某铸造厂原材料采购准则

某铸造厂原材料采购准则一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》及企业年度生产经营规划，针对原材料采购环节存在的供应商选择不规范、价格波动大、质量不稳定等问题，旨在规范采购行为，保障生产连续性，控制采购成本，防范采购风险，提升企业整体运营效率。

1、明确采购流程与标准，确保采购活动合法合规。

2、建立供应商评估与管理机制，优化供应链质量与成本。

3、强化采购成本控制，降低原材料价格波动对企业利润的影响。

(二)适用范围：适用于公司采购部、生产部、质量部、财务部及全体采购人员、生产车间领料人员，供应商需同时遵守本准则相关约定。临时性采购或应急采购金额低于人民币伍万元可直接由生产部提出申请，经采购部备案。

1、覆盖原材料（铸件原料、辅助材料、包装物等）的采购、验收、入库全流程。

2、涉及部门包括采购部（主责）、生产部（配合）、质量部（监督）、财务部（付款支持）、仓储部（收货）。

3、例外适用场景为年度预算外重大采购项目，需由总经理专项审批。

(三)核心原则：坚持合规性、质量优先、成本效益、公平公正、持续改进原则，确保采购活动透明高效。

1、所有采购行为必须符合国家法律法规及行业技术标准。

2、优先选择质量稳定、价格合理、交付及时的供应商。

3、采购过程公开透明，禁止利益输送与暗箱操作。

(四)层级与关联：本准则为公司专项管理制度，与《公司采购管理办法》《供应商管理办法》《财务报销制度》等关联，制度冲突时以本准则为准，特殊情况报总经理决定。

1、采购部负责准则的解释与修订，生产部负责需求提报与质量反馈。

2、财务部依据本准则审核付款，仓储部负责实物验收。

(五)相关概念说明

1、原材料指直接用于生产铸件的金属（如生铁、废钢）、非金属（如耐火材料）及辅助材料（如润滑剂、脱模剂）。

2、供应商指提供原材料的企业或个体工商户，需具备生产许可证及产品合格证明。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设立采购部作为采购决策与执行主体，下设采购专员；生产部负责需求提报与质量检验；质量部负责供应商资质审核与来料检验；仓储部负责收货与存储；财务部负责付款审核。总经理为采购活动的最终决策者。

