工程项目档案归档制度

工程项目档案归档制度制度层级具体内容一、归档管理基本要求本制度适用于本单位所有新建、改建、扩建、维修技改、外包合作、合资共建等各类工程项目，覆盖从项目立项审批、勘察设计、招投标、施工监理、竣工验收、结算审计、运维管理到报废拆除全生命周期内，所有具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据、实物等各类载体档案的归档管理，也包含对外合作项目中我方负责形成以及按合同约定应当由我方接收归档的各类档案。本制度执行四项核心原则：一是「谁形成谁归档」原则，所有参与工程项目的内部责任部门、外部参建单位，都是对应环节产生档案的归档责任主体，不得推诿拖延归档义务；二是「三同步」原则，要求档案归档工作与项目进度完全同步，即项目立项同步启动档案收集工作，项目中期检查同步核查档案归集完整性，项目竣工验收同步完成档案预验收，项目交付同步完成档案正式移交，从制度层面杜绝「先完工后补档案」「完工不交档案」「事后凑档案」的违规情况；三是「全范围覆盖」原则，要求归档范围不能只覆盖施工和验收阶段，必须延伸覆盖前期决策、后期运维全流程，不得遗漏对项目管理有参考价值的任何原始记录；四是「真实完整优先」原则，所有归档档案必须是工程项目实施过程中的原始真实记录，不得伪造、篡改、抽换、修补，保证档案能够完整、准确反映工程项目的实际建设情况，为后续质量追溯、运维改造、合规审计提供可靠依据。二、工程项目档案归档范围与分类标准（一）按建设阶段划分归档范围1.项目决策立项阶段：需归档内容包含项目建议书及报批文件、可行性研究报告及专家论证意见、可行性研究报告审批文件、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、环境影响评价报告及批复文件、节能评估报告及批复文件、地震安全性评价报告、地质灾害危险性评估报告、国有土地使用权证或临时用地批准文件、立项审批文件/核准文件/备案文件、投资估算批复文件、项目决策阶段的会议纪要、往来函件等所有反映项目决策过程的文件。2.勘察设计阶段：需归档内容包含工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、勘察成果审查报告及审查意见、设计招标文件、投标文件、中标通知书、设计委托合同、方案设计文件、初步设计文件、初步设计概算及审批文件、施工图设计文件、施工图审查合格证书、各阶段设计变更文件、设计交底记录、消防设计审查意见、人防设计审批文件、绿色建筑评价相关文件等。3.招投标与合同管理阶段：需归档内容包含施工招标文件、监理招标文件、设备材料采购招标文件、专业分包招标文件、所有投标文件（中标单位归档完整原件，未中标单位归档投标报价页、评审结论，原件可另行保管）、招标文件澄清文件、答疑纪要、评标报告、中标通知书、所有类别合同文件：施工合同、监理合同、材料设备采购合同、专业分包合同、劳务分包合同、保险合同、履约担保文件、预付款担保文件、合同变更协议、索赔文件、合同争议调解仲裁判决书、往来函件等。4.施工准备阶段：需归档内容包含建筑工程施工许可证、工程质量监督手续、安全监督手续、施工组织设计及审批文件、危险性较大分部分项工程专项施工方案及专家论证意见、分级技术交底记录、施工图纸会审记录、三通一平相关记录、建筑放线记录、坐标高程移交记录、监理规划、监理实施细则、开工令、进场人员资质报审文件等。5.