确判定档案的保管期限。3.坚持以辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，对档案进行科学鉴定，防止片面性和主观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对公司各类档案进行定期鉴定，提出档案保管期限的调整意见。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司成立以来的重要文件、重大决策、重要合同协议、财务审计报告、人事任免文件等。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。保管期限为30年的档案，主要包括公司在一定时期内具有重要查考利用价值的文件、资料等，如年度工作计划、总结、统计报表、一般性合同协议等。保管期限为10年的档案，主要包括公司在较短时间内需要查考利用的文件、资料等，如临时性通知、一般性业务文件等。（四）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步筛选，提出拟鉴定档案清单。2.档案鉴定小组对拟鉴定档案进行逐卷审查，根据档案的内容、价值、保管期限等进行综合分析，提出鉴定意见。3.对鉴定小组提出的鉴定意见进行审核，确定档案的最终保管期限。4.对确定销毁的档案，编制销毁清册，报公司领导审批后进行销毁。五、档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案室应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求，一般温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用档案盒、档案柜等进行保管，对电子档案应存储在专用的服务器、磁盘阵列或磁带库等存储设备上，并进行备份。3.对重要的档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等，确保档案的安全性。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管中存在的问题，如档案损坏、霉变、虫蛀等。2.对档案的借阅、归还等情况进行详细记录，确保档案的流向清晰可查。3.加强对档案室的安全管理，严格限制无关人员进入档案室，严禁在档案室吸烟、使用明火等。4.定期对档案保管设施设备进行维护和更新，确保其正常运行，满足档案保管的要求。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案室保管的档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。档案室应提供必要的查阅条件，并对查阅过程进行监督。2.借阅：公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：因工作需要确需复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，由档案室工作人员进行复制。复制的档案应加盖档案室印章，并注明用途。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.未经档案室同意，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。3.外单位查阅公司档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经公司领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应有专人陪同，不得擅自摘抄、复制档案材料。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案工作动态。2.档案统计报表应做到内容准确、数据完整、报送及时，定期向上级主管部门和公司领导报送。（二）移交工作1.各部门应按照规定的时间和要求，将本部门形成已满保管期限的档案移交档案室。2.档案室在接收档案时，应认真核对档案的数量、质量、完整性等，办理交接手续，并对移交的档案进行重新整理和编目。3.对已移交档案室的档案，原部门如需继续使用，应办理借阅手续。八、档案的保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规，对档案信息严格保密，不得泄露档案内容。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管等特殊保密措施。3.严禁在非保密场所谈论档案内容，不得在互联网等公共网络上传输涉及公司机密的档案信息。4.对违反保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。（二）安全制度1.加强档案室的安