1、采购部统筹采购计划制定、供应商管理、合同签订与执行。

2、生产部每月初提交季度原材料需求清单，需经质量部审核技术参数。

3、质量部每月对主要供应商进行一次现场巡查，并出具评估报告。

(二)决策与职责：总经理负责年度采购预算审批、重大供应商选择决策及采购争议最终裁决。采购部负责月度采购计划审批。

1、总经理决策权限包括年度预算超伍拾万元采购项目、核心供应商合作续签。

2、采购部需在生产部提交需求后五日内完成计划草案，经质量部确认技术可行性。

(三)执行与职责：采购专员负责询价、比价、合同签订，生产车间主任负责领料计划下达，仓管员负责收货核对，质量检验员负责来料抽检。

1、采购专员每季度对至少三家主要供应商进行价格比对，形成《采购价格分析表》。

2、生产部领料需填写《领料单》，注明材料规格、数量及用途，经车间主任签字。

3、仓储部收货时核对送货单与实物，数量误差超过正负伍%需拒收并报采购部。

(四)监督与职责：质量部每月抽查采购部合同执行情况，对不合格采购行为提出整改意见，并纳入采购专员绩效考核。

1、质量部发现来料不合格时，需立即通知采购部暂停该供应商供货，并追溯三个月采购记录。

2、采购部需将供应商整改情况每月向总经理汇报。

(五)协调联动：建立每周采购协调会，由采购部召集，生产部、质量部、仓储部参会，解决物料短缺或质量异常问题。

1、生产部需提前一周提交需求计划，采购部提前三日完成采购确认。

2、跨部门争议由采购部协调，无法解决时报总经理裁决。

三、采购流程与标准

(一)需求提报与计划制定：生产部每月初根据生产排程提交《原材料需求计划表》，经质量部审核技术规格后，由采购部汇总编制《月度采购计划》，报总经理审批。

1、需求表需包含材料名称、规格型号、需求数量、预计到货日期，质量部审核重点为规格是否与工艺要求一致。

2、采购部需在计划获批后两日内完成供应商询价，比价结果需经采购部负责人签字确认。

(二)供应商选择与评估：优先选择已列入合格供应商名录的企业，新供应商需提交营业执照、生产许可证、产品检测报告，经质量部实地考察及样品测试合格后方可合作。

1、合格供应商名录每年更新一次，采购部负责维护，质量部负责评估。

2、每次采购金额超过人民币壹万元的，必须进行二次比价。

(三)合同签订与执行：采购部与供应商签订书面合同，明确材料规格、数量、单价、交货时间、质量标准及违约责任。合同需经财务部审核盖章。

1、合同签订后，采购部需将副本分送生产部、仓储部备案。

2、供应商延迟交货超过三日，采购部有权索赔违约金，金额为延迟货物价值的伍%。

(四)到货验收与入库：供应商送货时需提供送货单、合格证及检测报告，仓储部核对无误后，通知质量部抽检，合格后办理入库手续。

1、仓储部收货时需检查包装是否完好，数量核对误差超过正负伍%需拍照留证并拒收。

2、质量部抽检比例不低于到货数量的伍%，发现不合格立即隔离并通知采购部联系供应商退货。

(五)付款与结算：采购部凭合同、送货单、发票及验收单办理付款，财务部审核无误后通过银行转账支付。货到付款周期不超过十五日。

1、供应商需提供合规发票，财务部核对发票信息与合同是否一致。

2、采购部每月编制《采购付款汇总表》，经总经理审批后提交财务部执行。

四、采购质量控制

(一)管理目标与核心指标：确保原材料合格率稳定在九伍%以上，主要材料价格波动控制在正负百分之伍以内，采购周期平均缩短至十日以内。

1、核心指标包括来料抽检合格率、到货准时率、价格偏差率，由采购部每月统计上报。

2、设定供应商年度绩效评分体系，评分低于陆分的供应商取消合作资格。

(二)专业标准与规范：明确生铁硫磷含量、废钢含水率等技术指标，高风险点包括供应商资质审核、来料化学成分检测，防控措施为强制送检及现场核查。

1、采购部每季度更新《原材料技术标准清单》，生产部参与修订。

2、对含重金属的原材料实施百分之百检测，不合格样品由供应商承担检测费用。

(三)管理方法与工具：采用简易ABC分类管理法，对主要原材料（如生铁）实施重点监控，使用Excel表格记录供应商表现，每月分析。

1、A类供应商（年采购额超壹佰万元）每月走访一次，B类每季度一次。

2、建立《不合格供应商处理台账》，记录问题、整改措施及复查结果。

五、采购合同管理

(一)主流程设计：采购部根据需求计划选择供应商→签订合同→执行交货→验收付款，各环节责任主体及操作标准明确，交货验收需生产部、质量部共同参与。

1、合同签订后三日内需完成电子版归档，纸质版由财务部保管。

2、紧急采购需启动加急流程，由总经理特批，采购部当日完成合同。

(二)子流程说明：涉及样品测试的，需增加“送检-反馈-确认”子流程，生产部提供技术要求，质量部出具报告后才能签订合同。

1、样品测试周期不超过五日，不合格样品由供应商免费重做。

2、合同变更需经三方签字确认，变更内容需单独成页附于合同后。

(三)流程关键控制点：合同金额超贰拾万元的需总经理审批，验收环节需生产部质检员签字，付款前需核对发票与合同一致性。

1、采购专员在签订合同前需核对供应商营业执照有效期，过期合同不得签订。

2、发现合同条款不明确时，需当日与供应商沟通，次日完成修订。