施工过程阶段：需归档内容包含地基处理记录、桩基础施工记录、地基承载力检测报告、各类进场材料的出厂合格证、性能检测报告、进场检验记录、构配件进场验收记录、设备开箱检验记录、设备安装调试记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程质量验收记录、单位工程质量验收记录、功能性检测记录（包含水压试验、气密性试验、防雷检测、消防检测、保温性能检测等）、沉降观测记录、垂直度观测记录、完整的施工日志、监理日志、监理旁站记录、监理工程师通知单、整改回复单、工程联系单、现场签证单、设计变更通知单、现场变更洽商记录、各类会议纪要（包含工地例会、专题协调会、质量安全专题会等）、安全文明施工检查记录、质量事故处理记录、安全事故处理记录、完整的声像资料：包含开工前原址原貌、地基基础施工过程、关键部位施工、隐蔽工程覆盖前、质量安全事故处理过程、各阶段验收环节的原始照片、视频，声像资料要求标注拍摄时间、地点、内容、拍摄人。6.设备采购与安装阶段：需额外归档内容包含设备技术说明书、设备装箱单、设备出厂合格证、设备原厂检测报告、安装说明书、试运行记录、设备验收记录、备品备件技术资料、设备操作维护手册、特种设备检测合格证明等。7.竣工验收与结算审计阶段：需归档内容包含施工单位竣工报告、监理单位工程质量评估报告、勘察设计单位工程质量检查报告、竣工验收方案、竣工验收通知书、竣工验收会议纪要、竣工验收意见书、竣工验收备案表、完整的竣工图（含纸质版和电子版）、工程结算书、第三方结算审核报告、竣工决算报告、财务审计报告、消防竣工验收意见书、人防竣工验收备案文件、环保验收文件、规划条件核实证明等。8.运维与后期处置阶段：需归档内容包含项目交付使用手续、初期运行监测记录、日常维修记录、大中修改造记录、质量回访记录、项目报废审批文件、拆除施工记录等。（二）按档案载体类型划分归档要求1.纸质档案：所有正式审批文件、合同、竣工图、验收文件必须归档原件，复印件仅可作为备用副本，不得作为正式归档文件；所有需要签字盖章的文件，必须保证签字齐全、盖章清晰，不得缺签少章。2.电子档案：包含所有纸质档案的扫描件（扫描分辨率不低于300dpi，保存为PDF格式，涉密档案按涉密管理要求存储）、原生电子文件（包含CAD图纸、BIM模型、项目管理电子文档、声像文件等），声像文件要求照片分辨率不低于300万像素，视频分辨率不低于1080P，不得使用压缩过度导致无法识别的文件。3.实物档案：包含项目奠基铭牌、项目获奖奖牌、重要大型设备原厂铭牌、标志性工程构件样本、开工庆典纪念物等具有保存价值的实物，全部需要归档管理。（三）档案分类编号规则本单位工程项目档案统一采用「项目类别-立项年度-项目流水号-阶段分类号」四级编号规则，其中项目类别分为房屋建筑工程、市政公用工程、技术改造工程、维修工程、其他工程五大类，分别用代码J、S、G、W、Q代表；立项年度为项目完成立项审批的年度，用四位阿拉伯数字标注；项目流水号为当年立项项目的顺序编号，用三位阿拉伯数字标注；阶段分类号对应上述八大建设阶段，分别用01至08标注。例如2024年立项的第三个房屋建筑工程项目，决策阶段档案编号统一为J-2024-003-01，所有档案盒标签、卷内目录、电子文件命名全部按照该规则执行，保证全单位档案编号统一，检索便捷。三、归档责任分工（一）内部部门责任划分1.建设管理部门（项目发起部门）：作为工程项目档案归档的总责任部门，负责统筹整个项目档案的收集、整理、预验收组织工作，负责汇总各参建单位、各内部部门提交的档案，检查完整性和质量后，统一向档案管理部门移交；要求在项目立项完成后3个工作日内，告知档案管理部门建立项目档案台账，每季度向档案管理部门通报项目进度和档案归集情况，建设管理部门必须指定专人担任项目档案专管员，全程负责档案收集工作，不得由其他人员兼职代管，避免人员变动导致档案丢失。2.勘察设计管理部门：负责收集整理本部门形成以及对接勘察设计单位形成的所有勘察设计类档案，保证档案完整准确，在施工图设计交底完成后10个工作日内，整理完成移交建设管理部门汇总。