行政会议记录存档保管办法

行政会议记录存档保管办法一、总则（一）目的依据。为规范行政会议记录存档保管工作，确保会议资料完整安全，发挥档案资料作用，依据《中华人民共和国档案法》及单位内部档案管理规定制定本办法。（二）适用范围。本办法适用于单位各级行政会议记录的形成、收集、整理、归档、保管、利用及销毁等全过程管理。（三）基本原则。坚持统一领导、分级负责、安全保密、规范有序的原则，确保会议记录管理工作的科学化、制度化、标准化。二、组织机构与职责（一）归口部门。档案室为行政会议记录归口管理部门，负责制定相关管理制度，指导各部门落实记录工作。（二）部门职责。各行政单位负责人是本部门会议记录的第一责任人，具体负责会议记录的指导、审核和初步整理工作。（三）人员要求。从事会议记录工作的人员应具备较强的文字表达能力、保密意识和档案管理知识，定期接受档案管理培训。三、会议记录的形成与整理（一）记录要求。会议记录应真实、准确、完整反映会议主要内容和决议，使用规范汉字，字迹清晰，无错别字和涂改现象。（二）内容要素。会议记录应包含会议名称、时间地点、参会人员、主持人、缺席人员、会议议程、发言要点、决议事项等要素。（三）格式规范。会议记录采用统一格式，左侧设置记录栏，右侧设置备注栏，按会议议程顺序逐项记录，重要决议单独标注。（四）电子记录。有条件的会议应同步进行电子记录，确保记录内容与纸质记录一致，并存档备查。四、会议记录的归档要求（一）归档范围。所有行政会议记录均应纳入归档范围，包括但不限于全体会议、专题会议、临时会议等。（二）归档时间。会议结束后10个工作日内完成归档工作，特殊情况需经档案室批准延期。（三）归档条件。会议记录经单位负责人审核签字，纸质版与电子版核对无误，附件齐全方可归档。（四）装订要求。会议记录按会议时间顺序装订，使用统一档案盒，盒内放置目录清单，标注会议名称、时间、页数等基本信息。五、会议记录的保管与利用（一）保管要求。会议记录纸质版由档案室集中保管，电子版由档案室统一备份，确保双轨运行。（二）保管期限。根据会议性质和参考价值确定保管期限，一般会议记录保管期限为5年，重要会议记录保管期限为10年。（三）利用程序。查阅会议记录需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后由档案室提供查阅，特殊会议记录需单位领导批准。（四）借阅规定。会议记录原则上不外借，确需外借的应办理借阅手续，限期归还并核对无误。六、会议记录的保密管理（一）密级划分。根据会议内容和涉及范围确定密级，一般会议记录为内部级，涉及重大决策的会议记录为秘密级。（二）保密措施。会议记录实行分级管理，涉密记录指定专人保管，设置防盗防泄措施，定期检查。（三）传递要求。会议记录纸质版通过机要或专人传递，电子版通过加密渠道传输，严禁通过公共网络传输涉密记录。（四）销毁管理。保管期满的会议记录按程序销毁，销毁前需填写《档案销毁清册》，经单位领导批准后由两人以上监督销毁，并记录销毁情况。七、监督与责任追究（一）监督机制。档案室定期对各单位会议记录管理工作进行检查，发现问题及时通报并督促整改。（二）责任追究。对未按规定履行记录职责、造成档案损失的，视情节轻重给予通报批评、行政处分，构成犯罪的依法处理。（三）考核评价。将会议记录管理工作纳入单位年度考核，作为评优评先的重要依据。八、附则（一）解释权。本办法由档案室负责解释。（二）实施时间。本办法自发布之日起施行，原相关规定同时废止。（三）修订程序。本办法根据实际情况需要修订的，由档案室提出修订意见，经单位批准后实施。（四）配套措施。各单位应结合实际情况制定实施细则，确保本办法有效落实。