(四)流程优化机制：每年十月组织一次合同复盘，重点分析争议条款，简化争议处理程序，优化后一个月内实施。

1、将“争议条款清单”纳入合同范本，减少临时补充协议。

2、对连续两年无争议的供应商，可简化合同审核环节。

六、供应商关系管理

(一)权限设计：采购部拥有常规采购询价权限（金额低于壹万元），金额超伍万元的需质量部参与技术评估，生产部对材料规格有最终决定权。

1、采购专员对非核心材料（如包装袋）拥有自主采购权，无需审批。

2、供应商资质变更（如地址、法人）需采购部立即核实，不实的取消合作。

(二)审批权限标准：日常采购按金额分级，壹万元以下采购部审批，贰万元以上需生产部签字，伍万元以上需总经理批准，审批时限不超过两日。

1、紧急采购（如断料）可先执行后补批，但需提供书面说明。

2、审批记录保存在ERP系统，财务部每月抽查一次。

(三)授权与代理：采购部授权仓储部收货人员核对数量，但价格争议需采购部处理，授权期限不超过三个月，需报采购部备案。

1、临时代理需总经理签字，最长不超过一周。

2、交接时需现场清点物料，双方签字确认。

(四)异常审批流程：金额超权限的紧急采购需加急通道，由采购部提交申请，总经理当日批复，但需说明理由。

1、补批需提交《补批说明》，写明原审批人及原因。

2、异常审批不得连续超过两次，超过需重新履行审批程序。

七、采购风险防控

(一)执行要求与标准：采购订单需包含材料编码、规格、数量、单价、供应商，仓储部收货时需核对送货单与订单，不符的拒收并报采购部。

1、采购专员每月检查合同执行情况，对延迟交货的需分析原因。

2、财务部核对发票时需检查税率、税号是否与合同一致。

(二)监督机制设计：质量部每月抽查采购部询价记录，仓储部每周检查收货台账，采购部每季度进行全流程复核，重点关注价格与质量环节。

1、对含重金属的原材料实施百分之百检测，记录存档三年。

2、发现异常时需立即启动“供应商整改通知单”流程，要求十日内回复。

(三)检查与审计：每年至少两次内部审计，重点检查合同签订、付款流程，检查方法包括抽查合同、核对发票，问题需形成《审计报告》，明确整改期限。

1、审计结果与采购专员绩效挂钩，连续两次不合格调离岗位。

2、整改不力的供应商取消合作，并通报全公司。

(四)执行情况报告：每月五日前提交《采购执行报告》，含采购金额、合格率、价格波动率、主要问题及改进措施，报告简化为三页以内，由采购部呈报总经理。

1、报告需附《供应商评分表》，评分低于柒分的需专项说明。

2、报告内容作为次年预算调整依据，需经财务部确认数据准确性。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：采购部考核指标包括合格供应商占比（陆分权重）、采购周期缩短率（贰分权重）、价格控制达标率（贰分权重），生产部考核指标为来料合格率提升（肆分权重），考核对象为部门及岗位，评分达玖分以上为优秀。

1、合格供应商占比以年度抽检合格数除以总采购批次计分。

2、采购周期缩短率以实际周期与目标周期差值计算。

(二)评估周期与方法：考核周期为季度，采用评分法，由采购部组织，生产部、质量部参与评分，重点评估当季目标完成情况。

1、评估时需填写《季度考核评分表》，量化数据取自ERP系统。

2、不合格项需制定改进计划，下季度复查。

(三)问题整改机制：一般问题（如单次收货差错）整改时限伍日，重大问题（如供应商资质失效）整改时限十五日，整改完成后由质量部复核，不合格继续整改。

1、整改措施需写入《问题整改通知单》，明确责任人与完成时间。

2、连续两次整改不合格的，部门负责人需约谈责任人。

(四)持续改进流程：每年十二月组织制度修订，收集意见后一个月内评估，经总经理批准后发布，修订内容需在次月开展简易培训，培训后进行书面考核。

1、意见来源包括员工反馈、供应商访谈及审计报告。

2、修订条款需在公告栏公示七天。

九、奖惩管理办法

(一)奖励标准与程序：奖励情形包括供应商年度考核前十名、连续三个月采购周期最短，奖励类型为奖金或实物，标准为金额不超过绩效工资壹%。违规行为分为一般（如收货记录错误）、较重（如未及时处理不合格品）、严重（如泄露价格信息），较重违规需通报批评。

1、奖金发放需经采购部提名，总经理审批。

2、较重违规需取消当年度评优资格。

(二)处罚标准与程序：一般违规（如超额伍%内收货差错）罚款伍元，较重违规（如超额超过伍%且未及时上报）罚款贰拾元，严重违规（如泄露供应商信息）解除劳动合同，处罚前需书面告知当事人，不服可申诉。

1、罚款从绩效工资扣除，每月最高不超过伍拾元。

2、严重违规需报人力资源部备案。

(三)申诉与复议：员工对处罚不服可在收到通知后三日内向总经理申诉，总经理五个工作日内复核，复核结果书面通知当事人。

1、申诉需提交书面材料，说明理由及证据。

2、复核维持原处罚的，不再受理二次申诉。

十、附则

(一)制度解释权：本制度由采购部负责解释。

1、解释权限不得外移。

2、新员工入职需接受制度培训。

(二)相关索引：与《公司采购管理办法》《供应商管理办法》《财务报销制度》关联，条款对应关系见附件清单。

1、附件清单由采购部编制，每年五月更新。