3.招投标采购部门：负责收集整理招投标阶段所有招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等文件，在中标通知书发出后15个工作日内，整理完成移交建设管理部门。4.造价合同部门：负责收集整理各类合同、变更协议、索赔文件、工程结算书等文件，在合同签订后、结算完成后10个工作日内，移交建设管理部门；所有对外签订的工程合同，必须明确约定档案归档的要求、时限和违约责任，预留不低于5%的工程款作为档案归档保证金，档案验收合格后再予以支付，从合同层面约束参建单位的归档义务。5.财务部门：负责收集整理项目资金拨付凭证、竣工决算报告、财务票据等文件，在竣工决算完成后10个工作日内，移交建设管理部门汇总。6.档案管理部门：负责制定归档标准，全程指导建设管理部门开展档案整理工作，负责开展档案预验收、最终审核，负责接收正式移交的归档档案，完成入库、保管、提供利用工作，定期对在建项目档案归集情况进行抽查，对已归档档案的保管情况进行检查。（二）外部参建单位责任划分1.施工总承包单位：负责收集整理施工过程中所有施工类文件，按照要求编制完整准确的竣工图，实行分包的项目，总包单位负责汇总各分包单位形成的所有档案，统一整理后提交监理审核，审核通过后移交建设管理部门，不得让分包单位直接移交，避免档案混乱缺失。2.监理单位：负责收集整理所有监理文件，对施工单位提交的档案进行审核，保证档案内容与工程实际一致，真实反映施工过程，在工程项目竣工验收完成后10个工作日内，将所有监理档案整理完成移交建设管理部门。3.勘察、设计、设备供应商等其他参建单位，负责整理本单位形成的、符合合同要求的工程档案，按照合同约定的时限移交建设管理部门。四、归档流程与时限要求（一）日常同步归集流程项目档案专管员从项目立项开始，建立纸质档案临时整理盒和电子档案专用云文件夹，每完成一个环节的工作，同步收集该环节形成的所有档案，分类存入临时存储区域；每季度末，档案专管员对当季度形成的档案进行一次梳理核对，查漏补缺，将缺漏文件登记后督促责任人员补全；档案管理部门每季度对所有在建项目的档案归集情况进行一次抽查，对照归档范围清单检查缺漏情况，出具抽查整改意见，责任部门必须在15个工作日内完成补全整改。（二）预验收流程工程项目正式组织竣工验收前15个工作日，建设管理部门应当通知档案管理部门开展档案预验收，档案管理部门安排专业人员对照归档范围清单，逐项检查档案的完整性、整理质量、真实性，出具档案预验收意见；预验收合格的，出具《工程项目档案预验收合格证明》，作为开展正式竣工验收的必备条件，没有预验收合格证明不得组织正式竣工验收；预验收不合格的，列出缺漏清单和整改要求，责任单位必须在10个工作日内完成整改，重新申请预验收。（三）正式移交流程工程项目竣工验收完成后30个工作日内，建设管理部门完成所有档案的分类整理、编号、装订，编制完整的归档目录，纸质档案和对应电子档案一并提交档案管理部门；档案管理部门在10个工作日内完成最终审核，审核合格的，由双方移交人、接收入签字，办理正式移交手续，完成归档；审核不合格的，退回建设管理部门整改，整改合格后重新移交。（四）特殊情况处理要求针对跨年度实施的项目，每年年末应当对当年形成的档案进行一次阶段性归集，整理后移交档案管理部门临时保管，项目全部完工后再统一整理编号，完成正式归档；针对已经完工但因特殊原因暂时无法完成竣工验收的项目，完工后6个月内必须先将已经形成的所有档案移交档案管理部门保管，待竣工验收完成后再补充完善相关验收档案，不得长期将档案存放在建设管理部门或者个人手中，避免人员变动导致档案丢失。五、归档整理质量要求（一）纸质档案整理质量要求1.