7种采购方式内控制度

PAGE7种采购方式内控制度一、总则（一）目的为了规范公司采购行为，加强采购内部控制，防范采购风险，提高采购效率和效益，确保公司各项业务活动的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须符合国家法律法规和政策要求。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理。5.诚实守信原则：与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，履行合同约定。二、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。2.招标程序招标申请：需求部门填写招标申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容，并提交相关部门审核。招标文件编制：采购部门根据招标申请表编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过公司官网、专业招标网站等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。投标文件受理：采购部门接收供应商的投标文件，并进行登记和初步审查。开标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标，公布投标人名称、投标报价等信息。评标：组建评标委员会，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。3.监督管理采购部门应严格按照招标文件规定的程序和标准进行评标，确保评标过程公正、公平。公司内部审计部门应对招标采购活动进行监督，检查招标程序的合规性和评标结果的公正性。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序谈判申请：需求部门填写谈判申请表，说明采购项目的紧急情况、技术复杂程度等原因，申请采用竞争性谈判采购方式。确定谈判供应商：采购部门从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。谈判文件编制：采购部门编制谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。谈判：采购部门组织谈判小组与供应商进行谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。3.监督管理谈判小组应严格按照谈判文件规定的程序和标准进行谈判，确保谈判过程公正、公平。公司内部审计部门应对竞争性谈判采购活动进行监督，检查谈判程序的合规性和成交结果的公正性。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序询价申请：需求部门填写询价申请表，说明采购项目的规格、标准、数量等内容，并提交相关部门审核。确定询价供应商：采购部门从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商向其发出询价通知书让其报价。询价通知书编制：采购部门编制询价通知书，明确询价项目的技术规格、商务条款、报价要求等内容。报价受理：采购部门接收供应商的报价文件，并进行登记和初步审查。确定成交供应商：采购部门对供应商的报价进行比较，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。3.监督管理采购部门应严格按照询价通知书规定的程序和标准进行询价，确保询价过程公正、公平。公司内部审计部门应对询价采购活动进行监督，检查询价程序的合规性和成交结果的公正性。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序单一来源采购申请：需求部门填写单一来源采购申请表，详细说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并提交相关部门审核。论证：采购部门组织相关专家对单一来源采购申请进行论证，形成论证意见。审批：采购申请经相关部门审核通过后，报公司领导审批。签订合同：采购部门与单一供应商签订采购合同，明确采购项目的技术规格、商务条款、价格、交货时间等内容。3.监督管理采购部门应严格按照单一来源采购程序进行采购，确保采购过程合规、合理。公司内部审计部门应对单一来源采购活动进行监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。（五）电子商城采购1.适用范围：适用于采购金额较小、通用性较强的货物和服务。2.采购程序采购申请：需求部门在电子商城系统中填写采购申请，选择所需的商品或服务，提交相关部门审核。审核：采购部门对采购申请进行审核，审核通过后生成采购订单。下单：采购部门在电子商城系统中向供应商下单，供应商确认订单后发货。验收：需求部门对采购的货物或服务进行验收，验收合格后办理入库或结算手续。3.监督管理采购部门应定期对电子商城采购情况进行统计分析，评估采购效果。公司内部审计部门应对电子商城采购活动进行监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。（六）框架协议采购1.适用范围：适用于采购数量较大、采购频率较高、技术规格相对稳定的项目。2.采购程序框架协议签订：采购部门与供应商签订框架协议，明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准等内容。订单下达：需求部门根据实际需求在框架协议范围内向采购部门下达订单，采购部门审核订单后向供应商下达订单。交货与验收：供应商按照订单要求交货，需求部门对货物进行验收，验收合格后办理入库或结算手续。3.监督管理采购部门应定期对框架协议执行情况进行检查，确保供应商按照框架协议履行义务。公司内部审计部门应对框架协议采购活动进行监督，检查框架协议签订和执行情况的合规性。（七）紧急采购1.适用范围：适用于因不可抗力等紧急情况需要立即采购物资或服务的项目。2.采购程序紧急采购申请：需求部门填写紧急采购申请表，详细说明紧急情况的原因、采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并提交相关部门审核。审批：采购申请经相关部门审核通过后，报公司领导审批。采购实施：采购部门在审批通过后立即组织采购，可根据实际情况选择合适的采购方式进行采购。验收：需求部门对采购的物资或服务进行验收，验收合格后办理入库或结算手续。3.监督管理采购部门应在紧急采购完成后及时整理采购资料，报公司内部审计部门备案。公司内部审计部门应对紧急采购活动进行监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，定期或不定期提出采购需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购申请审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行初步审核。2.对于金额较大、技术复杂或涉及重大决策的采购项目，采购部门组织相关部门进行会审，形成会审意见。3.采购申请经审核通过后，报公司领导审批。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门选择合适的采购方式进行采购。2.对于招标采购、竞争性谈判采购等需要发布公告或邀请供应商的采购项目，采购部门按照规定的程序进行操作。3.在采购过程中，采购部门与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门应将合同副本分发给相关部门存档。（五）验收1.采购项目到货后，采购部门通知需求部门进行验收。2.需求部门按照合同要求和相关标准对采购项目进行验收，填写验收报告。3.验收合格的采购项目办理入库或结算手续；验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）付款1.采购部门根据合同约定和验收情况，填写付款申请单，提交至财务部门审核。2.财务部门对付款申请单进行审核，审核通过后按照公司财务管理制度办理付款手续。3.付款后，财务部门应及时进行账务处理，并将付款凭证复印件分发给采购部门存档。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况等资料。2.根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，邀请其参与采购活动。3.对于新供应商，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营情况、质量管理水平、售后服务能力等，评估其是否具备合作条件。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价，填写供应商评价表。2.评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，采购部门根据评价结果对供应商进行分类管理。3.对于评价结果为不合格的供应商，采购部门应暂停与其合作，并要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。（三）供应商激励与约束1.采购部门对表现优秀的供应商给予适当的激励，如增加采购份额、优先合作等。2.对于违反合同约定或出现质量问题的供应商，采购部门应按照合同约定进行处罚，如扣除货款、暂停合作等。3.采购部门与供应商建立沟通机制，定期召开供应商座谈会，及时了解供应商的需求和意见，共同解决合作过程中出现的问题。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、合同风险、廉洁风险等。2.针对识别出的风险因素，采购部门制定相应的风险应对措施，明确责任部门和责任人，并定期进行检查和评估。（二）风险评估1.采购部门对识别出的风险因素进行风险评估，评估其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，采购部门确定风险等级，对高风险因素采取重点监控和防范措施。（三）风险应对1.对于市场风险，采购部门应加强市场调研，及时掌握市场动态，合理安排采购计划，降低市场波动对采购成本的影响。2.对于质量风险，采购部门应加强对供应商的质量管理，严格按照合同要求进行验收，确保采购物资的质量符合要求。3.对于合同风险，采购部门应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性，避免合同纠纷的发生。4.对于廉洁风险，采购部门应加强廉洁教育，建立健全廉洁监督机制，防止采购人员在采购过程中出现贪污受贿等违法违纪行为。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性、采购合同的执行情况等。2.内部审计部门在审计过程中发现问题的，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到