（五）培训要求。各单位应定期组织相关人员学习本办法，提高档案管理意识和业务能力。（六）记录标准。制定《行政会议记录格式标准》，统一记录模板，确保记录规范。（七）系统建设。逐步建立电子会议记录管理系统，实现记录的在线生成、审核、归档和利用。（八）应急处理。制定会议记录管理应急预案，应对自然灾害、技术故障等突发事件。（九）协作机制。建立跨部门会议记录协作机制，明确联席会议制度，定期研究解决管理中的问题。（十）宣传引导。通过多种形式宣传会议记录管理的重要性，营造全员参与的良好氛围。（十一）持续改进。定期评估会议记录管理工作成效，根据评估结果持续优化管理流程。（十二）资源保障。为会议记录管理工作提供必要的经费、设备和人员支持。（十三）保密责任。所有参与会议记录管理的人员均需签订保密协议，严格执行保密规定。（十四）记录质量。建立会议记录质量评价体系，对记录内容、格式、完整性等进行综合评价。（十五）交接管理。明确会议记录的交接程序，确保交接过程规范有序，责任清晰。（十六）技术规范。制定会议记录数字化技术规范，确保电子记录的真实性、完整性和安全性。（十七）国际接轨。参照国内外先进经验，不断完善会议记录管理标准，提升管理水平。（十八）创新发展。探索会议记录管理的新模式、新技术，推动管理创新。（十九）考核指标。建立会议记录管理工作考核指标体系，量化管理成效。（二十）责任主体。明确各级各类会议记录的责任主体，确保责任到人。（二十一）监督渠道。设立会议记录管理监督举报电话，接受群众监督。（二十二）定期检查。将会议记录管理纳入单位内部审计范围，定期开展专项检查。（二十三）奖惩机制。对会议记录管理工作表现突出的单位和个人给予表彰奖励，对工作不力的进行问责。（二十四）培训内容。培训内容应包括档案法规、记录规范、保密知识、系统操作等。（二十五）记录模板。制定不同类型会议的记录模板，提高记录效率和质量。（二十六）系统功能。电子会议记录管理系统应具备记录生成、审核、归档、检索、统计分析等功能。（二十七）数据安全。建立会议记录数据安全管理制度，确保数据不被篡改、泄露。（二十八）应急演练。定期组织会议记录管理应急演练，提高应急处置能力。（二十九）协作平台。建立跨部门会议记录协作平台，实现信息共享和业务协同。（三十）宣传材料。编制会议记录管理宣传手册，普及档案管理知识。（三十一）持续改进。定期召开会议记录管理工作研讨会，研究解决新问题。（三十二）资源投入。加大对会议记录管理工作的资源投入，保障工作顺利开展。（三十三）责任落实。将会议记录管理工作纳入各单位年度工作计划，明确责任分工。（三十四）监督机制。建立会议记录管理监督小组，定期开展监督检查。（三十五）奖惩措施。制定会议记录管理工作奖惩办法，激励先进，鞭策后进。（三十六）培训体系。建立会议记录管理培训体系，分层分类开展培训。（三十七）记录标准。制定会议记录质量标准，明确评价要求。（三十八）系统建设。加快推进会议记录管理系统建设，实现信息化管理。（三十九）数据安全。加强会议记录数据安全防护，建立数据备份机制。（四十）应急准备。制定会议记录管理应急预案，配备应急物资。（四十一）协作机制。建立跨部门会议记录协作机制，明确协作流程。（四十二）宣传引导。通过多种渠道宣传会议记录管理的重要性，提高全员意识。（四十三）持续优化。定期评估会议记录管理工作，持续优化管理流程。（四十四）资源保障。为会议记录管理工作提供必要的经费、设备和人员支持。（四十五）保密责任。所有参与会议记录管理的人员均需签订保密协议，严格执行保密规定。（四十六）记录质量。建立会议记录质量评价体系，对记录内容、格式、完整性等进行