用纸与排版：归档文件统一采用A4幅面纸张，小于A4的文件应当平整粘贴在A4衬纸上，大于A4的图纸应当按照A4规格折叠，折叠后必须保证图纸标题栏露在外面，方便翻阅查阅；所有文件不得使用圆珠笔、铅笔、彩色墨水等易褪色笔书写，签字必须使用蓝黑墨水或者黑色签字笔，保证字迹长期清晰。2.装订要求：归档文件按照阶段分类装订，一个阶段文件数量较多的分为多卷装订，采用线装或者胶装，不得使用订书钉、大头针、回形针等金属装订物，防止金属氧化生锈损坏档案纸张；每一卷档案的卷首放置卷内目录，标注每一份文件的编号、名称、页码，卷尾放置备考表，标注卷内文件总数量、整理人、整理日期，如有文件缺损或者补充情况，必须在备考表中注明情况。3.档案盒要求：统一使用本单位规定标准的档案盒，档案盒封面标注项目全称、项目编号、阶段名称、卷号，档案盒脊标注分类编号，方便档案柜上架检索。（二）电子档案整理质量要求1.格式统一要求：纸质档案扫描件统一保存为PDF格式，图纸保存为DWG格式和PDF格式双份，BIM模型保存为通用的RVT格式，照片保存为JPG格式，视频保存为MP4格式，不得使用需要专用加密软件才能打开的封闭格式，保证档案在更换系统后依然可以正常读取。2.命名统一要求：所有电子文件命名规则为「分类编号-文件内容」，例如「J-2024-003-01-001项目立项批复文件」，保证检索时可以快速定位。3.存储要求：电子档案实行双备份制，一份在线存储在单位档案管理专用服务器，一份离线存储在只读蓝光光盘或者加密移动硬盘，存放在单位异地备份库房，防止火灾、服务器损坏等突发情况导致数据丢失；涉密电子档案严格按照国家涉密信息管理规定存储管理，不得接入任何互联网设备，不得私自拷贝。（三）竣工图特殊质量要求竣工图必须真实反映工程完工后的实际情况，凡是有设计变更、现场变更洽商的，只要变更内容超过原图30%，必须重新绘制竣工图，不得直接在原图上杠改应付；变更内容较少的，可以在原图上修改，但必须标注修改依据，加盖修改章；所有竣工图必须加盖施工单位竣工图专用章，有编制人、审核人、施工单位技术负责人签字，加盖监理单位审核章，总监理工程师签字，没有完整签字盖章的竣工图不得归档。六、归档后保管、利用与鉴定销毁（一）保管要求档案管理部门对归档后的工程项目档案，按照分类编号存入专用档案库房，档案库房必须满足防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防高温要求，库房温度常年控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%；每年年末对所有工程项目档案进行一次全面清点检查，对纸质档案检查有没有霉变、虫蛀、破损情况，对电子档案检查数据有没有损坏、读取异常情况，做好检查记录，发现问题及时采取修复、抢救措施；对永久保存的工程项目档案，每5年进行一次电子档案备份迁移，更换老化的存储介质，防止存储介质老化导致数据丢失。（二）利用要求单位内部部门因工作需要查阅、复印档案的，填写《档案利用审批单》，经部门负责人签字同意后，即可在档案管理部门查阅利用；外单位因工作需要查阅档案的，必须持有单位介绍信，经分管档案工作的单位领导和建设管理部门负责人签字同意后，方可查阅；涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密管理规定审批，不得擅自提供利用；利用档案过程中，不得涂改、勾画、裁剪、抽换、损坏档案，不得擅自将档案带出档案库房，确因工作需要带出的，必须经档案管理部门负责人批准，限期归还，到期及时收回；电子档案利用严格控制拷贝，涉密电子档案不得擅自拷贝带出单位。（三）鉴定与销毁要求档案管理部门每10年组织一次工程项目档案鉴定工作，由档案管理部门、建设管理部门、技术部门、财务部门、法务部门组成鉴